我国企业实施财务共享服务浅探

2016-07-13武汉海达天润国际物流有限公司黄志芳

中国商论 2016年7期

武汉海达天润国际物流有限公司　黄志芳

我国企业实施财务共享服务浅探

武汉海达天润国际物流有限公司黄志芳

摘要：当前，财务共享已经成为财务管理工作的发展趋势，这也是提升企业价值、有效应对市场风险的重要方式。随着科学技术的日新月异，为了适应社会的发展，有必要在我国企业中实施财务共享服务。本文首先介绍了什么是财务共享服务，其次阐述了我国企业财务管理模式的现状及形成原因，最后指出了在当前形势下企业实施财务共享的优势。

关键词：财务管理财务共享服务现状优势

20世纪80年代以福特公司为首的大型跨国企业推出了“财务共享服务管理模式”这种创新的管理模式。根据英国注册会计师协会早前的调查，至今已有超过50%的《财富》500强和超过80%的《财富》100强企业建立了共享服务中心。研究结果表明，建立了共享服务中心可以降低成本，使信息平台得到提升，业务流程得到优化。并且我国在2013年12 月9日，财政部关于印发《企业会计信息化工作规范》的通知，其中第三十四条明确指出“分公司、子公司数量多、分布广的大型企业、企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中，逐步建立财务共享服务中心”，这也为财务共享服务的发展提供了有力的政策支持。

1　财务共享服务相关概念及其共享服务的本质

企业实施财务共享的策略主要是为了实现组织结构优化、降低企业运营成本等目的，将在一个或多个地点对人员、技术和流程进行的有效整合。这样既保证了会计记录和报告的规范、结构统一，又不需要在每个公司和办事处都设会计，大大简化了原有财务人员的工作量，有效解决了垄断造成的效率低下、部门分散重复导致的高成本等缺陷，进而降低了企业财务部门的运行成本，提高了财务管理水平和效率。

共享服务模式是一种全新的企业管理理念，企业实施共享服务的本质在于对于公司已有的人力资源、资金等要素进行优化。我们可以将企业共享的内容称之为服务，通过建立一个系统化、集中式的服务中心，保证尽可能的业务部门能够分享服务中心的服务，进而提高企业的运行效率，有效降低企业运营成本。从企业的内部组成来看，共享服务模式主要指的是将企业中非核心的业务从企业中分离出来，然后通过一个服务部门进行统一的管理和运作，这样企业可以只关注于自己的核心领域，促使组织扁平化，提升组织的核心竞争力；同时由于共享服务模式是企业发展战略、业务战略、组织战略、人才战略、技术战略、经营战略综合变革的产物，而不是简单的集中、集成和集约，因此，它又是一种管理的变革。

2　目前我国企业财务管理模式的现状及形成原因

2.1资金利用率低，风险大

在采用传统的企业财务管理方法中，由于企业集团各个子公司和下属机构的情况无法进行实时监控，这样对企业及时防控风险有着不利影响。往来款项业务在不同法人公司需要同时配备相应的人员与其他法人公司进行往来账务核对、往来账务清理及账龄分析，加大往来对账工作管理难度并造成对账人员的冗余。应收账款业务在地区财务人员或门店总收银的工作集中在核对系统销售款和实际收到资金的工作中，大量同质性的工作会降低地区财务人员或门店总收银对日常收银的监督和管理，同时增加额外人员成本。应收账款业务在不同地点需要同时配备相应人员与供应商进行分别对账、发票校验，加大对账工作管理难度并造成对账人员的冗余。由于缺乏统一标准，各地的核对表单、差异原因、账务处理方法不一，这也导致了业务单位常常会对企业财务的客观公正提出质疑，频繁的冲突以及沟通往往会导致对服务质量难以得到有效保障，导致企业的运作效率比较低下，企业风险大。

2.2工作流程不规范，服务效率低

在分散式财务管理模式下，企业在采购、验收以及结算等诸多环节中，由于缺乏有效监控，往往会出现串通舞弊的现象，这对于企业的发展构成了严重的不利影响。企业在发展的过程中将更多的精力放在市场拓展方面，而对于企业内部管理区长期处于疏忽状态，尤其是在资金支付以及财务工作的审批、复核等几个环节上存在着很大的管理漏洞。许多企业在自身发展过程中凭证和记录管理不规范等问题十分突出。并且在企业发展的过程中，为了有效节省人力资本，一个企业员工往往会担任截然不同的职务，这导致了权责不清，责任不明。同时，企业在进行财务管理的过程中，对于企业收购物资的采购、入库以及保管等几个环节的管理还未建立起科学的监控体系，导致了企业在发展的过程中存在着徇私舞弊的现象。

2.3财务控制目标不明确

在分散式财务管理模式下，集团内各分子公司银行账户和资金头寸分散，银行关系由开户的分子公司自行管理维护，缺乏集团范围内的银行账户管理制度与规范，银行账户申请开立，申请，维护，撤销的相关流程，使集团难以对各分子公司银行账户结构的集中控制；也人为地增加了管理难度，集团难以及时有效地将所有余额集中调配，造成资金闲置，且对分子公司资金使用难以监控，并带来潜在的资金风险；各公司间往来账务情况无法高效准确地到达集团总部，月底核对工作量大且准确度不高，由于缺乏系统的监管工作也导致了企业在发展的过程中面临着潜在的威胁。

3　当前环境下企业实施财务共享的优势

同传统的企业财务管理模式相比，财务共享服务共享中心为企业带来的价值以及实际效益主要有四方面。

3.1可以降低企业运作成本

通过建立财务共享服务中心，往来款项业务可以充分发挥规模化优势和协同效应，有效降低往来对账成本，提高各业务流程工作效率和效力，集中处理所服务公司的往来账核对，及时、准确地为所服务单位提供往来对账单；应收账款业务可以集中核对处理分部收款，利用共享的资源来集中处理重复的资金入账核算，从而实现在业务量不变的前提下核对、核算人员减少或者是业务量增加而人员不变；应付账款业务可以集中处理所有采购对账、结算等相关流程，对业务流程、规则进行标准化管理，同时流程优化消除了多余的协调以及重复的、非增值的一些作业，使分配到每一作业的时间就会减少，大大提高了工作效率，并且实现了财务业务的标准化以及简化，会对工作人员的学历以及技能的要求有所降低，这在很大程度上有效降低了企业财务管理的运作成本。

3.2可以提升企业的服务质量及运作效率

企业实施财务共享服务后，可以在应收账款业务中形成一致的标准化的核对表单进行审核，以统一的接口面对前台业务人员提出的各类问题；应付账款业务一方面可以由共享服务中心统一与供应商进行对接，保证有问题的发票或者付款清单可以及时与供应商沟通或者接受供应商的沟通，提高了公司对供应商的服务水平；另一方面共享服务中心还可以统一与供应商确认账单金额，提高了账单确认的速度，并且能够及时解决与供应商的不一致，提高了对供应商的服务水平；财务共享服务中心统一对供应商处理支付，提高了公司对供应商的支付速度；往来账款业务通过在系统中搭建统一的对账平台，由共享往来会计集中核对各公司间应收、其他应收、预付、应付、其他应付、预收账款等科目的往来账务，及时、准确地为所服务单位提供往来对账单，并根据对账结果，组织往来未达清理，推进超期往来清零。同时对往来进行帐龄分析，协助进行科目解析，对存在的问题进行预警，推进各单位进行解决，并对集团内超期挂账往来和个人往来进行清理。

3.3可以实现集团范围的财务监控

企业财务共享服务的实施可以规范从终端收款、资金入账、资金监控到收入核对的整个流程，加强了总部对各分子公司营业网点的实时监控。基于流程和业务分工的财务作业模式使单据随机分配到每个业务处理人员手中。业务所面对的是封装的财务共享服务中心，而不再是财务工作人员，这样就使工作更加严格，消除了串通舞弊的根基。同时，通过这种措施也实现了业务处理工作的公开和透明化，任何业务都可以通过财务共享中心进行查询，这样可以及时发现存在的问题并可以及时进行解决。也可以对所有的返利、费用订单集中在共享服务中心进行处理，统一确认标准，增强对返利的控制；通过总部对供应商的资本文件进行扫描，经过统一的审核标准，能够增强对供应商的控制；所有的采购合同必须经过扫描系统扫描到总部实现合同数据化，保证合同的可追溯性。统一维护合同等业务交易数据和合同管理、统一进行发票处理和供应商对账，集中化、标准化全公司财务核算流程，使公司对应付账款的控制得到加强。

3.4可以集中管理企业资金，提高效率

通过成立资金管理中心作为统一的银行关系管理、授信管理和间接融资管理平台，要求各成员单位在资金管理中心制定的主办银行开立帐户，由资金管理中心集中管理其账户及资金头寸，并对其他银行账户进行精简。资金管理中心从主办银行获得整体的银行授信，并根据各成员单位的融资需求统一安排使用。这样可以对企业集团在发展过程中所面临的风险进行防控，通过对子公司的管理，能够降低资金使用的成本。

通过本文分析我们可以看出，企业在进行财务管理的过程中财务共享可以推动企业财务一体化发展。通过企业对财务资源的有效整合，可以确保将各类财务值统一到共享服务中心。借助该体系能够实现将企业集团的各项战略以及财务管理需求直接送达企业的核心决策层，能够为企业集团制定发展战略做出应有的贡献。并且由于财务服务中心具有很强的执行能力的财务流程，这也推动了企业集团发展战略的顺利实施。因此，企业实施财务共享迫在眉睫。

4　我国未来共享服务的发展趋势

共享服务方案在很多《财富》500强的企业已经开始启动，而我国的企业对共享服务方案的关注度还远远不够，截至2014年，还只有为数不多的大型企业在共享服务这个领域开展了部分工作，据统计，参与到共享服务中心的企业在我国境内总数还不足500家。总结国外成功实施共享服务方案企业的实践经验，对于我国企业的共享服务中心未来的发展趋势，应该呈现出以下特点：第一，共享服务中心在建设的过程中要全球化拓展，走国际化路线。第二，要对服务中心的服务范围进行不断拓展，将服务中心的服务范围逐渐拓展至供应链，要包含从客户端到供应商的全过程，并且应信息时代要求，要强化企业的信息流管理，能够为管理层提供科学的业务数据。第三，在服务中心发展的过程中，可以将共享服务中心外包，在这个过程中关键是要将财务处理流程从公司中分离出来，并且只保留价值高、商业化的业务合作活动作为公司的核心业务。但是，很多企业公司由于明确规定合作范围以及沟通等事项，最终却导致权责不清晰、留任团队技能跟不上、失去了公司的信任。要解决这些挑战，各公司需要明确阐述对留任部门的期待是什么，同时开展技能评估和培训团队。第四，虚拟共享服务中心。虚拟式服务中心的某些服务功能和机构则设在不同地点，彼此通过网络进行工作沟通和联系。相信在未来，随着我国社会经济的持续发展和高新技术的不断成熟，我国设立的共享服务中心在服务的广度和深度上将逐渐趋于成熟。