加强教育行政部门档案管理建设

摘 要：教育行政部门是我国行政体系的重要组成部分，在教育行政部门管理过程当中档案管理具有重要地位，档案管理是对过去制度和经验进行总结，并为后期教育管理提供指导。但是，教育行政部门档案管理过程当中还存在管理素质不高、管理技术落后等问题，因此对教育行政部门档案管理建设进行研究具有重要的现实指导意义。本文从教育行政部门档案管理当前面临的形势出发，分析造成档案管理不到位的原因，这些原因主要包括：档案管理工作人员业务素质不强、内部缺乏科学有效的管理。最后提出教育行政部门档案管理的发展对策，包括要强化内部学习培训，造就档案管理专业队伍；加大建设资金投入，加快现代档案管理建设；未来档案管理达成可持续发展目标，提高教育行政部门档案管理建设水平。

关键词：教育行政部门；档案；管理

1 教育行政部门档案管理当前面临的形势

随着我国教育管理体制改革的进行，我国教育行政部门的内部管理也发生了一系列的变化，从过去计划经济时代向着信息技术方面转变。但是，在我国教育行政部门的管理过程当中还存在不少问题。这主要体现在新时期教育行政部门档案管理过程当中，工作人员业务素质较低，不适合新时期教育行政单位档案管理发展要求。另外在教育行政部门档案管理过程当中效率低下，很多单位都是采取过去的手工管理方式，不能提高教育行政部门档案管理的效率。最后在档案管理过程当中，保密工作不到位，泄密问题较为突出。因此教育行政部门档案管理面临较为严峻的形式，必须根据自身情况加强档案管理方式和方法，提高教育行政单位档案管理水平。要针对行政单位档案管理结构进行大规模的改革，采取有效的绩效管理模式和薪酬管理方式，在实际的管理过程当中，将行政单位档案管理效率与薪酬挂钩，只有这样才能提高实际档案管理效率。

2 造成档案管理不到位的原因分析

（一） 档案管理工作人员业务素质不强

教育行政部门档案管理过程当中工作人员专业性不强，这主要表现在很多档案管理工作人员都是过去计划经济时代的管理人员。这些人员在知识结构上保留在过去的模式，不能适应知识经济教育档案管理的要求。另外教育行政部门在管理过程中，针对档案管理人员的培训较少，很多档案管理工作人员在一年或是几年，都是在同一种方式当中工作，知识能力得不到提升。

（二）内部缺乏科学有效的管理

教育行政部门内部缺乏科学有效的档案管理的问题，主要体现在以下几个方面：第一，内部结构、激励机制问题。教育行政部门档案管理内部管理机构上不清晰，在实际的管理过程当中，没有完善的岗位职责和责任机制。另外在教育行政部门管理过程当中激励机制不够，很多工作人员工资幅度一成不变，这样不能有效提高实际的工作激情，做的好的与做的不好的一个样子。第二，内部管理信息投入不足。在教育行政部门档案管理过程当中，很多单位都是一种过去的手工纸质管理方式，电脑信息技术运用水平较低。大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用，这样在实际的管理过程当中效率较低下，不能满足教育管理体制改革的要求。

3 教育行政部门档案管理的发展对策

（一）强化内部学习培训，造就档案管理专业队伍

强化内部学习培训，造就档案管理专业队伍是教育行政部门档案管理的人才保障。在目前教育行政部门档案管理过程当中工作人员专业性不强，这主要表现在很多管理人员都是过去计划经济时代的工作人员。这些人员在知识结构上都保留在过去的模式，不能适应知识经济教育档案管理的要求。因此在实际的管理当中，要改变过去的人才管理模式，积极的引进年轻的管理人才，对自身的知识结构进行优化。

另外在教育行政部门档案管理的过程当中，针对档案工作管理人员培训较少，很多档案工作管理人员在一年或是几年，都是在同一种方式当中工作，知识能力得不到提升问题。要根据教育行政部门管理需要建立完善的培训计划，这些培训主要包括知识技能和职业道德培训。知识技能培训主要包括数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。主要是用新时期计算机管理技术，能熟练运用信息工具、能捕捉档案信息、能鉴定有效的档案信息、能加工、提炼档案信息。职业道德素质主要包括具有坚定的政治思想观念、热情的工作态度、严谨细致的工作作风、较强的事业心，只有这样才能提高教育行政部门档案管理人才的管理水平。

（二）加大建设资金投入，加快现代档案管理建设

加大建设资金投入，加快现代档案管理建设。面对内部管理信息投入不足。在教育行政部门档案管理过程当中，很多单位都是一种过去的手工纸质管理方式，电脑信息技术运用水平较低。因此在资金上要加大投入方式，不断加强计算机信息技术在教育行政部门档案管理的运用，力求做到档案信息著录的规范化、档案信息存储的规范化、档案信息管理软件开发技术的规范化。教育行政部门档案信息化建设过程当中，要不断根据工作的实际需求，建立内部沟通软件，对自身软件存在的问题进行改进。另外要加强新时期档案管理保密技术的研发，保障档案的秘密性。在档案管理的过程当中，必须将档案管理技术与网络技术有机的结合起来，提高实际的档案网络化、数据化的管理水平，保障档案管理水平的提高。最后，在教育行政部门档案管理过程当中要完善内部管理机制，针对教育行政部门内部档案管理岗位职责不清晰，在实际的管理过程当中，要完善岗位职责和责任机制。

（三）未来档案管理达成可持续发展目标

未来档案管理达成可持续发展目标，必须强化服务意識，提高档案管理使用的效率。在实际工作中，可以通过普法学习日、机关学习日不定期地讲解档案工作与教育管理等工作的联系，让档案工作更贴近工作实际。未来档案管理达成可持续发展目标必须使实现档案管理的服务目标，提高档案管理效率是未来档案管理的最终目标。在教育行政部门档案管理的过程当中除了向专业化和高效率的角度出发以外，还应该在实际的档案管理过程当中，建立有效的服务体系，全心全意为档案管理部门及其机构服务，建立完善的服务流程。在实际的服务过程当中，在针对档案管理当中的不足，及时的进行更正，提高实际档案管理水平。

4 结论

从以上的分析可以看出，在教育行政部门管理过程当中档案管理具有重要地位，在实际的管理过程当中要强化内部学习培训，造就档案管理专业队伍；加大建设资金投入，加快现代档案管理建设；未来档案管理达成可持续发展目标，提高教育行政单位档案管理建设水平。

参考文献

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[2]李玥. 加强行政事业单位档案管理工作的几点思考[J]. 黑龙江档案，2015，04：91.

[3]高爱红. 如何加强行政事业单位的档案管理[J]. 人力资源管理，2016，01：175-176.

作者简介

张冬卉（1987-），女，汉，广西柳州人，本科，主要研究方向：教育行政管理部门的文书档案管理。