试论公路建设项目文件管理元数据方案的构建*

上官小兰（福建师范大学档案馆，福建福州，350117）



试论公路建设项目文件管理元数据方案的构建*

上官小兰
（福建师范大学档案馆，福建福州，350117）

［摘要］公路建设项目文件管理元数据方案的构建应遵循PDCA循环的科学程序，做到事前计划、事中控制，事后检查。计划阶段要充分调研、深入分析，从现有标准规范选择方法，从现状中准确把握需求与要求；执行阶段要植根于现行标准和现实需要来确定元数据实体、元素和关系等；运用专家审查、项目检验和系统试运行等方式对方案进行检查，并在此基础上不断改进。制定元数据方案不能一蹴而就，而要参照PDCA循序渐进优化发展。

［关键词］元数据方案公路建设项目文件管理电子文件

在文中，件元电数子据化策管略理是的必大不潮可流少的。在信息化的大背景下，为了有效地管理公路建设项目在建设过程中形成的海量电子文件，以辅助项目治理，我们应选择元数据作为文件过程管理的关键控制工具，将元数据纳入档案系统和业务系统规划之中。文件管理元数据有很多种选择，不同行业背景、不同机构环境，以及不同软件不同需求，都决定了元数据方案的差异，因此，笔者侧重探讨公路建设项目元数据方案的构建思路和方法。

1　基于PDCA的构建思路

PDCA管理循环是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作过程方法，本文基于PDCA提出了构建元数据方案的计划、执行、检查和改进的思路，使其更加条理化、系统化和科学化，如图1。

基于PDCA构建元数据方案的思路内容有：（1）输入，即为什么构建元数据方案。主要是公路建设行业的文件管理、项目建设与业务管理、元数据建设的现状，以及相关元数据标准的现状等，是成功构建元数据方案的基础。（2）计划（Plan），即元数据方案应该是什么。制定元数据方案需以计划和需求为导向，要从现有标准规范选择方法，并结合文件管理、业务数据化管理的需求，做好需求分析，因此，标准规范的调研和需求分析工作是关键。（3）执行（Do），即元数据方案如何制定。主要是确定元数据元素和元素之间的关系，及相关语义、语法规则。（4）检查（Check）、纠正（Action），对计划落地情况进行检查，发现问题，提出解决方法，进行改进。一般的检查方法有专家检查、系统试运行、项目试运行。（5）输出，即确定什么成果。成果一般包括元数据字典、元数据的URL图、元数据使用规则、受控词库等。PDCA不是一次循环，而是循序渐进，不断调整优化的过程。

图1元数据方案构建思路

2　相关标准规范

笔者主要以国际标准、国家标准和档案行业标准等作为调研对象，调研元数据方案的相关标准规范，从中提取构建方案的方法。

（1）元数据的作用得到肯定。元数据策略被要求纳入文件管理规划之中，纳入机构人员的管理职责之中，纳入文件系统的规划设计之中。《ISO15489信息与文件-文件管理》大部分章节条款都跟元数据相关，从文件管理的规划原则、一般要求、管理过程、系统的设计，到文件管理的操作步骤都对元数据提出要求；《ISO16175信息和文献-电子办公环境中文件管理原则和功能要求》在规范业务系统和电子文件管理系统功能要求与需求中，大篇幅地提出了元数据的要求；《ISO14721空间数据和信息传输系统-开放式档案信息系统（OAIS）参考模型》展示了元数据在支持文件长期保存上不可替代的重要作用。

（2）元数据的通用标准日趋成熟。截止到现在，国际上对于文件管理元数据的探索焦点从原则、概念逐步走向实施应用［1］。其中，通用的国际标准ISO23081《信息与文献-文件管理过程-文件元数据》的三部分分别于2006、2007、2011年颁布，为各国制定元数据方案提供了系统的方法。我国将ISO23081-1：2006直接采标为国家标准《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》（GB/T 26163.1-2010）。

（3）我国现行元数据方案基本上是以通用标准为基础，结合业务需求制定的。我国制定的行业标准有《照片类电子档案元数据标准方案》（DA/T 54-2014）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《核电电子文件元数据》（EJT 1224-2008），它们都遵循了这一思路。

图2元数据方案的功能与要求分析

目前，国内外还没有公路建设项目文件管理的元数据标准，也没有具体的实践案例，需要依照国内惯例，选择ISO23081等通用标准的方法论，参考其他元数据方案，结合业务需要，构建本领域的元数据方案。

3　需求分析

元数据方案的需求分析从以下四个方面入手。

（1）从行业背景入手，确定元数据方案的适用范围。即明确形成文件的行业、业务过程、职能活动等。本方案适用的行业是公路建设项目行业；适用的项目覆盖了从立项审批、勘察设计、招投标、施工准备、项目施工到竣工验收的全过程，用于支持文件管理和辅助项目治理。

（2）目标导向，准确界定元数据方案的功能和要求，如图2。

①支撑文件管理。保障文件的真实性、可靠性、完整性、可用性、安全性，解决电子办公环境下文件管理的首要难题，才能谈得上文件管理，才有能力满足业务、问责和社会等要求；支持文件的过程管理、信息化管理、描述与发现，以及长期保存。元数据策略是文件管理、文件信息描述与发现、长期保存策略的重要组成部分。

②辅助项目治理。保障业务数据的真实性和证据性，支持业务与文件之间的持续链接。公路建设项目文件是由业务驱动直接生成的原始记录，又可以作为信息资产反作用于业务，支持还原业务、信息决策、质量问责等。文件数据具有方便流转、传递、交流等优势，但也存在容易被修改、删除、恶意盗取等隐患，需要元数据来实现工程建设和项目管理的“一数一源”，并对业务全过程进行追踪，辅助项目治理。

③保障业务和系统的可持续性。元数据帮助系统进行权限管理、风险管理、隐私管理等，支持项目业务间的互操作，支持系统间的互操作，如业务系统与文件管理系统、项目管理系统与预算决算系统、风险管理系统等系统间的互操作等。

（3）准确捕获软件环境，保障方案的可行性。即要配合现行系统或设定系统的定位和功能，制定切实可行的元数据方案，在方案呈现、编码语言、数据引用等方面科学设置。

（4）厘清元数据策略的其它要求。例如，参与制定元数据方案的人员应涵盖项目管理人员、工程建设人员、软件开发人员、文件管理责任者等；弄清与现有的元数据方案的兼容、复用关系，与系统中各种数据库的引用、调用关系；元数据方案要有可拓展性，确保方案的升级变更与系统同步；元数据方案的可迁移等。

4构建过程与步骤

本领域元数据方案的构建，从通用元数据标准中（以ISO23081为主）选取方法论，参考其他标准规范，结合需求与背景实际，确定元数据实体、元数据元素及相互关系、元数据元素的描述，最后制定元数据字典。

4.1确定元数据实体

参照ISO23081并结合业务需要，可确定本方案的元数据实体包括五大类，如表1。

对比ISO23081可知：①两者都包括了文件实体、责任者实体和业务过程实体。因为它们是帮助确保文件真实性、完整性和有效性，实施档案化管理必须充分关注的要素。②不将文件管理实体、业务规章制度实体单列。因此可以将文件管理实体合并到业务过程实体中。而相关的规章制度、政策法规相对稳定，需要单列。③新增关系元数据实体。鉴于公路建设项目和公路建设项目文件的结构性、专业性，业务错综复杂，涉及人员广等事实，当需要将关系作为一个独立的实体实施时，该元素的作用只是指向特定关系的实体描述［2］。④新增长期保存元数据实体，主要从文件的保存和利用因素考虑。

表1元数据实体对比一览表

4.2界定元数据元素

确定公路建设项目元数据元素主要有两大途径，直接选取和扩展新建，如图3。

（1）从通用标准和档案行业标准选取确定元素，这是元数据确定的起点，所选元素是任何行业、领域、系统的文件管理元数据所必须包含的元素。

ISO23081—2给出了通用元数据元素：标识元数据、描述元数据、使用元数据、事件计划元数据、事件历史元数据、关系元数据，构成了元数据的基本框架。为元数据方案提供了模块化设计思路，适用任何实体。按模块化设计元数据，可得的元素简表示例如表2。《信息与文献都柏林核心元数据元素集》（GB/ T25100-2010）给出了资源描述的15个核心元数据，档案行业的资源描述也都要采用；《基于XML的电子文件封装规范》（DAT 48-2009）可提供长期保存的元数据元素；根据DAT 46-2009、DA/T 54-2014等参考标准选出共性的元素。

表2元素简表示例

图3元数据元素的确定

（2）基于业务现实和其他相关元数据扩展新建元数据元素。如果现行可参考的元数据仍不能满足现实需要，可进行扩展新建（包括实体、元数据子集、限定元素等）。元数据扩展分为纵向扩展与横向扩展两种。纵向扩展：对现有的元素语义进行细化或者限定，例如，在表2元数据简表的基础上，可扩展限定元素、元数据子集等。横向扩展：增加新的元素，即在现有的元素或修饰词不能描述数字对象某个特征的时候，定义新的元素。能够以元数据形式在指定系统中明确捕获的背景信息实际上是有限的［3］，因此元数据元素也不是扩展得越多越好。新建的元数据不应与可参考的元数据实体、子集、元素、代码表的名称、定义相冲突。

公路建设项目文件管理的元数据需要在现行元数据基础上扩建和新建。需要运用基于文件的工作过程分析方法，深入业务过程的文件形成规律，有效把握文件管理对元数据的需求，要确定不同种类文件、文件不同层次、文件管理不同过程的元数据需求。新建的元数据可来源于机构文件处理方案、信息系统的业务分类体系、机构人员数据库、编码方案以及办公自动化系统等。

4.3厘清元数据的关系

（1）元数据的关系可概括为多实体类关系与扁平化实体类关系，用标准建模语言URL梳理它们之间的关系。元数据的关系具体包括两个以上实体间关系，两个以上元数据的关系，单位元数据与子元数据、限定元素之间的关系，单个实体各聚合层次间的关系；

（2）实体类聚合方案是厘清元数据关系的关键。文件实体、责任者、业务文件实体层次覆盖要全面，划分要准确。每一个实体的聚合层次没必要唯一对应［4］，即文件实体的第一层次，不一定只对应业务过程实体的第一层次，根据业务实体，可以对应业务过程实体的其它层次。区分层级的意义在于精确地定义各层次的元数据。同一实体不同层级的元数据，既有相同的部分，也有不同的部分。而对于每个层级都有的元数据，下位层次则可以通过链接继承上位层级实体的元数据，而不一定要全部重复描述，这可以在一定程度上精简元数据方案及其实施成本。

4.4描述元数据元素

元数据元素的描述，即元素的著录。只有对每个元数据元素进行准确描述，元数据方案才能投入运用。本方案参照国际标准ISO11179-3：2003《信息技术--元数据元素的规范与标准化》以及国际上元数据开发应用的最佳实践，对元数据进行著录。著录的项目有：定义、标识、类型、用途、必备性、可重复性、取值范围、适用性、默认值、使用条件、数据来源、注释、著录细则、限定元数据。

构建公路建设项目文件管理元数据方案的总体思路可参照PDCA管理循环，即要先制定计划再实施、检查，不断优化改进。实践过程要遵循几大原则：规划设计阶段要立足当下，满足文件管理的现实需求，更应放眼文件管理和标准化的潜在需求和发展趋势；充分调研，寻求通用法，有效利用现有成果，在节省人力的同时保障方案的科学、标准、易扩展；需求分析要实事求是，不能选取太多的元数据元素，不便实际应用，也不能过于简单，不能满足需求；最后，科学地开展元数据方案的构建要实现过程可追溯、全员参与、技术可实现。

参考文献

［1］刘越男，梁凯.电子文件管理系统实施过程中的元数据方案的设计［J］.档案学研究，2012（2）：59.

［2］［3］［4］ISO23081-2.信息与文献文件管理流程文件元数据:概念与实施［S］.

［5］GBT 26163.1-2010 ISO23081.信息与文献文件管理流程文件元数据第1部分：原则［S］.

［6］张正强.电子文件管理元数据描述方式研究［J］.中国图书馆学报，2010，03:108-119.

［7］张正强.论电子文件管理元数据顶层框架设计的标准化［J］.中国图书馆学报，2009（02）80-88.

［8］ISO15489.信息与文献文件管理［S］.

［9］ISO16175.电子办公环境中文件管理原则与功能要求［S］.

［10］ISO14721.空间数据和信息传输系统开放式档案信息系统参考模型［S］.

Approach to Build Metadata Schema of Highway Construction Project Records Management

Shangguan Xiaolan （Fujian Normal University Archives，Fuzhou，Fujian，350117）

Abstract：Based on PDCA management cycling method which plan and control in advance，check after the event，it devotes to build metadata schema for highway construction project records management.On the strength in- depth study and analysis of current situation，it helps to develop science skills and processes from standards，do demand analysis during the plan phase.In the stage of implementation，it should determine the entity，element，element of metadata，and so on.Then，it should take action，such as specialist examinations，inspection by attributes，the test run of the system，to improve metadata schema.It needs to develop metadata schema continuously just as PDCA，instead of accomplishing in an action.

Keywords：Metadata Schema；Highway Construction Projects；Record Management；Electronic Records

［分类号］G275

*本文系“公路建设项目文件材料过程管理及归档标准规范与信息化研究”（项目代号：201222）的阶段性成果。

［作者简介］

上官小兰，女，福建师范大学档案馆助理馆员，主要研究方向为电子文件管理。