语言表述与商务谈判的技巧分析

2016-07-13黄冈师范学院文学院胡梦莹

中国商论 2016年7期

关键词：己方商务谈判谈判

黄冈师范学院文学院　胡梦莹

语言表述与商务谈判的技巧分析

黄冈师范学院文学院胡梦莹

摘要：在商务活动中，谈判不仅是一种方法和手段，也是一门语言表达艺术。本文在立足商务谈判语言表述特点的基础上，从商务谈判中语言表述的技巧及具体应用两个方面来分析语言表述与商务谈判的技巧。

关键词：语言表达商务谈判技巧分析

1　引言

商务谈判以获得经济利益为目的，以价值谈判为核心，注重合同的严密性与准确性，分为申明价值(Claiming value)、创造价值(Creating value)和克服障碍(Overcoming barriers to agreement)三个进程，以双赢原则、平等原则、合法原则、时效性原则、最低目标原则为谈判原则，通过沟通、协商、妥协、合作、策略等各种方式解决买卖双方因利益的不同所带来的分歧或者满足对方的要求，把可能的商机确定下来的活动过程，是企业实现经济目标的手段和获取市场信息的重要途径，以及开拓市场的重要力量。

语言是人类最重要的交际工具，是人们进行沟通交流的主要表达方式，包括对话语言、独白语言、书面语言和内部语言四个部分，以符号性和系统性、任意性和线条性、不变性和可变性、传承性和交际性为特征，具有社会功能和思维功能两个方面。语言作为商务谈判的重要组成部分和商务谈判有着十分密切的关系，在商务谈判中起着重要的作用，主要表现在以下三个方面：首先，语言表述能够完整地、准确地表述谈判者意图；其次，用语言的艺术说服对方；最后，控制和把握谈判气氛。

2　商务谈判语言表述的特点

商务作为一个广泛的概念，指一切与买卖商品服务相关的商业事务。在约定俗成的影响下和从业人员的广泛传播中，商务活动中形成了不同于日常生活语言表述特点的行业用语，简称为商务语言。商务语言是商业活动的交际媒介，包括商务会谈语言技巧，商务会客语言技巧，商务谈判语言技巧和商务晚会语言常识等，是商业交际信息载体的主要角色，起着传递信息、接受信息、沟通商业主体与客体、实现商业目的的桥梁和工具作用。商务谈判语言的特点，主要表现在以下几个方面：

首先，实事求是。在商务谈判过程中，如果想让谈判对方感到自己合作的诚意就需要在谈判中实事求是，不切实际、不够准确的语言会对谈判造成不利影响，因而谈判者不管是在产品的介绍上还是企业财务情况的介绍上都应该在立足事实的基础上，从谈判双方的利益角度出发进行综合考量，语言表达上尊重事实，反映事实，让对方感受到自己的诚意，传递出“买卖不成仁义在”的谈判理念，为商务谈判的成功增加机会。

其次，目的明确。生活工作节奏的加快使得人们在商务谈判中企望缩减谈判的时间，提高谈判工作的效率和质量，特别是商务谈判中涵盖的内容十分的广泛，这就需要在谈判过程中抓住主要矛盾，借助语言表述明确此次谈判的目的，避免顾左右而言他的现象发生。在谈判的初始阶段，做好充分的准备，除了需要对涉及本公司的资料进行充分的准备，更加需要对对方公司的经营情况进行了解，明白对方公司的谈判诉求，设定好谈判的禁区，准备多套谈判方案，提前在脑海中预设出谈判的最差结果并且做好相应的对策。只有这样才能在谈判的过程中做到胸有成竹，最大程度上保证谈判的成功率。

最后，逻辑缜密。商务谈判的过程其实是谈判双方相互利用语言、肢体等多种方式相互说服的过程，因而符合逻辑顺序的语言更具有说服力。因此在商务谈判的过程中，需要谈判者在缜密的逻辑思维下组织语言避免无逻辑或逻辑混乱的语言表达，以免给谈判对方留下不专业、准备不充分的不好印象。由此可见，逻辑表达的缜密程度决定着谈判能否取得最终的成功，而这也是谈判中说服对方的基础。

3　商务谈判中语言表述的技巧

商务谈判语言作为商务语言的重要组成部分，通过商务谈判者的经验总结以及行业特点表明商务谈判中的语言表述是有技巧可循的，而不是无计可施。除此之外，掌握良好的语言表述技巧也可以在商务谈判中占据有利的优势，进而在谈判过程中赢得主动权。

3.1谈判语言要针对性强

受谈判场合，谈判内容和谈判对手的不同，每一场商务谈判也是不同的、这也就构成了每场谈判的特点和特征，也就表明在商务谈判中语言表述不是一成不变的，需要谈判者在立足本公司的实际情况的基础上，根据谈判内容、谈判场合以及从谈判对手的肢体、神态、文化、情绪等方面分析谈判对手的心理状态，进而使用有针对性的语言表述，让谈判对方产生信赖感和提高己方的威信感，使得谈判方向朝着己方有利的方向发展，促进谈判的成功。在谈判中，语言表述的模棱两可、啰嗦、重复，容易让谈判对方产生疑惑和反感，进而让谈判对方产生中止谈判的想法。

3.2谈判中语言表达要婉转

虽然谈判双方是在某一方面有着共同的利益诉求才促使了商务谈判活动的开展，但是，谈判双方利益角度的不同势必会让谈判双方在内心中建起一道防火墙，因此如果这个时候在商务语言表述上还是以生硬和强硬的语言为主，不仅不会让谈判对方接受己方的观点和想法，而且会让对方产生在谈判中不受尊重的感觉，从而产生抵触的心理状态，阻碍商务谈判过程的正常进展。因此，在商务谈判的过程中语言表述应婉转，尽量以对方舒服和习惯的语言形式来表达自己的观点和看法，进而转换为对方的见解，让己方的观点在润物细无声中影响谈判对方的感觉和判断。

3.3谈判语言要灵活应变

商务谈判的过程其实就是高手之间进行武力对决的过程中，有时根本无法预测对方会出什么样的招式，因此商务谈判是风云变幻、难以预料的。与高手武力对决的不同在于，商务谈判是以语言表述作为招式进行比拼，因此在商务谈判过程中需要提高随机应变的能力，即使在面对意料之外的情况时也能尽快地想出对策，而灵活应变的语言表述一方面可以帮助己方争取思考的时间，例如，当谈判对方需要你尽快做出决定，而又很难立即进行决策时，可以在无意中看一下表说：“不好意思，11点钟我已经和朋友约定好进行一个通话，大概需要五分钟。”另一方面，也可以在最大程度上帮助己方从困境中挣脱出来，甚至可以将危机转化为机遇，例如，当对方提出一个难以回答的问题时，可以将这个问题以反问的形式将问题丢给对方，实现危机的转移，或者从对方的问题中找出不合理的部分来质问对方等，以转移问题的焦点。

4　商务谈判中语言表述技巧的运用

4.1商务谈判的叙述技巧

“入题”和“阐述”构成了商务谈判的叙述。在商务谈判的一开始，因为不知道谈判对手的谈判态度和行事风格，如果入题过于直白仓促，有可能一不小心就触及了谈判对方的禁区，不仅会将谈判氛围变得僵硬，还会给对方留下不好的印象，因此在入题的时候语言表述应该以迂回婉转的方式为主，例如介绍谈判的成员、介绍本公司的经营规模创作理念等，做到新颖、巧妙、不落俗套。在阐述己方的观点时，语言表述应该做到简明扼要、条理清晰、准确易懂。除此之外，还应该在仔细观察对方的谈判语言习惯的基础上，灵活地对语言表述进行重新组合和包装，拉近与对方的距离，例如，谈判对方在语言表述上以朴实无华为主，那么己方在进行语言表述时也应该以简单为主，不必使用过多的辞藻；如果对方的语言表述以华美绚丽为主，那么己方在进行语言表述时也应该多加注意，尽量做到语出不凡、出口成章；如果对方在语言表述时习惯以直接、爽快的风格为主，那么己方在进行语言表达时应该避免迂回曲折。

4.2商务谈判的提问技巧

在商务谈判中通过提问不仅可以了解对方的意愿和想法，掌握更多的信息，也可以通过一问一答来促进双方的沟通，由此可见提问是一门非常丰富的内容和学问。商务谈判中的正确谈判方式分为探究式提问、婉转式提问、澄清式提问、开放式提问、封闭式提问、强迫选择式提问、引导式提问和协商式提问等。与此同时，在提问的过程中还需要注意以下几个方面：

第一，提前准备好提问的问题，避免在进行提问时语无伦次，表述不清。第二，根据不同的谈判情景，选择合适的提问方式，达到事半功倍的效果。第三，把握好提问的时机。在谈判的过程并不是任何时候都适合进行提问的，因此在谈判过程中应该时刻注意对方的阐述和回答，根据对方的回答和当时的谈判内容的走向，可以在对方发言完毕之后提问或者对方发言不利于谈判进行的情况下，在对方发言停顿、间歇时提问，以及自己发言前后提问，避免给对方造成突兀的感觉。第四，把握好提问的态度。在提问时应该态度真诚，有礼貌，让对方感到尊重。而且应该给对方留有一定的时间来回答问题，避免咄咄逼人，尽量保持问题的完整。当对方在回答问题时应该耐心倾听，即使有不同的意见和看法也应该等对方说完之后，再进行回答。

4.3商务谈判的答复技巧

因谈判的多变性以及问题的不可预先性，使得在商务谈判过程中都比较害怕对问题进行答复，一旦答复的内容存在着漏洞或者不合理的地方就可能使得本公司在谈判过程中处于劣势地位，对本公司的经济利益造成损失。因此，如何答复成为商务谈判的重要环节。在商务谈判中，并不是所有的问题都适合采取正面实事求是的答复方式，因此在回答问题的时候应该掌握好答复技巧，进行巧妙的回答。第一，需要掌握好回答的速度。当对方的问题提出后，并不是越快回答就越好，应该在进行充分的思考之后再回答。第二，回答时要有所保留。第三，慎重回答尚未理解的问题。第四，当对手提出一些敏感的问题时，不要确切回答。第五，要注意不要不问自答，不要滥用“无可奉告”等词汇。