论信息时代高校档案管理注意的问题

2016-07-12通淄博市技师学院

科学中国人 2016年12期

关键词：信息时代档案管理人员

景　通淄博市技师学院

论信息时代高校档案管理注意的问题

景通
淄博市技师学院

21世纪是一个信息时代，在这种环境下高校的管理体制也随之发生变化，自然高校档案管理也要相应变革和创新，才能满足时代发展所需。本文就从高校档案管理现状中分析存的问题，并结合实况提出解决这些问题的策略建议。

信息时代；高校档案管理；问题

1.前言

一直来，高校档案管理均是我国档案管理中的一个组成部分，自然也得到了相关部门的高度重视，制定了一系列相关的管理办法。在信息化时代我国经济建设快速发展，科技技术也不断提升。在这种环境下，高校档案管理必然面临着新的挑战，如果还是按照传统的管理模式必然无法满足时代发展所需。在这种形势下，探究档案管理中存在的问题具有重要意义。

2.信息时代下的高校档案管理现状

在信息时代下，高校档案管理必然要进行创新和改革，但是不能够盲目实施。只有结合档案管理中存在的问题，才能够达到创新和改革的效果。总而言之，高校档案管理中存在的主要问题有如下几个方面：

（1）档案管理的数字化水平较差；事实上，许多高校并不重视档案管理，认为档案只要有就可以了，因此必然不会过多投资到档案管理上去。自然档案管理工作中极难有足够资金建设管理过程中的数字化，导致档案管理中缺乏了硬件设施的支撑，从而造成了一些高校的档案管理缺乏信息化。过去的一些光盘、录像等各种视频物品因为室内环境不好，逐渐出现了老化或者消磁现象，必定会影响到档案管理。而且一些保存到计算中的电子档案、软件，因为计算机中毒或者系统问题等各种原因造成了中毒，文件缺失，乃至出现被盗现象，这些因素的管理需要较高的专业技术水平。因为许多高校根本不重视档案管理，致使档案的日常管理中缺乏规范性，包含了存放档案、借阅档案以及使用档案。许多存放档案的过程中不按照统一标准装订封皮，而且哈要将档案管理印章加盖到粘封处，有利于防范原始附件出现丢失、篡改等各种风险。

（2）信息人才不足；在现在的档案管理人员中，很多人员综合素质不够且信息人才不足。首先高校中设置档案管理的专业并不多，致使档案管理队伍的人才普遍不高，许多档案管理人员业务水平差，缺乏相关的专业知识理论。并且许多人在认识档案上有一定误区，认为干档案管理这个岗位没有前途，因此管理部门招聘人才时难度极大，加之许多学校的根本不重视这个部分，认为随便安排个人看好就行了，也就很少出资对相关人员进行培训。在信息时代，档案人员的综合素质明显无法满足时代所需，许多管理人员的思想意识形态摇摆不定，必定会影响到工作。其次在信息时代，档案管理人员一定要掌握档案的收集、分析、整理等各种管理方面专业技术，同时还要具备一定的操作计算机能力。同时在复杂的网络环境影响下，管理人员还要强化自身的安全意识、培养自身技术，做好网络安全的防护工作。而且从目前情况来看，档案管理中缺乏精准计算机技术人才，这也是影响档案管理的重要因素之一。

3.信息时代加强档案管理的措施

从档案管理现状来看，在管理过程中受到多方因素影响下，还存在各种问题。因此就需要结合高校档案管理实况采取合理的改进措施。

（1）加强重视档案管理的程度；事实上任何工作都是由人来完成，自然相关领导对档案管理的认可度和重视度，直接影响着档案管理水平。因此只有高度重视了这项工作，才会增加资金与精力上的投入。在高校的档案室中，一定要保证计算机、服务器、复印扫描设备以及存储设备等各种办公设备设施齐全，而且还要尽可能多引进功能及安全性高的管理软件，全面确保顺利开展档案管理工作。此外要确保方案管理中的安全，还要配备上齐全的消防安全设备及防火防盗设备，有效提升档案管理的基础条件，这样才能够更快的满足信息时代档案管理工作要求。

（2）加强档案管理的人才建设；档案管理水平的高低都是由人才来决定的，因此工作人员素质高低直接影响着档案管理。而且人员素质要求影响着管理工作中的任务、形式及目标。要提升管理人员自身的综合素质，就必须要从几个方面入手：首先就要从外面大量引进具有专业技术的管理人员，必须要重视专业信息技术水平。所以在信息时代档案管理人员不但要掌握必要的收集、分析及整理等各种管理技术，要求相关工作者掌握基本的计算机操作能力。其次完善档案管理人员培训体系；高校要重视对网络知识的教育，从而满足新时代下档案管理所需。还要加强管理人员间及和其他相关专业人员之间进行业务交流，这样档案管理人员才能快速掌握别人的经验，分析自身存在的不足之处，并且将可用的、先进的工作经验融入到工作中去。

（3）创新管理体制；高校要建立完善的档案管理体制，尽量把档案管理工作融入到学校工作规划之中去，不断完善档案管理部门各种设施，为档案管理提供基础保障。首先一定要破除工作中讲资质的作风，为档案管理人员提供一个公平竞争平台，调动大家的工作积极性。在此基础上高校还要建立合理的考核体制，用此激励相关人员更加努力工作，营造一个良好的、和谐的人才竞争氛围。此外，还必须要高度重视档案管理的保密工作，针对借阅及销毁等各环节制定一套严格规章制度，并且按照此制度严格执行。