浅淡酒店赊销策略下应收账款内部控制问题

2016-08-10杨文涛

财会研究 2016年6期

关键词：账款信用部门

■/杨文涛

浅淡酒店赊销策略下应收账款内部控制问题

■/杨文涛

赊销作为一种信用手段和营销策略，合理使用可扩大销售，提高市场占有率，实现利润增长，但同时对应收账款加强管理则显得尤其重要。本文从概述、风险点和对策三部分对酒店行业应收账款内部控制进行阐述。

酒店应收账款内部控制

随着市场经济的逐步发展，商业竞争的不断加剧，卖方市场为抢夺市场份额，满足客户需求，采取商业信用，定期或不定期结账的销售方式成为常态，酒店作为竞争激烈的服务行业，采取信用销售方式的占比也逐年增加。由于酒店对外服务的客户涉及各行各业，信用层次参差不齐；对内服务人员需求大，招收门槛低，素质良莠不齐，潜在的内、外部风险增加了应收账款管理难度。因此，形成有效应收账款内部控制管理体系，成为防范应收账款回收风险、保证正常运转、实现酒店收益的可靠保障。

一、酒店应收账款内部控制概述

（一）酒店应收账款内部控制的定义

酒店应收账款是企业在日常经营过程中，对外销售产品或提供住宿、餐饮及娱乐等服务而应向其它单位和个人收取的债权。

酒店应收账款内部控制是指酒店在采取信用方式为客户销售产品、提供服务前、服务时和服务后，内部各部门、各相关人员需要做好的应收账款管理控制工作。以保证应收账款的真实准确、及时安全回收，提高资金流动性，减少坏账损失的发生。

（二）酒店应收账款包含的内容

酒店的应收账款内容包括三个部分：第一类是宾客账（GuestLedger），即客户入住时预交的押金不足以支付客户在酒店实际的消费金额所形成的应收款。该类应收款一般由前厅人员根据客户余额表进行催收。

第二类是外客账（CityLedger），即酒店为了保留重要客户资源（主要是单位或企业），稳定业务收入，酒店给予某些重要客户的信用消费额度，客户在信用额度内消费可以先签单消费，最后统一结算，以此建立长期合作关系。该类应收款主要由财务人员或营销经理根据信用账期和额度进行催收。

还有一类应收账款是客户信用卡消费形成的。这主要是随着消费形式的多样化，信用卡消费产生的资金到账时间差。对于该类应收账款，酒店财务人员需每日进行资金查收和核对，出现差异及时与银联和刷卡行联系处理。

对于不同类别的应收账款，酒店应采取不同的措施保证账款回收，因第二类应收账款占比大，风险高，本文着重对其内部控制管理作以论述。

二、酒店应收账款内部控制存在的问题

（一）风险意识不强，内部控制防范体系不健全

一直以来，酒店管理者重销售轻回收，注重营销业绩，未对应收账款回收风险形成高度防范意识。没有认识到应收账款可能引起的巨大负面效应，单纯依靠销售人员催收，未建立权责明晰的应收账款管理制度和各部门联动内部控制防范体系。

（二）信用评估水平不高，未形成有效风险评估

由于酒店管理者过于关注开发新客户，签约前对客户的信用调查方式单一，分析不够深入，因而未对客户资信状况进行合理评估，继而无法准确判断与客户信用相匹配的信用额度与还款周期，没有行之有效的风险应对策略。

（三）日常管理不到位，权责不明晰，考核制度不合理

1.台账管理不到位，应收账款信息的收集、跟踪、传递和反馈不及时。未建立酒店管理应收账款台账或更新不及时。没有对应收账款信息进行即时辅助管理，信息的收集、跟踪、传递不及时。酒店会计监督薄弱，财务部门无专人负责应收账款定期、定向的清欠，应收账款定期清理制度没有建立或流于形式，过于依赖销售人员，信息反馈滞后，出现问题时已成事后事实，未起到清收的跟踪和监督作用。

2.部门间权责不明晰。应收账款的内部控制从营销部的信用评估和签约，到前厅、客房和餐饮部消费签单确认，到财务部的核对挂账，再到销售人员的催收回款，财务人员的监督审核等，内审人员的检查审计，整个过程离不开酒店各部门和人员的分工配合。酒店管理如果出现岗位设置不合理，权责不明晰的情况，部门间就会缺乏有效的信息沟通，导致数据、单据传递不及时，业务联系脱节，结账金额有误甚至遗漏结单，且易出现推诿、扯皮等现象。

3.制度激励不到位。酒店管理对销售人员销售业绩和开发新客户考核所占比例较高，应收账款回收考核比重不足，如出现时间冲突，无法调动工作积极性，这样起到的正向激励作用有限。

（四）审计监督作用未有效发挥，不相容制度落实有偏颇

酒店内部审计更多的注重于采购、验收和账务方面的核查，为提高经济效益服务，而对于应收账款回收内部控制的事前、事中流程操作中的防错防弊审计较少，导致具体操作中的不相容职务和规定落实流于形式，未使内部审计发挥防微杜渐作用。

三、酒店应收账款内部控制风险点的防范及对策

（一）健全应收账款内部控制制度

健全应收账款内部控制制度，明确部门权责，完善风险防范体系。酒店管理层从思想上认识到加强应收账款内部控制管理的必要性，组织制定有效的制度办法和易行的操作流程。明晰各部门分工及相应权利和责任，建成完善的风险防控体系。

1.权责分工控制。一是制定应收账款管理考核责任制，对营销、财务、营业、监审等相关部门和人员的工作进行明确分工，对其责权、奖惩进行明晰，使其各尽其责，避免推诿、扯皮现象。二是通过相互牵制制度实施控制：①营销部人员对客户谈判、签约、收款工作要求双人制；②财务部对账、收款、审核、记账人员遵循不相容相分离原则；③在营销部、营业部门与财务部之间分工授权批准、签单挂账与收款对账等工作，相互牵制，监督控制。

2.信息流程控制。酒店根据应收账款业务发生时间顺序和节点制定操作流程，限定信息、单据流转时限，用简明易懂的图表形式令使用人对管理要求一目了然，保证信息有效传递，防止传递不及时或脱节和重复。

（二）建立客户信用档案

实施签约客户信用评估，建立信用档案，开展信用预警管理，建立签约客户信用评估控制程序。营销人员签订挂账协议前，对客户基本概况、经营状况、偿债能力及历史信用等资信情况进行多方面考察，并提交调查报告，经信用管理部门审核评估风险后提交主管副总或总经理批准后建立客户信用档案，划分信用等级。信用部门须及时了解客户信息，对客户资料实行动态管理，根据客户规模、信用状况及时调整信用等级，进行信用预警管理。

（三）客户信用分类管理

开展客户信用分类管理，执行信用政策审批管理。根据划分的信用等级对客户进行分类管理，按信用等级高低分层适用信用额度、回款期限以及优惠政策。对于特殊业务以及存在争议的客户实行审批管理，不同信用额度审批权限不同，将客户信用风险扼杀在萌芽中。

（四）严格执行制度流程

严格执行制度流程，内审部门辅助落实。在业务开展中，各部门严格执行酒店应收账款管理制度办法，依照操作流程开展本职工作，保证数据、信息传递流畅。内审机构重点关注风险点，定期、不定期检查制度落实和流程运转情况，发现问题及时纠正责令整改、追责。

（五）设立有效的应收账款信息库

设立应收账款台账，保证信息传递及时、有效，动态管理签约客户资料。对应收账款逐户设立台账，全面记录签约客户信用等级、信用政策、信用额度和期限、消费情况、回款情况等资料。台账负责人督促营业部门传递应收账款数据、营销部门按账期催收欠款和更新客户信用信息，统计分析应收账款的增减变动及其账龄等账务信息。发现逾期风险及时反馈管理层，实现应收账款的动态管理。

（六）建立客户访问和定期对账制度

建立客户访问和定期对账制度，关注应收账款变动情况，防控销售舞弊风险。作为控制和预防销售舞弊的重要措施，酒店须指定财务人员对客户进行访问，并定期对账，核实并纠正误差，确保双方数据一致，减少客户投诉和债务纠纷。同时，通过部门交叉对账，也可避免出现管理真空，对结账人员产生威慑力，防范营销人员发生虚增账单，挪用回收款的严重违规行为。

（七）定期召开清收会议

定期召开清收会议，合理确定风险应对策略。酒店定期组织相关部门召开应收账款清收会议，公告客户应收账款账龄和风险水平，现场讨论应收账款挂账、清收过程中存在问题，制定一户一策的清收办法和风险应对方案，提出对应行之有效的调整建议、整改措施。使部门间信息畅通和密切配合，保证回款清收工作的顺利开展。

（八）充分发挥内部审计作用

通过内部审计进一步规范收款管理流程，避免回收款操作风险和道德风险。充分发挥内审机构监督作用，要求内审人员不仅核查签单挂账时的合规、真实和准确性，还要了解财务对账是否及时，清收过程中部门配合有无纰漏，回收款项是否被不合理占用，营销人员为清收目的是否为客户违规承诺等一系列清收风险。发现问题及时反馈，防范清收过程操作和道德风险。

随着酒店行业竞争日益激烈，应收账款在酒店营业收入中所占比例不断提高，并逐渐成为酒店资产中不可忽视的重要组成部分，应收账款内部控制是酒店管理者在竞争中追求生存和良性发展的关键。管理层必须本着全面性、重要性、制衡性、适应性和成本效益的原则，从内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通及内部监督五要素入手，建立和实施有效内部控制机制。不断从实践中总结经验，尽可能降低应收账款管理成本以及坏账损失，提高酒店管理水平和风险防范能力，促进酒店的可持续发展。

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