农业科研机构档案管理方面的问题研究

张英妹

[摘 要]档案管理是农业科研机构管理工作的重要内容，也是顺利和有效开展农业科研工作的重要保障。随着我国农业科研体制改革的不断深入，农业科研机构档案管理中的一些问题开始暴露出来，需要相关部门加强研究，积极创新档案管理的传统思路，构建农业科研机构档案管理的新模式。

[关键词]农业科研机构；档案管理；电子档案；档案开发

[中图分类号]F324.3 [文献标识码]A

农业科研档案主要是农业科研工作者在科研活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表声像、载体材料的总称。加强对农业科研档案的管理，是当前农业科研机构管理工作的重点，但是由于受到传统档案管理思想的影响，农业科研机构的一些领导对档案管理工作的重视程度不够，电子档案的建设相对滞后，管理人员的业务素质不是很强，这都在一定程度上限制了农业科研档案科研保障功能的发挥。因此，必须进一步加强农业科研机构的档案管理工作，增强农业科研档案管理的规范性、标准型、先进性和有效性，进而更好的服务农业科研工作的具体实践。

1 农业科研机构档案管理中存在的主要问题

1.1 档案管理意识淡薄

农业科研机构的科研档案，需要档案管理人员与科研人员的共同配合才能有效建立。但是有些农业科研机构的档案管理人员，是由单位内部的行政人员兼任的，有的单位甚至没有档案管理的专职人员，所以职员的档案管理意识相对淡薄，不仅缺乏农业科研档案管理方面的专业知识，其对农业科研档案管理的责任心也相对较弱。同时，有的农业科研机构的档案管理制度存在很大缺陷，对于单位内部农业科研档案的收集、整理、归档等还没有建立严格、规范的作业流程，导致农业科研档案的归档效率低。此外，还有的科研人员没有树立正确的档案管理观念，认为科研成果是自己的，所以不愿意将一些科研成果及时归档，甚至有意回避科研成果的及时归档，不仅增加了档案管理的风险，也限制了档案资源后期的有效开发与利用。

1.2 档案管理形式不合理

有些农业科研机构的档案管理，仍旧以纸质档案管理为主，档案管理人员的队伍结构也相对老化，所以一些年龄较大的档案管理人员思想守旧，仍旧习惯于采取纸质档案管理等传统手段，对计算机技术的应用不够熟练，从而制约了农业科研机构的档案管理水平和档案管理效率。尤其是当科研人员在查找相关档案时，往往会浪费大量的人力、物力、财力。同时，对于一些少数电子档案的管理，由于没有建立完善的档案安全管理制度，所以常常忽视电子档案的及时备份，不重视计算机软硬件设施的及时维护，这也会大大增加电子档案丢失、被篡改的风险。此外，有的农业科研单位由于还没有建立起纸质档案与电子档案双轨运行的档案管机制，所以科研档案管理水平的提升受到了很大的制约。

1.3 科研档案开发与利用的效率偏低

农业科研机构作为我国农业科技研发和科技成果转化的重要主体，其承担的科研项目比较多，所以档案资料也比较丰富，而且有些档案收集与整理的时间跨度比较大，涉及到的领域也比较宽泛，涉及到的档案信息资源有时会比较复杂，这就使得农业科研机构的档案管理开发与管理工作存在一定的困难。相关研究发现，农业科研机构的问题档案多是涉及到资料信息不齐全、不完整，科研资料过时，应用价值不高，查询困难等，目前已经难以满足农业科研机构档案资源共享与开发利用的现实需要，使得很多农业科研档案资源被闲置、被遗漏，没有发挥出应有的价值。因此，如何对农业科研机构的科研档案资源进行有效开发与利用，是很多农业科研机构档案管理工作的一大难题。

2 提高农业科研机构档案管理质量的有效举措

2.1 强化全员档案管理意识

基于农业科研机构的特殊性，其档案管理工作具有专业性、长期性、复杂性等特征，所以对档案管理人员的责任意识和业务要求比较高，农业科研单位的领导必须首先对档案管理工作给予更高的重视，积极增加档案管理工作的各项投入。在此基础上，单位要积极组织有针对性的档案管理培训工作，让科研人员和管理人员都充分认识到档案管理的重要性，有针对、有计划地对管理人员和科研人员开展培训，增强档案管理相关者的责任意识，规范相关人员的归档行为，提升他们档案管理工作的业务素质和能力。对此，农业科研机构必须在“全员参与”理念的指导下，落实好档案管理的岗位职责，提高单位内部每个科研人员的建档意识，规范他们的建档行为，并在平时积极同档案管理人员进行沟通与协作，进而有效调动每个职员参与档案管理工作的积极性和主动性。

2.2 创新档案管理形式，提高档案管理效率

在信息时代背景下，农业科研机构需要及时完善档案管理的基础设施条件，加强现代信息技术管理手段的应用，加快电子档案的建设步伐，这是当前农业科研机构提升档案服务水平和管理效率的重要选择。因此，农业科研机构需要在做好知识产权保护的前提下，进一步规范科研档案的收集、整理与归档工作，尤其是对于电子档案的管理，要做到安全第一，分批次、有步骤等推行，实现电子档案建设与纸质档案建设的有机融合。例如，科研工作者和档案管理工作者要学会运用计算机、复印机、扫描仪、局域网等先进技术和设备对档案资料进行快速的收集、整理、加工和共享工作，并尽量实现电子档案建设的规范化、标准化、系统化，进而为农业科研档案的后期开发与再次利用奠定一个良好的基础。此外，农业科研机构要重视对档案管理制度的建设与完善，如农业科研档案的日常检查制度、调阅与使用权限制度、纸质与电子档案的保管制度和档案库房管理制度等。

2.3 重视农业科研档案资源的开发与利用

农业科研机构的档案管理与开发是一项系统性很强的工作，在平时必须将档案归档、档案查阅与档案编研进行有机结合，增强科研档案管理的规范性、标准型和专业性，这样才能为后期的档案资源开发与利用创设良好的条件。首先，在平时要注意对农业科研文件材料的收集、整理，保证农业科研档案材料的完整性，同时要按照国家农业部部颁标准对农业科研档案，进行科学分类、著录、标引、检索，提高档案资源利用效率。其次，要增强科研人员和档案人员的档案资源的开发与利用意识，在平时要有高度的事业心和责任感，重视对农业档案信息资源的整理、开发和利用，提升档案资源开发的有效性和实用性。再次，要做好农业科研档案的保密工作、共享工作，处理好农业科研档案资源保密与农业科研资源共享之间的关系，使档案信息资源可以更好地为农业科研和农业科研成果的转化所服务。

3 结 语

总之，针对农业科研机构在档案管理工作中存在的各种问题，农业科研机构必须提高对农业科研档案管理的重视程度，只要农业科研院所高度重视农业科研档案管理工作，不断完善管理制度，重视体制机制创新，加大人才培养力度，调动全员参与档案管理工作的积极性，农业科研机构的档案管理工作才能不断取得新成效，对农业科技成果起到创新、活化、应用推广的作用。

[参考文献]

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