探索建立电子文件一体化集成管理系统模型——以苏州市相城区国土分局为例

燕杨（苏州市国土资源局相城分局，江苏苏州，215131）



探索建立电子文件一体化集成管理系统模型
——以苏州市相城区国土分局为例

燕杨
（苏州市国土资源局相城分局，江苏苏州，215131）

一、电子文件一体化集成管理思想的提出

文件存在生命周期。一般将文件生命周期划分为前端（形成、办理）、中端（归档、整理）、后端（保管、利用或鉴定、销毁）等阶段，并把归档作为其生命周期的分界线。前段属于“文件管理”阶段，中、后段属于“档案管理”阶段。由于电子文件存在于计算机中，对设备和系统具有较强的依赖性，使得这种界线模糊了。为此，人们根据电子文件的运动特征，提出了文件连续体理论，将文件的保管形式、价值表现、业务活动、形成者四个“轴”，通过文件形成、捕获、组织、聚合四个“维”，紧密地联系起来，并在时空上互联互动，体现了电子文件运动的连续性和整体性，揭示了电子文件运动过程中各阶段界限日趋模糊、联系更加明显的特征。因此，在电子文件管理中，要充分考虑电子文件与业务环境及业务背景的联系，将文件管理活动更多地融入业务活动中，加强与电子文件运动相关者的配合与联系，注重电子文件生命周期的全程一体化管理，这就是电子文件一体化集成管理的思想，如图1所示。具体来说包括四个方面的集成。

第一，文件运动与业务活动的一体化集成。电子文件管理活动全面融入业务活动之中，确保电子文件运动和业务活动同步高效运行。

第二，文件管理与档案管理的一体化集成。通过实行前端控制，将档案管理的要求、规范、标准等全面融入各应用系统中，保证电子文件管理和档案管理互通互融。

第三，文件运动各环节的一体化集成。对电子文件运动过程中的各个环节进行集成，保证管理程序、管理标准、管理原则的一致性和连续性。

第四，文件运动与相伴而生的相关要素的一体化集成。更加关注电子文件运动过程中相伴而生的其他要素，对其统筹规划、综合管理，保证电子文件运动过程与运动环境的协调统一。

图1电子文件一体化集成管理理论模型

二、电子文件一体化集成管理系统（ERMS）功能模型

从电子文件管理实践看，真正对电子文件管理系统开发具有指导意义的是开放档案信息系统参考模型（OAIS），如图2所示。我们研究的思路是在对苏州市相城区国土分局电子文件一体化集成管理系统需求分析的基础上，通过对OAIS功能模型的映射，推导出相应的功能模型。

苏州市相城区国土分局目前运行的应用系统有：行政办公系统、土地登记系统、建设用地报批系统等。所有这些系统生成的电子文件都是以Word、PDF、CEB格式存在。

为对这些应用系统中的电子文件进行一体化集成，首先必须建立缓存区，按照规定的文件格式集中存储。同时，为保证电子文件与纸质文件同步归档，必须建立一个电子文件集成中心，逐件捕获缓存区中的电子文件及著录信息，并为每份电子文件赋予“档号”，唯一标识其“身份”，以正式纳入到电子文件一体化集成管理系统中，纸质档案随电子文件同步入库。

纳入到电子文件一体化集成管理系统（ERMS）中的所有电子文件，随同既定的分类方案和保管期限与处置表集中存储在数据存储中心，并按身份标识进行分类，包括文书类、用地类、规划类、耕保类、地籍类、监察类、财务类、人事类等等。

为做好数据的集中管理，必须建立数据管理模块，用于对电子文件著录信息的管理和对数据库的维护更新。

为实现电子文件的查询利用，必须建立数据访问模块，根据访问需求，定位、读取数据存储中心的电子文件。此外，还必须建立系统管理模块和保存规划模块，前者主要是对系统数据传输实施一致性控制，包括格式管理、移交数据接口管理以及维护系统的软、硬件配置等。后者主要是为长久保存提供必要的技术支持和管理策略，如多重备份、格式转换、数据恢复、数据迁移等技术方法。

图2 OAIS功能模型

图3电子文件一体化集成管理系统需要分析

图4电子文件一体化集成管理系统功能模型

综上所述，就可得出苏州市相城区国土分局电子文件一体化集成管理需求模型，如图3所示。将其与OAIS功能模型进行映射，即得出功能模型，如图4所示。与OAIS功能模型相比，苏州市相城区国土分局电子文件一体化集成管理系统功能模型规划出电子文件缓存区和电子文件集成中心，主要是考虑到目前我国电子文件还采用双套制归档方式，通过建立电子文件集成中心，按照国家标准封装、逐件接收电子文件，保证在接收电子文件的同时，逐件归档相应的纸质文件。另外，长期和永久保存的电子文件按规定与纸质档案同时移交档案馆。

三、电子文件一体化集成管理系统（ERMS）逻辑模型

（一）电子文件的“归”。文件管理活动全面融入业务活动之中，通过对业务活动的组织、流程、人员、设备的重组，使文件运动与业务活动在时间、空间上更加协同。同时，将档案管理提前介入到文件形成办理阶段，统筹配置元数据方案、电子文件分类方案、电子文件保管期限与处置表、文件类型标识，实现文件管理与档案管理的一体化集成。以相城国土分局土地登记系统电子文件一体化集成管理为例，首先对登记系统所产生的电子文件格式进行统筹配置，采用国家规定的电子文件标准格式。其次，对土地登记业务流程进行重组，对土地登记流程中的各类人员进行角色及权限分配，并设置前台扫描、网上审批等工作流程，同时，通过运用条形码识别技术，保证电子文件与纸质文件同步归档；审批完成的电子文件随同著录数据按国家标准封装后存入缓存区，以便电子文件集成中心进行捕获收集。

（二）电子文件的“收”。电子文件集成中心接收各应用系统存入缓存区的电子文件，包括文件捕获和元数据捕获。对收集的电子文件首先要进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，检测合格的电子文件将按预设的分类方案与实体档案同步进行分类组卷，并赋予唯一“档号”以标明身份。

（三）电子文件的“存”。数据存储中心接收电子文件集成中心提交的归档电子文件，以设置好的档案号，按照电子文件保管期限与处置表进行分类存储，满足利用者的定制访问。在线存储的电子文件按照分类组织原则建立多级区域存储，电子文件存储管理系统还配备灾难恢复、系统日志等功能，系统升级时还应适时进行数据迁移。

图5电子文件一体化集成管理系统流转逻辑模型

（四）电子文件的“管”。电子文件的著录信息与系统信息保存在数据库中。数据管理模块通过对数据库中著录信息的管理，建立与电子文件的对应关系，唯一识别电子文件，根据使用者的查询请求，生成结果集。同时，系统还应根据管理的要求，生成各类统计报表和系统报告，并控制访问和打印权限。

（五）电子文件的“用”。电子文件利用者根据自己的权限，通过系统界面，向系统发出利用请求后，检索系统将利用者的检索信息提交给数据管理模块，搜索引擎根据检索策略检索出电子文件的著录信息，根据著录信息与电子文件的关联，从文件存储中心检索出所对应的电子文件。

（六）电子文件的“交”。按照系统预置的电子文件保管期限与处置表，对电子文件进行鉴定，区分出待移交、续存和销毁的电子文件。需移交档案馆的电子文件，根据《国家电子文件移交与接收办法》的规定，按照《基于XML的电子文件封装规范》，以“件”为单位进行封装，形成标准的电子档案存储格式和电子档案载体标注信息，上传至档案馆。

将上述六个步骤进行整合，即可得出苏州市相城区国土分局电子文件一体化集成管理系统（ERMS）逻辑模型，如图5所示。

为保证电子文件的真实性、可靠性、完整性、安全性和可用性，在电子文件一体化集成管理过程中，必须以电子文件生命周期为基础，以数据流转为导向，对电子文件流转过程中的各节点进行全程一体化管理。

（一）数据配置一体化。一是统筹配置元数据方案。根据《电子文件通用元数据规范》，建立标准元数据方案，将元数据的形成、捕获和管理贯穿于电子文件的整个生命周期。二是统筹配置电子文件分类方案。根据部门业务特点，将电子文件分类方案贯穿在电子文件形成办理、收集归档、长期保存等各个环节，进行分类存储、分类管理、分类利用。三是统筹配置电子文件归档范围、保管期限及处置表。将电子文件归档范围、保管期限及处置表植入系统，电子文件归档时建立相应的标识与关联，在电子文件流转全程中统筹配置。四是统筹配置文件类型。根据电子文件在保管要求、利用控制、文件种类或者重要元数据属性的共性设置不同的管理层次，对电子文件流转全程实施灵活的管理与控制。

（二）管理流程一体化。强调电子文件管理的“业务驱动”，通过对业务活动中人、财、物等资源的整合、流程再造，使电子文件运动与各相关因素协调协同，电子文件管理与业务管理相融相合。

（三）文件格式一体化。按照《版式电子文件长期保存格式需求》的要求，将非规范版式的电子文件格式，转换为标准格式，为电子文件长期保存提供基础支撑。

（四）安全监管一体化。明确电子文件生命周期各个环节的监控节点、监控内容、监控手段、解决措施，采用诸如身份认证、权限管理、文件加密、电子签名等技术手段，保证电子文件的安全可靠。同时，建立系统日志，审计跟踪电子文件运动过程中重要行为的记录，对电子文件数据实施全程一体化监管。

参考文献

［1］谢波等.江苏省数字档案馆建设理论与实践［M］.南京.河海大学出版社.2014：119-122.

［2］李泽锋.基于OAIS电子文件管理系统体系研究［M］.上海.世界图书出版社.2014：119-119.

［3］肖秋会.电子文件长期保存：理论与实践［M］.北京.社会科学文献出版社.2014：16-21.

［4］电子文件管理系统通用功能要求（GB/T29194-2012）［M］.北京.中国文史出版社.2014：316-317.