浅析高校人事档案管理的创新路径

王文瑜

[摘 要]高校人事档案管理是高校综合管理的有机成分。然而，目前高校人事档案管理存在着管理人员缺乏档案意识、专业素养，档案管理缺乏规范性、秩序性，管理方式和模式传统而落后等问题。针对这些存在的问题，本文提出了四条解决问题的创新路径：人事档案管理电子信息化；人才培养体系科学合理化；档案收集管理规范有序化；档案管理模式创新多元化。这些创新路径的提出对解决高校人事档案管理存在的问题具有借鉴意义。

[关键词]高校；人事档案管理；创新路径

[中图分类号] G647.24 [文献标识码]A

1 高校人事档案管理的现状

高校人事档案管理是高校管理的重要部分，一般涉及到高等院校的人才队伍建设、教学资源建设、信息管理与制度建设等主要任务，是高校人员管理、调用、考评、统计的重要依据，是高校发展与改革的基础，对促进学校科学有序发展有及其重要的作用。随着我国政治体制改革和高等人事制度改革的不断深入，高校人事档案管理显得日益重要，改革的需求也迫在眉睫。然而，目前高校人事档案管理存在着各种各样的问题，如，从事高校人事档案管理的工作人员缺乏档案意识、缺乏专业素养，高校档案管理缺乏资金设备，管理缺乏规范性、秩序性，管理方式和模式传统而落后，缺乏灵活性等。高校人事档案管理的现有模式已经很难满足当前的需求了，因此，本文拟从以下几个方面提出一些高校人事档案管理的创新路径，希望对目前高校人事档案管理存在问题的改进有借鉴意义。

2 高校人事档案管理的创新路径

2.1 人才培养体系科学合理化

高校人事档案管理人员素质的高低是高效管理的保证。要从根本上解决目前高校人事档案管理的各项问题，必须培养出素质高、能力强、专业知识过硬的人才和储备人才。首先，要严格规范高校人事档案管理人员的档案意识、法律意识。从事高校人事档案管理人员要严格遵守人事档案相关的法规、政策，健全民主法制观念，不得以非法方式、方法利用高校人事档案信息，还要注意保护好个人隐私，不得利用职务之便随便透漏个人隐私信息。这是从事高校人事档案管理的基本素质。其次，注意培养高校人事档案管理人员的信息整理和搜集能力。搜集人事档案时要注意搜集范围的广泛性，档案材料的连续性，档案材料之间的联系性；整理档案材料时要注意材料信息的准确性、真实性。最后，定期对高校人事档案管理人员进行培训，提供最新的信息管理知识和技术、最新的档案整理方法、最成熟的档案管理体系供工作人员学习、借鉴，从而保证工作人员业务素质的不断提高，高从而促进高校人事档案管理方法的日益成熟，高校综合管理的日益完善。

2.2 档案收集管理规范有序化

目前，高校人事档案管理存在着档案收集管理不规范的问题，如，纸质档案大小不一，信息不全，“人档不一”情况严重，档案顺序混乱，查询困难，容易遗失等等。针对以上情况，高校人事档案管理部门可以通过使档案收集管理规范有序化来改善这类问题。首先，科学分类，编排有序。改革开放以来，我国大部分高校人事档案管理由干部档案、工人档案、学生档案逐步转变为管理人员、专业技术人员和工勤人员等三类形式。因此，档案管理人员应以这三类为依据对人事档案进行编排、整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到完整、真实、精炼、实用的要求。其次，规范档案收集管理要求，做到统一规范，科学管理。具体做到：明确人事档案纸张大小，明确人事档案各项顺序，明确人事档案编排规则，明确人事档案的更新、修正原则，给定人事档案规范样本等供工作人员学习、借鉴。通过这两个方法，可以有效地将人事档案的管理引向更加规范化、有序化的道路，方便高校人事档案的存储、检索和备案。

2.3 人事档案管理电子信息化

随着信息化时代的来临，大数据成为了时代的潮流和要求，旧有的高校人事档案管理模式已经难以满足大数据时代的要求了。大数据时代背景下，信息总量变大，信息更新速度变快，信息传播速度也快，这就要求高校人事档案管理部门建立起一套完善的人事档案信息数据库。这种电子信息数据库的操作要领在于更好地利用计算机网络技术和信息技术，通过数据网络实现对人事档案信息管理与数据共享。该类电子信息数据库对信息管理者、信息被管理者、信息使用者都非常方便。对于信息管理者来说，不用反复整理纸质资料，信息录入以后随时可以更改、随时可以更新、随时可以检索，信息储存在电子信息库中更减少了纸质档案的磨损、消耗，还可以减少信息传播的速度，方便了不同部门之间信息的交接，大大提高了工作效率，减少了工作成本。对于被管理者和信息利用者来说，可以通过网上数据平台申请信息更新，检查信息完整性，查询相关信息等，减少了更新信息、检索信息的时间成本。人事档案管理电子信息化既是大数据时代的客观要求，也是提高人事档案管理效率的必经之路，更是高校综合管理模式改革的题中之义。

2.4 档案管理模式创新多元化

高校人事档案管理模式不断改革、创新，以适应日益变化的信息需求。但是，创新不意味胡乱创新，创新要在高校的管理传统、管理风格、管理需要的基础上创新，要制作出既尊重高校已有管理风格又能有效提高管理效率的基础上进行创新。创新，不是为了创新而创新，而是为提高高校人事档案管理效率而创新。此外，要注意正确对待借鉴其他高校人事档案管理模式和改善本校人事档案管理模式之间的问题。借鉴不是照搬，借鉴不是抄袭，而是要结合自身的优势，用外校管理模式的优势弥补本校管理模式的劣势，找到适合本校发展的档案管理路径，创造出多元的管理模式。因此，高校人事档案管理要突破旧有模式、取得重大改革成效，必须具备多元管理模式理念，发挥创造性思维，寻找到适合本校的人事档案管理方式。

[参考文献]

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