探讨如何做好企业的档案管理工作

东营市委党校 姜杨

探讨如何做好企业的档案管理工作

东营市委党校 姜杨

档案管理是企业管理工作中的一项重要内容，对企业的运营过程、市场定位以及营销策略都有着重要的指引作用。档案对企业的发展历程有着重要的记录意义，企业在将来的发展过程中可以参考以往的经营档案,来制定将来的发展路线。在企业工作当中，对档案的管理尤为重要，如何做好档案管理也成为档案管理者需要思考的重要问题，因此，本文对如何做好企业的档案管理工作进行了探讨。

企业 档案管理 探讨 工作

企业档案，总的来说就是企业从成立开始到现阶段的发展过程的记录总和。它详细地记录了企业成立的最初状况，发展过程中的决策和策略，完成的重大项目以及发展过程中遇到的各种问题等[1]。企业档案记录着每一任企业领导者的决策，对现任的领导者具有重要的指导意义[2]。同时企业在不断发展,制定发展道路的过程中，也可以参考企业以往的档案，来进行路线规划。企业在发展的过程中如果遇到困难和问题，可以从档案的记录找到相似的参考，以寻求解决方法，如果遇到从未出现过的新问题，也可以把该问题和解决的办法记录在企业档案当中，以便未来的工作人员进行参考，促进企业更好更快地发展[3]。由于企业档案对于企业的重要意义，对于企业档案的管理也尤为重要。因此，企业中的档案管理者如何更好地对档案进行管理，成为其要思考的首要问题，并在管理档案的过程当中能为企业更好地服务。随着经济的快速发展和新时代的进步，企业档案管理在企业中的地位也越来越重要。

1　档案管理

在信息资源中，档案是其中的重要组成部分。而档案管理就是对各种各样的档案进行分类整理和管理[4]。而档案管理的服务对象是需要使用到相关档案的工作人员。由于人类社会以及企业的发展历史悠久，档案种类繁多并且数量大，如果没有专门的管理人员做好管理工作，则会出现档案散乱、分类不明确甚至是出现遗失的情况[5]。因此档案管理的工作人员主要工作是将散乱的档案进行整理分类，并按照相关的制度要求对其进行统一化的管理，这也是现代社会对档案管理的基本要求。而档案的管理水平则和社会对档案的需求有关。如果社会的发展对档案的要求不大，对档案不够重视，那么档案管理的工作自然也会水平不高[6]。但是现在的社会为了发展的需求，需要对大量的档案进行保存和参考，因此对档案管理工作也越来越重视。目前，企业是社会经济发展中创造经济价值的中坚力量，因其发展的需求，企业对档案的管理工作要求也越来越高，档案管理者的工作也变得越来越复杂。企业中的档案管理一般采用分层次的方式进行管理，并且对每一层次中的档案信息进行区分，从而在管理的运作过程当中能够形成信息反馈的机制。档案管理的最终目的是服务于档案的需求者，因此档案管理的存在价值非常大。

2　目前企业档案管理中存在的问题

2.1对档案管理不够重视

目前大部分企业对企业自身的档案管理工作并不够重视。大部分企业的关注重点放在如何创造更好的经济效益，获取更多的先进知识技术以及发展壮大自身的业务上。但是企业却忽略了做好档案管理工作也是促进企业经济发展的重要因素之一。有些企业的档案管理工作只以形式存在，甚至没有专门的管理人员。对企业的重要档案随意摆放，也没有特定的管理措施，这些都不利于企业档案管理工作的发展。目前，随着经济发展的需求，对档案管理的需求也有所增强，如果企业继续忽视自身的档案管理工作，只着眼于眼前的经济利益，最终会阻碍企业自身的发展。

2.2档案管理制度不健全

在目前企业的档案管理中，存在着管理制度不健全的问题，导致管理的工作效率和水平比较低。对档案的管理工作一般有收集、存档、归类、保管、外借和保密等多个环节。有些企业在这些管理环节上所制定的制度并不完善健全，存在着档案收集不完整、存档归类不明确、保管不妥造成档案遗失以及因为外借时登记的信息不健全，从而导致档案没有及时归还或者是被损坏。造成这种现象的原因一方面是因为企业的档案管理制度不够健全，另一方面也是因为相关的档案管理工作人员在工作的时候不够负责和细心，没有对档案进行有效的整理，对档案的外借情况也不给予关注。这些情况都会严重阻碍企业档案管理工作的发展，给档案自身带来损害。

2.3对档案管理的评估体系不够健全

对档案管理进行评估是指对阶段性的管理工作进行总结和评价。但是目前由于大部分企业对档案管理工作的不重视或者是管理制度不够健全，从而导致档案管理的评估体系也不健全。不健全的评估体系意味着企业不能对档案管理的工作情况及时了解，也无法清楚地得知在阶段性的工作当中，档案管理会存在哪些问题，不能因此而及时提出相对应的解决方案。档案管理工作中的问题由于不健全的评估体系而逐渐增多，最终有可能在后续的管理工作中引发相应的风险。

2.4档案管理中信息化程度不足

当今社会是信息化和知识化主导的社会，网络的广泛运用为现代的信息管理带来了很大的方便[7]。很多企业都建立了自己独立的信息处理网络，以加快信息的运转和传播。档案也属于信息的一种，但是档案在以往大都是以纸质文件和资料的方式存在，其传播过程缺乏一定的灵活性和迅速性。这在很大程度上会制约管理工作的效率和质量。又因为企业对档案管理的不够重视，所以导致企业档案在管理的过程当中出现信息化程度不足的情况。企业未能建立相关的高效信息化档案管理系统，也没有好的技术进行支持，这大大限制了档案管理信息化的发展。部分企业虽然建立了相关的信息管理系统，但是在实际运用的过程当中，却跟不上档案管理工作的实际需求，这些情况都会大大降低企业档案管理工作的工作效率。

3　完善企业档案管理工作的方法

针对目前在企业档案管理工作当中存在的问题，要想做好并完善企业档案的管理工作，就必须寻求问题的解决方法，对此，笔者提出了以下几点相关的建议。

3.1加强对企业档案管理工作的重视

要想做好企业档案的管理工作，就要对其有足够的重视。一个企业当中，话语权最高的是企业的领导者，因此，一个企业能否加强对档案管理工作的重视，取决于企业领导者是否意识到企业档案管理工作的重要性。企业领导对档案管理工作有足够的重视，才能对其投入更多的精力财力和人力，促进其更好地发展。首先，在企业档案的管理工作当中，相关的管理人员要做出一定的成绩和业绩，让领导在企业的会议上或者是平时审核考评之中看到档案管理的重要作用；其次，相关的企业领导人也要完善自身的知识水平，对相关档案管理工作的流程及其地位有一定的了解，不能只局限于眼前的利益，要放眼未来，观察到档案管理在企业经济发展过程中的重要作用，重视其带来的经济价值。

3.2建立健全企业档案的管理制度

建立健全的企业档案管理制度，是管理工作顺利进行的保障，因此，要想企业的档案管理制度能更好地展开和发展，就必须要有完善的管理制度。由于档案管理的过程较多并且相关的管理手续比较复杂，因此，在管理制度的制定过程中，首先要结合企业自身的特点，并根据档案管理中各项环节的要求和特色来进行制定。制定的管理制度要做到符合实际并且切实可行，对已有的企业档案进行归类整理，对于档案的登记、保管和借出都要有明确的制度进行管理和约束。在档案的保管方面要明确管理工作者的职责，对于出现档案遗失和缺损的现象要按照相关的制度对管理者进行相应的处罚；而在档案的借出方面，要制定好明确的借阅条例，做好借阅者的信息登记，并规定归还的时间。如果在借出的过程当中因借阅者的关系而造成档案的损坏和遗失，则需要借阅者承担相应的责任。并且在建立了相关的管理制度之后，要做到实际应用和遵守，这样才能在档案管理的工作中对其进行不断的健全和完善。

3.3建立健全档案管理评估体系

对企业的档案管理工作，企业的领导者要对其进行及时的评估。企业档案管理也是企业日常工作运转的一项重要环节之一，企业在对经济营销状况进行阶段性评估总结的同时，也要把档案管理工作纳入到评估的范围之内。针对档案管理工作的特点，制定相关的评估规则和条例。在评估的过程当中，及时发现档案管理中存在的问题，并把问题在企业会议中进行讨论，寻找相对应的解决方法，防止因问题的积压而在管理工作中出现风险。

3.4提高企业档案管理中的信息化程度

在信息化全面发展的经济时代，企业档案管理的工作也要紧跟时代的步伐。企业应在内部根据档案的特点建立一个独立的信息化体系，根据企业发展的需要以及对档案的需求，形成方便快捷的档案信息化管理系统，把能够电子化的档案备份电子文档，同时保留纸质文档，让档案的管理人员做好两方面的管理工作。这样既可以利用信息化的特点来实现对档案更加方便快捷的管理，同时可以提高档案管理人员的工作效率，进而从整体上提高企业整体的工作效率。

3.5提高企业档案管理工作人员的素质

企业中档案管理工作的好坏有很大一方面是取决于档案管理工作者的素质水平[8]。要想做好档案管理工作，档案的管理工作人员就必须具备比较高的业务水平和文化素质。企业的管理者可以通过以下方式来对档案管理工作人员进行培养：可以开展相关的活动提供机会给档案管理者学习相关的政治理论，从而提高其政治素质；让档案的管理工作人员学习相关的档案法律和法规，提高依法管理档案的意识；档案管理者自身也要加强对档案业务知识的学习，提高自己的工作业务水平，同时加强对档案业务技能的学习，提高自身的工作能力，才能进一步加强对企业档案管理的工作力度，为企业的长远发展做出贡献。

4　结语

企业档案管理是企业工作中的一个重要组成部分，企业档案能为企业的发展提供参考和帮助，为企业未来的经营规划提供相关的资料和依据，因此企业档案管理工作尤为重要。但是在目前的企业档案管理工作中，还存在着不少的问题，如企业领导人的不重视，管理机制的不完善、评估体系不健全以及信息化程度不足等，这些都大大阻碍了企业档案管理工作的发展，从长远来看，并不利于企业总体的发展。因此为了提高企业档案管理的工作效率和工作质量，就要着手解决以上存在的问题。提高企业领导者对管理工作的重视，完善管理制度和评价体系以及提高管理信息化的程度，同时还要提高档案管理者的业务素质，这样才能进一步促进企业档案管理的发展，为企业带来更好的经济效益。

[1] 徐敏.如何做好企业档案管理工作[J].黑龙江档案,2014(03).

[2] 刘娜.如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务,2014(19).

[3] 徐爱萍.新时期如何做好企业档案管理工作[J].经营管理者, 2015(11).

[4] 汤珮珺.做好企业档案管理工作的几点思考[J].云南档案,2015 (05).

[5] 王辉,聂威,刘芳.浅谈如何做好电力企业的档案管理工作[J].兰台世界,2015(S2).

[6] 杜桂芳.信息时代做好企业档案安全管理工作的思考[J].山东工业技术,2013(08).

[7] 盛蓉.浅谈如何做好企业档案管理工作[J].同煤科技,2014 (02).

[8] 李凌青.浅析如何做好新形势下企业档案管理工作[J].黑龙江档案,2014(04).

F272

A

2096-0298(2016)10(b)-114-02

姜杨(1979-)，女，山东德州人，本科，东营市委党校助理馆员，主要从事档案管理方面的研究。