关于销售与应收账款的内部控制研究

佳木斯大学经济管理学院 隋苑 李相林



关于销售与应收账款的内部控制研究

佳木斯大学经济管理学院 隋苑 李相林

摘 要：本文介绍了销售和应收账款内部控制的内容，分析了销售和应收账款内部控制存在的问题，提出了完善企业销售和应收账款各环节内部控制的措施。

关键词：销售 应收账款 内部控制

在当今激烈的市场竞争环境下，应收账款作为一种商业赊销行为，被大部分企业所采用。赊销行为能够大大提高企业的市场份额，增加企业的销售量。同时，也加大了企业的信用风险，容易造成企业应收账款和坏账准备的增加，推迟了企业资金的回笼时间，长此以往，会影响企业正常的生产运行，使企业陷入经营困境。

1　销售和应收账款内部控制的内容

1.1关于销售内部控制的内容

(1)制定销售授权审批制度，销售部需要根据市场的情况和企业的生产能力制定销售计划，经销售经理审批后实施。

(2)销售部门负责制定产品售价、折扣及赊销政策等优惠内容，再报由财务部门根据产品成本进行核算，最后由销售经理、总经理批准通过。审批后的定价及优惠文件需要交由财务部门复印留存，作为核算的参考依据。如果出现超出规定允许的折扣价格或超出信用政策的业务，需要销售经理和总经理审批通过，才可执行。

(3)销售人员需要在销售过程中，积极地收集客户的信用信息，并将收集到的信息和资料数据汇总到信用部门，信用部门联合财务部门对客户进行信用等级评估，销售部门可依据客户的信用等级，制定相对应的折扣或赊销销售策略。

(4)销售人员与客户协商签订合同，确认价格、付款方式和时间、交货方式和时间等内容，然后将初步拟定的合同文本交到财务部门，由财务部门根据备案价格文件进行审核，再由销售经理和总经理审批盖章、签字后，交给财务部门复印留存。

(5)合同签订后，销售人员将发货单交由销售经理审批签字，再将发货单交给仓库保管人员备货，并填制出库单，经由保管员、销售经理、财务主管签字确认，最后由运输主管部门负责发出商品。如果发生退货，仓库保管人员要及时清点退回货物，填写接收单和入库单，并由销售部门和财务部门签字确认。运输部门需要和仓库保管部门权责分离，互相监督，以防止产品丢失。

1.2关于应收账款内部控制的内容

(1)企业为了生产、销售所产生的赊销行为，包括销售货款产生的应收账款、购买货物产生的预付账款和其他方面的应收款。

(2)销售人员要及时跟踪应收账款的回款情况，对于出现超出信用期30天仍未回款的，应及时联系客户清收，并上报销售经理。凡出现超过约定时间内未还款的客户，除有担保资金等特殊情况外，一律不允许再次发货或赊销。

(3)凡销售人员离职或换岗的，应在30天前提出申请，经批准后要进行应收账款的交接，填制“交接清单”，与财务部门核对准确无误后，由移交人、接交人双方签字确认。交接未完或交接不清的，不得离岗，交接后的工作，由接替者负责。

2　销售和应收收款内部控制存在的问题

2.1内部控制机制不健全

企业为了追求利润最大化，会片面地追求销售量的增加，而忽视货款的回收。企业为调动销售人员的销售积极性，会制定各类激励和刺激政策，但往往只是简单地将销售任务与薪酬奖励相挂钩，而忽略了资金流的回收和产生坏账的风险。这样一来，销售人员只会考虑自身的利益，眼中只有销售任务，为了销售目标的完成，会大量采用赊销、回扣等促销手段提高销售业绩，从而导致企业应收账款大幅增加，产生坏账的风险也随之加大。企业面对大量的应收账款如不采取有效的应对措施，将会给企业经营背负沉重包袱。企业如果为了增加现金流，而继续通过加大赊销的方法来实现的话，就会导致企业出现更多的坏账和资金占用，同时加之企业内控机制不健全，管理混乱，会造成恶性循环，使企业资金运转出现困难，严重影响到企业的经营和发展，甚至威胁其生存。

2.2应收账款管理中权责不够明确

其中，FPPF，i和 FRef，i分别是 PPF 算法和所参考的CDF曲线上的值。参数N是在特定时间间隔内从CDF的范围中选取的定点数量。

应收账款管理工作中的欠款清缴是企业面临的最为困难的一项工作，职工普遍存在避而远之的共识，认为这项工作是烫手的山芋，费力不讨好。销售人员为提升业绩增加薪酬而不计后果的销售产品，却因没有回款考核机制，使得其只负责催缴和跟踪回款的情况，并不负责欠款清缴工作。反之，由于财务部门负责应收账款的核算和报表编制，使其承担起了清缴欠款的责任，但由于缺少与销售部门和销售人员的沟通和联系，容易出现互相推诿扯皮的现象，造成销售与核算的脱节。同时，由于财务人员受工作性质的限制，只了解应收账款账面数据，并不了解形成欠款的真实业务，使得清缴工作只能流于形式，力度不够，导致应收账款常年挂账，货款无法及时收回，欠款催缴责任的不明确是货款无法收回的重要原因。更有部分企业对应收账款的管理，既没有严格的管理办法，也没有具体的岗位进行管理，内控制度严重缺失，从而使应收账款管理无法得到有效控制，造成欠款长期无法收回，企业资金短缺，更无法追究其责任。

2.3缺乏风险意识，忽视客户信用分析

企业为了快速发展，会在短期内提出扩大市场占有率、提升产品竞争力的目标，这就要求企业不仅要在产品质量和成本价格上多下功夫，更要进行大量的广告宣传和推广，有效运用商业信用大搞促销。风险意识的缺乏会使企业忽略客户拖欠货款能否收回的问题，忽视客户信用调查与评估的重要性，随意简化工作流程，盲目地为完成企业短期销售目标，大量采用赊销策略占领市场，造成事后诸多问题的出现，有的客户信息资料不全，有的客户信息资料不正确，这些都会成为企业日后采用赊销时，对客户信用分析、优质客户筛选等工作造成不便。同时，部分企业在采用赊销策略时，没有建立合理、有效的清缴程序和制度，造成内控失效，企业形成大量的呆账、死账、坏账。

2.4应收账款坏账计提不足

应收账款的坏账计提是会计谨慎性原则的充分体现，允许企业对可能发生但尚未发生的坏账损失进行预先提取，坏账准备的计提比例随着应收账款的账龄长短而变化，账龄越长发生坏账损失的可能性就越大，计提比例也越高。由于会计准则没有强制规定坏账计提的比例，使得多数企业可通过坏账计提进行利润调节，为了粉饰企业利润水平，会人为操作少提坏账准备，造成利润虚增，这样会造成计提的坏账准备金无法全额弥补出现的坏账损失，给企业业绩带来较大的不确定性。

2.5应收账款内部控制的联动体系缺失

应收账款的管理需要企业多部门联动配合，共同作用，共同管理。但往往大多数企业没有建立有效的内部联动控制体系，各部门都按部就班、各负其责，无法形成有效协同。销售与财务之间信息无反馈，销售人员只重视销售任务和个人业绩，忽视了与财务部门或风险控制部门经常性的信息沟通，导致了应收账款数额的增加，扩大了企业的收款风险。

3　完善企业销售和应收账款各环节内部控制的措施

3.1加强合同管理

销售合同是企业销售交易达成的重要凭证。销售人员在产品销售时原则上必须与客户签订书面合同，对于当地小额已付款的客户可以不签合同，但也要履行企业内部销售审批程序。企业对销售权限和审批权限要进行合理划分、逐级审批，待审批合格后可加盖企业合同章，形成正式合同，销售业务权限的合理划分以及有效的审批流程，都有利于企业加强内控和责任分工。合同的正式文本由销售人员保管，同时要求财务部门备有合同的复印件，以便共同监督检查合同的执行情况。

3.2加强审批程序

销售部门作为交易审批程序执行的主体，要严把审批流程，做到逐级审批，避免出现销售人员单独控制交易的情况。同时，要将交易审批程序书面化，并留存归档以便后期查阅和追溯。对于交易数额较大的业务，企业要依据自身的组织架构和实际情况，制定出固定的交易审批报告格式，便于业务人员固化内容和操作。交易业务上的经办人员或负责人必须要在交易审批报告上进行签字确认，并对此行为负责。报告审批完成前，销售人员不得对外签订销售合同。企业还要定期对交易审批程序的执行情况进行监督检查，对违反审批程序的部门或个人应给予相应的行政处罚或处分。

3.3建立客户信用评估管理系统，制定统一的信用政策

中国的信用体系尚不完善，企业只有建立自己的信息资料库，分析客户信用等级，才能充分利用好信用销售这种商业手段。当前，我国大部分银行已经建立起了企业的信用等级制度，企业可以参考银行提供的客户信用资料，再结合销售人员通过走访收集的客户信息，建立一套适合本企业的客户档案。企业根据客户的信用风险程度，将客服分为A、B、C、D等级，销售部门再针对客户的信用风险等级，制订相对应的销售赊销政策，确保从源头控制客户的质量，为日后应收账款的顺利收回提供保障。企业的赊销政策必须以信用政策为依据，信用政策标准一经认定，任何销售人员不能擅自违背。

3.4增强风险防范意识，合理确定业绩评价指标

企业要不断提高风险防范意识，在采用商业信用赊销的情况下，既要充分考虑客户的信用情况，也要考虑客户偿还欠款的能力，减少因信用调查工作的不全、不细，而使企业增加资金回流的风险。企业要关注应收账款回款情况，做到及时清缴，减少资金占用，降低资金成本，保持企业的资金充足并能有效运转。因此，企业在考核销售人员业绩的同时，还应将欠款回款情况作为指标进行联动考核，让销售人员既要享受提高业绩带来薪酬增加的权利，也要承担欠款回不来的责任，真正做到奖罚分明，科学合理地制定业绩评价指标。

3.5加强应收账款管理

企业财务部门要做到定期和不定期的同客户进行对账确认，及时掌握应收账款的准确信息，并将信息传递给销售及信用部门，督促销售部门催缴欠款，同时，联合信用部门共同跟踪和监督欠款催缴的进程和结果，并及时对出现的问题采取应对，降低坏账损失出现的可能性。企业在严格监督欠款动态的同时，定期进行应收账款账龄分析，合理计提坏账准备，防止企业通过坏账计提高估资产进行利润调节。企业在应收账款管理工作中，还要做到明确责任、严格分工、互相监督、信息共享，这些都有利于企业进行信用风险控制。

参考文献

[1] 夏龙飞,刘青,王玉蔚.销售及应收账款内控研究[J].中国集体经济,2015(13).

[2] 王军.企业销售及应收账款内部控制研究[J].中国投资,2013(09).

[3] 张红艳.公司销售与收款业务内部控制优化研究[D].湖南大学,2014(10).

[4] 张维维.公司销售与收款循环内部控制的研究[D].辽宁大学,2014.

作者简介：李相林(1968-)，女，高级讲师，主要从事供应链管理方面的研究。

中图分类号：F275

文献标识码：A

文章编号：2096-0298(2016)04(a)-133-03