固定资产采购未付款业务处理探析——用友ERP-U8V10.1与U872处理之比较

宗文娟



固定资产采购未付款业务处理探析
——用友ERP-U8V10.1与U872处理之比较

宗文娟

摘要：用友ERP-U872是中国用户量最大、应用全面、行业实践丰富的应用型软件，但对某些业务却难以实现有效处理，如企业常见的固定资产采购未付款业务无法在该版本得以实现。升级后的用友ERP-U8V10.1提供了更灵动的供应链业务解决方案，能更有效对此类业务进行处理。本文通过分析固定资产采购未付款业务在用友ERP-U872的缺陷，探讨在ERP-U8v10.1中合理有效的业务处理流程，以期对企业实务工作有一定的启示与帮助。

关键词：用友ERP；供应链；固定资产；采购未付款

用友ERP-U8V10.1已经在中小企业全面上市及广泛应用，其在供应链管理方面进行了多项针对性的改进，提供了更灵动的供应链业务解决方案，本文针对固定资产采购未付款业务比较在用友ERP-U872中处理的不足，探讨在用友ERP-U8v10.1中合理有效的业务处理方法。

一、ERP-U872固定资产采购未付款业务处理

（一）ERP-U872环境下，固定资产采购未付款的业务流程

1.卡片录入

在固定资产系统“卡片/资产增加”中，选中资产类别，在出现的固定资产卡片界面，依次增加该固定资产的卡片信息，特别注意使用年限换算成月数。录入完成，保存卡片。

2.生成凭证

卡片保存成功后，可以立即根据卡片生成固定资产增加的凭证，也可以通过“处理/批量制单”，，生成固定资产增加的凭证，“借：固定资产，应交税费-应交增值税（进项税额）；贷：应付账款-其他应付款”。需要特别注意：这里的“应付账款-其他应付款”二级科目，辅助核算定义为“供应商往来”，不受控于“应付款系统”。

（二）ERP-U872固定资产采购未付款业务存在的问题分析

1.业务处理思路

在ERP-872企业应用方案中，财务链与供应链的所有模块全面启用，各模块业务单据会生成相应的明细数据，例如：固定资产系统的固定资产卡片记录了企业固定资产的明细数据，应付款系统的应付单据记录了企业应付款项的明细数据。应付款系统的业务流程设计是：通过对应付单据的审核来登记应付账款的明细账，同时应付单据制单生成业务凭证传递到总账系统登记总账。所以，与“应付账款”有关的会计凭证是在应付款系统生成的，为达到此目的，需要在会计科目设置时把“应付账款”的辅助核算定义为“供应商往来”，且受控于“应付款系统”。

固定资产采购未付款时，在固定资产系统会根据保存后的固定资产卡片生成会计凭证：“借：固定资产 贷方：应付账款”，但这又与会计科目初始设置矛盾，即与“应付账款”有关业务的凭证生成，只能在应付款系统，固定资产系统是无法生成的，因为“应付账款”科目受控于应付款系统。

为解决这个问题，在U872环境下，可以在会计科目初始设置中，把“应付账款”设置两个二级明细科目：第一个是“一般应付款”二级科目，辅助核算为“供应商往来”，受控于“应付款系统”；第二个是“其他应付款”二级科目，辅助核算为“供应商往来”，不受控于“应付款系统”。这样，在固定资产采购未付款情况下，就可以在固定资产系统生成“借：固定资产，应交税费-应交增值税（进项税额）；贷：应付账款-其他应付款”的凭证。

2.存在的问题

如果这样，尽管解决了在固定资产系统能使用“应付账款”科目进行制单处理，但是在应付款系统往来明细账中就不能全面反映企业的应付账款的发生情况，因为在固定资产系统生成了应付账款的凭证，记录了企业的一部分应付账款的明细数据，而这部分信息在应付款系统没有反映，这个问题在U872环境下没有被合理有效的解决，对应付账款的明细数据一直是通过应付款系统和固定资产系统的汇总分析来解决的。

二、ERP-U8V10.1固定资产采购未付款业务具体处理分析

（一）ERP-U8V10.1环境下，固定资产采购未付款的业务流程

1.明细科目设置

在会计科目初始设置中，增加“应付账款-应付资产采购款”二级明细科目，辅助核算为“供应商往来”，并且受控于“应付款系统”。针对固定资产采购未付款业务，设置专门的明细科目进行反映，这区别于企业一般的存货采购形成的应付款，企业一般采购业务形成的应付款通过“应付账款-一般应付款”二级科目进行核算。这两个二级科目都受控于应付款系统，目的是在应付款系统通过“一般应付款”和“应付资产采购款”两个二级科目反映企业不同采购业务产生的应付账款明细数据，避免了在U872环境下应付款业务分别在应付款系统和固定资产系统分别反映的弊端。

2.基础档案设置

在U8V10.1中，可以把固定资产采购未付款业务设计成一个供应链的采购业务，为此需要进行与供应链业务相关的基础档案设置，具体包括：存货分类、存货档案、仓库档案设置。

（1）存货分类设置。基础档案的存货分类中，设置“固定资产”存货类别，专门用于企业固定资产的采购，以区别于“原材料、产成品、应税劳务”等一般存货分类。需要指出的是这里的存货范畴已经超越了企业一般意义上的存货，业务流程的设计是：应付款系统通过采购发票的审核制单生成固定资产采购的凭证，而采购发票中需要存货分类信息，把固定资产设置为存货的一种类别，才能形成完整的采购发票，也才能形成应付款的明细数据。

（2）存货档案设置。在“固定资产”存货类别下面，增加固定资产档案，存货名称“固定资产”，存货的属性定义为“资产、外购”。对存货档案的名称“固定资产”，并不是未来采购的固定资产的具体名称，只是一个统称，到采购固定资产时再根据实际名称进行修改。对固定资产存货的属性“资产”，作用是区别于一般的存货，“外购”的属性是保证可以通过采购系统形成固定资产采购的业务单据，如固定资产的采购订单、采购发票等。

（3）仓库档案设置。在基础档案的业务设置中，增加仓库档案，仓库名称为“资产库”，仓库属性为“资产仓”，计价方式选择“个别计价”。在供应链的采购业务中，都有采购入库这一环节，需要设置仓库档案，以存放采购的固定资产，目的是与采购的原材料、生产完工的产成品分仓库存放与核算。

3.采购订单、入库单的录入与审核

在采购管理系统，增加“采购订单”，表头项目按实际信息输入，需要特别注意业务类型选为“固定资产采购”，这主要是区别于一般普通采购业务。表体依次选入存货的分类、存货名称、数量、单价等固定资产采购的信息，输入完成保存并审核。在库存管理系统，参照采购订单生成“采购入库单”，仓库选择“资产库”，依次保存并审核。

在U8V10.1的固定资产采购业务中，单据流程设计为采购业务必有订单模式，订单相当于采购合同，并为下一环节的采购入库单提供入库检验的依据。采购订单表头业务类型的选择，决定了后续单据的数据流向。业务类型为“固定资产采购”的，后续单据数据要流向固定资产系统，业务类型为“普通采购”的，后续单据数据要流向存货核算系统。对固定资产的采购，不像一般的采购那样需要办理入库，采购的固定资产直接到达使用部门，这里的入库只是对采购实际到货的一个确认。

4.采购发票、运费发票录入

在采购管理系统，根据采购入库单生成“采购专用发票”，修改发票号，表头的业务类型也要选择为“固定资产采购”，输入完成保存发票。同理，增加采购运费专用发票。采购专用发票是采购业务必须的单据，记录了固定资产采购的单价、数量和金额等的准确信息，运费也会形成了固定资产的采购成本，两个发票都是下一环节应付款系统应付单据的数据来源。

5.采购结算

在采购管理系统，通过采购结算下的手工结算，依次经过选单、分摊、结算操作，完成采购结算。在一般采购业务中，必须经过采购结算，采购结算实质上是在对采购运费、采购损耗情况下的采购入库成本的重新确认，它针对的是采购入库单，依据的是采购发票、运费发票以及实际入库数与发票数的差异。相当于手工会计核算下存货会计对采购入库成本的计算过程，即使没有运费和损耗，也要进行采购结算，这是采购业务的必须环节。同样，对固定资产的采购，也要执行采购结算。

6.应付单据的审核、制单

经过采购结算的采购专用发票和运费发票，传递到应付款系统，在应付款系统进行应付单据的审核，并通过发票和其他应付单制单生成“借：固定资产，应交税费-应交增值税（进项税额）；贷：应付账款-应付资产采购款”的凭证。应付单据的审核后会在应付款系统生成应付账款的明细数据，而生成应付单据制单生成的凭证会传递到总账系统，形成应付账款和固定资产的总账数据。

U8V10.1系统与U872最显著的区别，采购固定资产未付款业务的凭证在应付款系统生成，而这张凭证在U872环境下是在固定资产系统生成的，并且在应付款系统生成的凭证使用到了“固定资产”科目，而在U872环境下，带有“固定资产”科目的凭证生成只允许出现在固定资产系统。

7.固定资产卡片生成

在固定资产系统，打开“卡片/采购资产”节点，进入后分订单、入库单上下列表显示。选择一条订单记录，入库单列表会自动显示与订单号、存货编号相对应的入库单记录，点“增加”进入采购资产分配设置界面，根据订单、入库单信息设置“资产类别、开始使用日期、使用月数、抵扣增值税”等资产信息，然后点“确定”，进入资产卡片界面，进行资产卡片信息的补充，在这里可以准确定义采购固定资产名称，补充完整后保存此记录，生成一张固定资产卡片，并且在卡片上列示了“采购订单号”的信息。

这一环节是ERP供应链系统与财务链系统内部数据的传递，参照采购订单及采购入库单生成了固定资产卡片，并据此生成固定资产系统的明细账，保证了固定资产系统账簿数据的完整。

这一步骤，是U8V10.1比U872新增的功能，通过“卡片/采购资产”节点，软件把采购系统、库存系统与固定资产系统连接在一起，固定资产卡片参照入库单信息自动生成，实现了数据在系统内的传递。

需要注意的问题是：固定资产系统卡片节点下的“采购资产”，是根据入库单中的存货信息生成固定资产卡片的，只有在采购管理系统存在业务类型是“固定资产采购”的入库单时，其数据才可以传递到固定资产系统的“采购资产”功能点，实现由入库单结转生成固定资产卡片。

至此，在ERP-U8V10.1环境下，固定资产采购未付款业务处理完成。在总账系统，能查询到来自应付账款系统生成的固定资产采购的凭证，生成了“固定资产”、“应付账款”的总账；在应付款系统根据采购发票的审核生成了应付账款明细账；在固定资产系统，根据固定资产卡片生成了固定资产明细账，总账与明细账平衡。

三、ERP-U8V10.1环境下业务流程优点分析

固定资产的采购未付款业务，在U8V10.1环境下，整个数据流程如图1：

图1 固定资产采购未付款业务流程图

U8V10.1环境下，经过对固定资产的采购业务流程改造，把一个财务链的业务构建成一个供应链业务，通过采购系统、库存系统，应付款系统、固定资产系统和总账系统的五个系统的集成运行，完成了数据的传递和整合，保证了数据的全面反映。相比较U872，U8V10.1业务流程具有以下优点：

1.应付款系统明细数据全面反映

在应付款系统，通过对采购系统传递的发票的审核制单，在资金流上反映了应付账款明细数据的生成，不但可以反映由一般采购业务形成的应付款的明细数据，还可以反映了由于固定资产采购未付款生成的应付款的明细数据，完成了在应付款系统全面记录企业应付账款明细数据的要求。

2.固定资产明细数据的自动获取

在固定资产系统，接收到来自采购订单和采购入库单的固定资产的信息，自动生成固定资产卡片，保证了固定资产系统明细数据的完整。

3.明细账与总账勾稽平衡关系清晰

通过应付款系统生成固定资产增加的凭证传递到总账系统，形成了“应付账款”和“固定资产”的总账数据，凭证数据来源于发票和入款单信息，而发票和入款单信息又分别形成了应付账款和固定资产的明细数据，这样就保证了总账数据与明细账数据的平衡，满足了企业会计核算的要求。

在ERP-U8V10.1环境下，通过财务链与供应链流程构建，解决了U872环境下固定资产采购未付款业务无法合理有效实现的弊端。为此类业务建立了一个有效的解决方案，对企业会计实务具有现实意义。

参考文献：

［1］王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程（用友ERP-U872版）［M］.北京：清华大学出版社，2009.

［2］周虹.用友ERP_U872供应链业务流程概述［J］.财会月刊，2015；1.

［3］周彦.用友ERP_U872供应链业务解决方案［J］.财会月刊，2013；1.

作者单位：（烟台职业学院会计系）