提高高校公文质量的路径浅思

李珊珊

【摘要】高校公文制发要熟练掌握国家相关法规政策，在公文制发中做到有的放矢、万无一失，提高公文质量和工作效率。

【关键词】高校 教育管理 公文 质量提高

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）06-0074-01

一、高校公文制发的基本要求

行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。作为表述国家意志、执行法律法规、规范行政执法、传递重要信息的最主要的载体，从某种程度上来说，公文是国家法律法规的延续和补充。[1]高校公文直接服务于学校的教学、科研和管理等各项工作，高校公文制发应严格遵照《国家党政机关公文处理工作条例》和《国家机关公文格式》。按照《中共中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》中“要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。”

以北京某应用型高校为例，该学校在公文制发方面严格按照国家要求，精简校级文件，图1是近三年来的校级文件制发情况：

2015年共发校级文件397件，发文数量较同期减少15.7%，较2013年同期减少41.1%。2014年共发校级文件471件，2013年共发校级文件674份，发文数量较同期减少30.1%。

二、高校公文制发工作中存在的问题

1.文件报办时间滞后。为便于统筹安排工作，原则上各拟稿部门应在发文前三个工作日以上，将部门草拟的文件和发文稿纸呈送给办公室。但有些部门经常等到开会布置工作必须下发文件或者向上级报送文件的最后截止日才报办公室要求制发，进而又因主管校领导外出或在校内开会不在导致无法签发。文件制发时间紧迫，造成文件重复修改等一系列事倍功半的情况出现。

2.文件审核不规范。有些部门报送的文件发文稿纸填写不规范，核稿人不是发文部门主要负责人，签发的校领导也没有审阅和确认签字，有些需要其他校领导会签的也没有履行相关会签手续，有的甚至连发文稿纸都没有办理就要进行文件制发，给办公室负责文件制发人员造成了很大的不便，耽误了发文时效。

3.过会文件不按流程办理文件制发手续。因为每周学校会召开党委常委会和校长办公会，会上都会有部分文件在进行讨论需要会后制发，有的拟稿单位认为已通过学校“两会”，便不再办理任何签发手续，有的甚至连材料都不报送办公室便认为可以直接出文制发。对于这种现象，给办公室的工作造成很大困扰，文件制发人员首先并不参与列席会议，不知有哪些文件已过会；其次有些文件还需会后按照校领导讨论意见进行修改，这给文件制发造成很大麻烦，更降低了工作效率，耽误了文件的发放。

4.各部门呈送文件格式不规范现象依然存在。虽然办公室在2013年印发了《关于印发<某高校文件印刷格式标准>的通知》（XX党办〔2013〕3号），并在之前也出台过《某高校校级规范性文件管理暂行办法》（XX党〔2008〕26号），对公文制发提出过具体发文格式要求，但仍有部分单位文件格式和内容不规范等现象出现。

5.各部门发文人员经常变更。许多部门没有固定的办文人员，部门内工作交接不规范。因此，造成经常有不熟悉业务的人员把不规范的文件呈送给办公室，给办公室文件制发人员造成很大困扰，更降低了工作效率。

三、进一步做好高校公文制发工作的对策

以上问题，折射出高校的公文制发工作还存在着诸多不当之处，也在一定程度上影射出高校内部管理方面存在的问题。我们应从做好规范规章制度、培训相关工作人员、协调内部规范等方面入手，对症下药，理顺公文制发过程中各个环节的关系，提高公文质量和高校内部管理水平。

1.以贯彻制度作为保障。关于党政公文的制发、印刷程序及标准已经有了国家标准，此类工作最重要的要求是统一和规范，形成办文人员的共同语言，不需要另起炉灶、单独创新，故党政公文印发的高质量是以严格贯彻和执行国家标准为基础。

2.以沟通协调作为基础。协调是公文制发工作中的重要环节，尤其在公文审核过程中，与拟稿部门进行充分沟通，对于及时解决存在的问题，保证公文正常运转至关重要。

3.以定期培训为常规机制，不断提高办文人员素质。一支高素质的工作人员队伍是公文制发工作中的关键，定期培训，提供标准模板是提高办文质量的必要条件。

综上，高质量公文除要求办文人员认真细心外，还必须定期加强公文业务知识的学习培训，熟练掌握国家相关法规政策、唯有如此，才能在公文制发中做到有的放矢、万无一失，使高校公文制发更加科学化、规范化、上水平。

参考文献：

[1]谢新茂，行政公文写作与范例大全[M].红旗出版社，2010-5-1