基于SOP理念的高校办公室标准化管理建设

柳燕妮（福建船政交通职业学院，福建　福州 350007）



基于SOP理念的高校办公室标准化管理建设

柳燕妮
（福建船政交通职业学院，福建福州 350007）

摘要：高校办公室肩负着上传下达、协调各部门和服务广大师生的重任，其权力运行规范化、工作实施标准化和岗位管理精细化对其充分发挥职能作用具有非常重要的意义。高校办公室在引进企业“SOP”理念进行工作的标准化建设，规范日常工作内容、流程、结果等方面，形成管理标准化长效机制，有利于提升高校办公室管理水平，确保高校良好运行发展。

关键词：高校办公室；SOP；标准化；管理

高校办公室作为学校的综合职能部门，负责上传下达、协调各方、督促落实，承担着服务领导、服务机关、服务系部、服务师生的职责，在学校工作中发挥着重要的作用。随着高校深化内涵建设和内部治理结构改革的不断深入，高校办公室管理面临许多新的问题与挑战，办公室工作任务更加繁重，责任更加重大，内容更加具体琐碎。办公室每个工作人员都身兼数职，容易因工作衔接不到位或工作不够落实而产生失误。面对新形势和新要求，必须加强办公室管理标准化建设，可将SOP工作理念运用到高校办公室管理中，建立完善的工作制度和工作秩序，不断提升高校办公室管理水平，确保高校良好运行和谐发展。

一、SOP在高校办公室标准化建设中的意义

（一）SOP的工作理念

“SOP”的定义是标准作业程序，全称是“Standard Operation Procedure”，经常在企业管理中使用，就是将某一工作岗位的标准操作流程和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作。“SOP”的特点，就是把一个岗位应该做的工作进行流程化和精细化，使得在这个岗位工作的任何一个人，经过岗前培训后能够很快胜任工作要求，从而提高管理运行效率获得更大的效益。

（二）高校办公室标准化建设运用SOP的重要意义

高校办公室管理标准化建设可引用SOP的工作理念，对各项工作内容、流程、结果等明确具体的标准，并按照相应的标准来管理运行，使标准成为习惯，习惯符合标准，结果达到标准。这不仅能够避免工作衔接不到位或工作不够落实而产生失误，不断提升工作质量和效率，而且对转变工作作风、提高服务水平、提升部门和高校形象具有重要的意义。

二、高校办公室标准化建设的主要做法

高校办公室管理标准化建设由权力运行规范化、工作实施标准化和岗位管理精细化三部分组成。总体目标是责任明确、管理规范、运行高效、服务优质、自身廉洁，具体要求是流程规范不漏项、职责明晰不扯皮、衔接顺畅不脱节、管理精细不出错。主要做法为“两同步、五明确、六细化”，具体如下：

（一）管事与管人“两同步”

高校办公室主要承担综合协调学校机关和各系部工作，督促重大事项的落实；承担学校文电、机要、档案、保密、信访、信息公开、新闻宣传和内部规章制度建设等工作；承担学校重要文件、综合性文稿的起草工作；承担学校对外接待和服务工作。一方面，根据SOP工作流程，梳理出高校办公室主要工作，确认行政职责、合理划分职责、科学设置岗位、制定工作流程，制定出办公室管理职位分类表，梳理出各岗位具体工作流程，逐一明确各职责的权限和办理流程，确保每件工作都有章可循，形成标准化管理工作表，主要用它管“事”。具体办公室收文管理职位分类表，如表1。

表1　办公室管理职位分类表

另一方面，规范内部管理，每个工作人员在职位分类管理的基础上对自己岗位的工作进行认真梳理细化量化，尽可能全方位体现各自岗位的职责和在各工作环节中的定位，方便自我管理和接受监督，形成岗位责任细化表，主要用它管“人”。具体收发管理岗位责任细化表，如表2。

表2　收发管理岗位责任细化表

（二）每个工作人员做到“五明确”

即：一是明确每个岗位的主要工作依据，主要包括相关法律法规、上级部门就该项工作的相关文件规定、学校的相关制度要求。高校办公室工作不管是综合文稿起草等文秘工作，还是公务接待等后勤行政事务，都具有很强的政策性。明确每项工作的依据就可以做到做事有据，有章可循，从而有效避免了工作的随意性。以信访为例，该项工作政策性非常强，具体经办人员就必须收集信访相关的法律法规、政策文件及每阶段的具体工作要求，认真研究并贯彻落实。二是明确主要工作任务，即每位工作人员所承担的工作职责。一般每位工作人员都身兼数职，通过明确主要工作任务，才能真正让大家都知道彼此担负的具体任务情况。一方面就可以使每个人各司其职、各负其责，防止出现责任不清、遇事相互推诿；另一方面，也能使大家知道需要和谁配合，找谁协调。三是明确时间要求，即每项工作具体任务的完成时限。高校办公室工作具有很强的时效性。有的任务需要即时办理，如紧急会议通知；有的具有一定的法定时限，如上级正式文件要求在规定时限内上报的材料。如果一项工作耽误了时间，轻则会直接受到领导批评，重则会被上级主管部门通报批评绩效扣分。四是明确对口部门，即该项工作具体上级主管联系部门。明确具体的对口部门，当遇到政策把握不准、规定不够明确等问题时就可以有针对性的找到掌握解释监督检查考评的上级部门，就可以有意识地加强部门间的沟通协调，畅通渠道，增进理解，营造良好的外部环境。五是明确具体的联系人，办公室每一项工作在上级就是一个对口部门，经办人员不仅要熟悉对口部门，还要知道对口部门每个人员的具体分工、分管领导，这样才能在碰到难题时直接找对上级负责人员进行沟通汇报，咨询请教。总之，高校办公室每个岗位人员的工作成效就决定了高校该项工作在全省或全国同类院校的排名和成效，必须要求每个岗位人员对政策依据熟练掌握，对各类工作任务和完成时限了如指掌，对上级管理部门的沟通没有障碍，确保各项工作做到忙而不乱，有条不紊。

（三）每项工作实际“六细化”

天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。办公室杂事琐事较多，每项工作看似小事，但是一出现问题就可能是大事，影响大局，必须事无巨细，慎之又慎，细之又细。在对办公室工作整体分类的基础上，根据SOP工作理念，还要对每项具体工作从六个方面进行细化，并因人因岗制订工作责任细化表。即：一是细化工作流程。任何工作皆有时间上的先后之序，有事前、事中、事后之分，推进过程有轻重缓急之步骤。可以将一项具体的工作按照时间和推进顺序，分解为若干步骤，这些步骤环节在一起有机组合，构成该项工作的整体。二是细化工作内容。在一项工作的某一具体流程环节，也有不同的工作内容。在细化每项工作流程的基础上，可以将每个流程的具体工作内容进一步细化，并尽可能穷尽所有内容。三是细化具体要求。对每个流程工作内容的具体要求进行细化，主要包括质量、时限、成效等要求。四是细化责任人。在确定了工作流程、工作内容、工作要求之后，还需要具体的人来落实。有的工作可一个人独立完成，更多的事情还需要多个人相互配合共同完成。为避免出现相互扯皮的现象，就需要细化每个环节、每项任务的具体责任人。五是细化配合部门。有的工作可由办公室独立完成，有的工作需要其他单位和部门配合，需要明确细化配合部门。六是细化督办人。办公室事务多，很可能出现因工作忙而忘记相关事情。为防止工作出现遗漏，需要在内部设立第二道防线即督查督办，细化每个环节具体督办人。对于高校办公室的每个人员来说，实干和落实尤为重要。虽然每件工作都不可能完成一样，但同一类工作的工作流程、方法和要求却基本相同，因此必须对能够细化的事项进行细化，让责任在每个环节中都能够得到落实体现。

三、高校办公室标准化建设的主要特点

（一）工作流程规范化

任何工作都有一个过程。通过对每一项工作进行过程控制，将从开始到完成的整个过程细化分解为若干环节，对每个环节的相互衔接进行周密安排，形成高效的工作方法，并把这种模式固定下来进行推广，使之成为相应工作人员执行的范例，确保工作不脱节。以信息报送为例，获取信息、编辑信息、报送信息、信息分送传阅、信息归档这样一些环节流程构成了一条信息产生的完整链条，通过表格将这些程序固定记载下来，实现流程的规范化。

（二）工作内容系统化

每项工作的各个环节都有具体的工作内容，所有的工作内容一起构成该项工作的整体。通过对每个岗位的每个环节的工作内容进行细化，由各个环节衔接的内容构成一个完整的系统，确保工作不遗漏。以来访座谈工作为例，具体工作内容包括获取名单、制订方案、会谈议程、准备材料、通知与会者、会议报道、会场准备、会场检查、车辆停放、电梯安排、大堂迎宾、发放材料、签到、用餐安排、宣传报道、形成会谈书面材料等众多事项，如果没有一个系统安排，东一榔头，西一棒子，极有可能出现遗漏，标准化管理就是将这些内容系统化。

（三）工作要求具体化

办公室工作标准化建设不是抽象的，而是有具体的标准要求。根据工作性质和上级相关文件精神，针对每个环节的工作内容提出具体要求，明确各个环节的完成时限，确保工作不出错。以信访工作为例，从来信登记、信访归类统计、转办或交办、来访接待、资料存档都提出了具体的要求，并尽可能地具体化。

（四）工作职责清晰化

首先是明确每个岗位、每个环节、每项具体工作的落实人员、配合部门和督办人员，做到职责清晰，防止相互推诿扯皮。其次是明确每个工作人员工作任务、时间要求、对口部门、联系人，使每个工作人员明确工作职责。通过这些措施细化落实到位，确保工作不扯皮。

四、高校办公室标准化建设的主要成效

（一）工作把握进一步到位

这主要体现在三个方面：一是对高校办公室管理者来说，通过标准化建设，只要熟悉了这些表格就可以比较轻松地掌握整个办公室工作的全局，而且对每个工作人员和每项具体工作甚至对每个细节能够做到一目了然，心中有数，此外在各个环节确定了具体的责任人和督办人，能较好推动工作落实。二是对高校办公室具体的工作人员来说，通过标准化建设对自己工作进行系统地归类总结梳理，能够对自己的工作全面掌握，深刻理解，时刻保持警醒，进一步提高具体的工作能力和水平，当接受某项任务时对照标准化表格就能从容应对。三是对高校办公室新进人员来说，只需要进行简单的交流，掌握了标准化表格的内容，就可以比较迅速地熟悉相关工作业务，较好地保持工作延续性，尽量避免了因人为工作交接不到位出现问题。

（二）工作衔接进一步顺畅

通过标准化建设，各个环节相互衔接，各个组成部分相互配合，形成了较好的组合。这在承办大型会议中表现特别明显，举办一场大型会议，既要下发会议通知、准备会议材料、编制会议预算、收集名单，又要搞好会务，包括预定酒店、布置会场、安排就餐、站场协调、车辆调度、联系新闻媒体、议定事项跟踪督办等方方面面，既有文秘方面工作，又有后勤保障工作，稍有衔接不顺，就可能出现纰漏。推行高校办公室管理标准化，各口工作各司其责、密切配合，可以有效降低工作疏漏，使得办公室管理运行顺畅。

（三）工作效率进一步提升

一是通过明确每项工作每个环节的具体时限要求，督查督办力度不断加大，有效防止工作拖拉现象，提高办公室工作整体执行力和时效。二是通过标准化建设，在任务交办后，即可对照标准化工作表格进行办理和检查，减少了层层传达交办所花费的时间，进一步提高运作效率。

（四）工作质量进一步提高

由于标准化的内容是开放式的、动态的，可以根据每次工作出现的问题不断补充完善。因此，通过推行标准化管理，办公室工作责任能够得到较好落实，工作人员的责任心得到进一步增强，工作质量不断提高。从服务方面来说，车辆管理、值班安排等内部管理能够进一步规范；从政务方面来看，信访、信息公开责任能够进一步明确细化落实，公文办理可以减少印发公文的差错率，有效提升公文工作标准化、规范化和精益化水平。

高校办公室引入SOP理念建设标准化管理，对于办公室参好政务、管好事务、做好服务具有重要作用。高校办公室标准化管理要科学制定实施方案，建立管理标准化长效机制，使每个工作人员充分认识到管理标准化建设的重要意义，进一步树立和强化标准意识，推进标准化管理常态化。

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（责任编辑：华伟平）

中图分类号：G647

文献标识码：A

文章编号：1674-2109（2016）05-0090-04

收稿日期：2015-03-24

基金项目：福建省教育厅A类人文社科研究项目（JA12427S）。

作者简介：柳燕妮（1982-），女，汉族，助理研究员，主要从事高等教育管理和汉语言文字学研究。

A Study on Standardized Management of College Offices Based on SOP

LIU Yanni
（Fujian Chuanzheng and Communications College，Fuzhou，Fujian 350007）

Abstract:The implementation of standardized management is a guarantee of the quality and efficiency of office work in colleges. SOP---standard operating procedure，is commonly used in enterprise management to unify standards，standardize actions，and improve the quality.Introducing SOP to college offices helps to clear the standards of the content，procedure and result of daily work.Running college office in accordance with the corresponding standards and establishing long-term standardized management mechanism help to enhance the management of college offices，thus，ensure the smooth operation and development of colleges.

Key words:colleges offices；SOP；standardization；management