中小学后勤实施精细化管理的体系构建

□海南省海口市第七中学　王梅南



中小学后勤实施精细化管理的体系构建

□海南省海口市第七中学王梅南

一、中小学后勤精细化管理的理念和框架体系

1.中小学后勤精细化管理的理念。随着现代公司管理理念的不断改革创新,人们看到了精细化管理给企业带来的新的增长点。所谓精细化管理，是指通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。简单来说，就是要将复杂的工作简单化，简单的工作规范化，规范化的工作程序化，程序化的工作标准化。

将精细化管理思想引入到中小学后勤管理中是一种新的尝试，要求将管理具体、明确，力求每个人都做好本职工作，形成人人都管理，处处有管理，事事见管理的局面。把后勤工作做精、做细，实现管理模式由粗放型向精细型的转变，提高管理的质量和服务水平。

需要注意的是，将精细化管理思想引入到中小学后勤管理中，学校应该知道精细化管理与企业精细化管理在管理主要对象上有根本性的区别，企业精细化管理的目的是经济效益最大化，对象是工人、产品和生产流水线；中小学校精细化管理的目的是培育人，主要对象是未成年人。所以，一方面优质的后勤服务要为学校的整体发展保驾护航,促进教育教学等各项工作稳步前进,保障广大师生员工全身心地投入学习和工作;另一方面,后勤部门在为学生服务过程中,应以优质的服务、热情的态度、文明的风尚和规范的行为,在精神上、思想上和道德上能给学生以潜移默化的影响,从而达到服务育人的目的。

2.中小学后勤精细化管理的框架体系。本文构建的精细化后勤管理体系（见图2），是指在精细化管理和服务育人的管理理念下，建立和完善后勤的资产、财务和人事管理制度，利用网络信息化平台，通过规范化、流程化等方式，对学校后勤的财产、物资、职工等进行全面管理、统一部署，力求为学校的稳定可持续发展提供有力保障。

二、中小学后勤精细化管理的制度

1.资产管理制度。教育资产尤其是固定资产是学校全面推进素质教育、提升学校办学品位、保证学校完成各项工作与任务的重要物质保障。然而很多学校不重视对学校资产的管理，资产浪费、资产流失、资产账实不符等许多问题存在于当前的学校资产管理过程中。实施精细化管理后，固定资产购置验收、日常资产使用维护、资产清查调整等工作都要求细致、系统，常态化。

（1）科学设置管理层次和配备管理人员。由一名校级领导主管这项工作，总务主任具体负责，成立资产管理处，下设财产保管员、专项资产负责人、采购负责人。对资产可以实行资产管理处和具体使用资产的科室的共同管理，为达到合理优化配置资产的目的，资产管理部门主要应当在宏观上对资产的使用与管理进行指导和监督。

（2）健全管理制度。具体包括：①严格资产购置、验收制度；②健全资产使用维护制度；③严格资产处置制度；④定期开展资产清查工作。其中资产使用维护是学校资产管理的重要环节，学校应该健全资产使用维护制度，明确资产责任人的职责，对于使用登记记录、安全防范措施等具体内容要严格要求，以预防资产的保养不当造成浪费。对于大型、精密、贵重仪器设备，学校建立专人负责制，实行领取制度。

（3）采用信息化管理手段。学校可以充分利用计算机信息化技术对资产管理的手段和运作模式进行改进，提高管理效率。例如选择合适的资产管理软件，将各部门的信息连接起来，实现数据资源共享。通过计算机网络技术可以对资产进行动态管理，实现资产信息自动整理与报告，便于相关人员核查资产总体状况。

2.精细化财务管理制度。

（1）健全财务制度。财务管理是学校总务后勤管理工作的核心。要做好学校财务管理，首先要严格按《中小学校财务制度》等会计制度实施管理，做到依法照章。二是要强化计划管理，重视预决算工作，“量入为出、统筹兼顾、保证重点、收支平衡”是预算编制工作中应当坚持的原则。三是日常收入、支出严格按规范管理，杜绝不合理开支，做好年终结算。

（2）建立健全的内部控制制度。内部控制制度在实际操作中应做到以下几点——

①合理分工与责权利相结合的原则。

②账、钱、物分管的原则。

③健全的凭证制度和传递程序。

④复核与核对。

3.人事管理制度。

（1）各司其职，岗位精简。以海南中学为例，该校2007年初高中在校生为5612人。其总务处设置如下:后勤工作分属总务科管理，总务科编制内21人(含科室领导职务3人)，编制外人员17人。岗位设置是以完成总务科八项工作职责要求为依据。科室领导岗位：一正两副，主持科室全面工作；财产管理岗位：(1+1)人，管理全校现有各类住房、各类家具、用具等包括建档、保管、维修，管理土地使用及校内各种植物；日常事务管理岗位(1+1)人；基建管理岗位(2+1)人；采购员岗位一人；食堂管理岗位一人；财会管理岗位(3+2)人；水电组岗位6人(其中：编制内人员1人，编制外临时聘用人员5人)。可见，海南中学总务处人员精简，岗位分工明确，各司其职，既能完成日常管理工作，又避免了人力资源的浪费，节约成本。

（2）实行绩效工资，建立奖优罚劣长效机制。完善的奖惩机制,主要起到激励和制约两种作用。

（3）员工可持续发展。

三、中小学后勤精细化管理的方法

1.网络信息化。网络信息化的中小学校后勤管理是提高我国中小学校后勤管理水平和后勤保障能力的一个杀手锏，也是精细化后勤管理的重要手段。

2012年，海南省电化教育馆以政府招标采购的方式购买了由湖南联羿科技有限公司研发的中小学教育技术装备管理系统软件，学校版C/S结构适用于各中小学安装，B/S结构管理版适用于各区县等教育管理机构。教育厅希望各中小学通过此软件，实现教育技术装备的信息化管理，充分发挥这套系统管理学校装备的巨大作用。今后可以将工程建设、物资采购并与后勤部门的财务管理结合都纳入综合的后勤管理信息技术平台当中，那么数据之间就能共享，也使得后勤部门的账务清晰、资金资产情况明了，极大地提高了工作效率。

当然实现信息化的重要条件是数据化的实现。数据是衡量精细化的最佳标尺，量化是实行科学管理的重要标志。所以后勤部门尽量少利用定性的方法来处理工作问题。在诸如目标的制定、预算的编制、员工考核等方面最大程度的使用数据来量化。2013年6月，海南省教育厅下发了通知《海南省中小学数字校园建设标准》，提出在全省范围内用三年时间建设“数字校园”的目标。建设覆盖全省各级各类中小学教育，包括教育机构管理、学生管理、教师管理以及其他教育业务管理等在内的统一的教育电子政务平台和电子校务平台。

2.规范化和流程化。规范化是精细化管理的最基本要求和必要前提。学校实施后勤精细化管理,不能忽视以人为本的原则,科学、有效的制度是保障,后勤管理的各个岗位、各个环节都要有据可依、有章可循,管理流程标准化，同时应注意可操作性的问题。

流程化管理的思想应该贯穿学校行政后勤精细化管理的始终。学校各职能部门间相互联系，立体交叉,因此适合以“工作流”为载体的流程化管理方式。按照这种思想，“流水线”将产生在启动、分配、作业、监控、评价等各细节工作处，逐步向前推进，形成连续的工作流,从而实现各岗位的无缝衔接管理。与之配合的是学校要不断优化内部组织结构，打造扁平化管理组织结构，建设现代学校管理制度。

如学校的采购工作，是后勤的一项重要工作，按照精细化管理就需要按一定的程序进行，例如对于不需要上报上级主管部门的采购项目，需求部门填写规范的申购单，由总务处进行仓库核实后予以批准与否的答复。若需要购买，则由采购负责人在网上发布招标信息，公开进行招投标，选择合适的供应商进行采购合同的签订，直至设备验收入库需求部门领用。（见图3）

四、中小学校行政后勤精细化需注意的问题

精细化管理是起源于发达国家，其管理理念在中国推行的时间还不长,理论研究及应用也不是很成熟,许多人对精细化管理理念的认识存在误区，在实践时特别要警惕以下两个误区——

1.严防以小失大。“精”是经营管理的关键环节，“细”是关键环节的主要控制点。管理过程中的各项关键环节及其主要控制点的匹配性是精细管理所要系统地解决的问题，切忌眉毛胡子一把抓。

所以在后勤管理中也应分析主次，抓住关键环节，解决那些最能带来实质性改变的问题，比如针对保证学生在校安全的问题，最好安装门禁系统，同时从保安公司聘请身强力壮的青年人充当门卫，严格审查进校人员，加强巡查力度。

2.精细化管理不等于机械化管理。精细化管理在管理过程中,要求运用程序化和标准化,要求严格执行工作程序和工作步骤，以确保管理工作有条不紊地进行。我们要遵循分工明确，责任具体；对待工作任务精益求精，消除多头管理和政出多门。这样才是理解了精细化管理的内涵。

精细化管理思想成熟于企业管理实践中，中小学行政后勤将其应用到日常管理工作中时，要结合自身具体情况，抓住关键环节，充分发挥主观能动性，让制度更好地为人服务，而不是沦为制度的奴隶。在借鉴企业经验之时必须有选择性，有针对性，要结合中小学校的特点在实践中探索出适合自己的精细化管理体系。