新形势下中职学校档案信息开发利用的探究

【摘 要】本文就中职学校档案信息开发利用的现状、面临的新形势，对新形势下中职学校档案信息开发利用解决方法进行了深入探究。

【关键词】档案信息 开发利用 解决方法

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2016）05B-0079-02

中职学校档案记载了学校的发展历程，汇集了学校教育教学、科研全部成果，沉淀着学校的传统和风格，涵盖范围广、内容更新快、具有重要的社会价值，应充分加以研究和利用。

一、中职学校档案信息开发利用现状

近年来，在党中央国务院的大力推动下，中职教育围绕国家经济社会发展需求，在服务中深化改革、在贡献中加快发展，取得了历史性成绩。2010年6月，教育部更是联合人力资源社会保障部、财政部启动“国家中等职业教育改革发展示范学校”建设计划，中央财政拟投入100亿元，分三批遴选支持1000所中职学校深化改革，为全国职业教育改革发展发挥引领示范作用。

中职教育的快速发展，必然要求中职学校档案工作与之相适应，要求中职学校档案部门充分开发利用档案信息，更好服务于学校教育教学改革与发展。然而，目前中职学校档案信息开发利用的现状，与中职学校建设对档案信息需求的日益迫切和国家信息化发展的新形势是不相适应的，中职学校档案信息开发利用范围较小，主要服务于以下方面：

一是为毕业生提供证明服务。即为毕业生就业、升学、出国等提供学籍、成绩表等档案材料或开具学习经历档案证明。

二是提供查证服务。即为用人单位提供录用学校毕业生的毕业证查证服务，或为丢失毕业证的毕业生提供毕业生资格审核与证书验印登记表、毕业生名册、学籍表等证明材料，以便毕业生补办毕业证，维护毕业生利益。

三是服务学校改革与发展。即为领导决策、各类评估检查、校史编撰、举办校史展览、职工工资晋升、评定技术职称等提供档案信息资料、图片。

笔者所在学校的档案室，从2001年至2012年档案利用情况看，每年档案利用者不足200人次，仅占全校师生总人数的1%，且其中大部分是毕业生查询学籍档案。2013年，笔者所在学校被确定为首批“国家中等职业教育改革发展示范学校”。为更好服务于学校“国家中等职业教育改革发展示范学校”建设，学校档案室加大了档案信息开发利用力度，建设了学校基础数据库、示范校建设文件汇编等，但近两年档案的利用率仍不足500人次/年。由此可见，目前中职学校档案信息开发利用程度远远不能满足中职学校发展的需要。

二、中职学校档案信息开发利用面临的新形势

档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。随着社会的不断进步与发展，人们对信息、知识的需求量不断增加，精确度不断提高。人们在利用档案过程中，对档案部门的服务质量要求在不断提高，已不仅仅要求能够提供档案信息，更要求准确、及时地提供档案信息；不仅要求提供单一的档案信息，更要求提供综合的、系统的档案信息；不仅要求在阅览室提供利用，更要求提供网络查询和全文下载服务等。我国的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展。为此，中职学校档案部门必须顺应时代要求，担负起时代赋予的历史使命，立足现实，长远规划，既要在服务上下功夫，更要运用新技术、新手段提高服务利用的水平，这是档案事业适应时代发展的必然选择，是档案事业在新形势下实现健康发展的必由之路。

三、新形势下中职学校档案信息开发利用探究

随着信息技术的快速发展，探索做好档案信息开发利用工作的最佳方式和有效途径，对于服务中职学校的改革发展、服务教学科研等方面有着越来越重要的作用。

（一）加强档案宣传，强化档案意识。档案意识淡薄，对档案工作不重视，是档案信息资源得不到充分开发利用的主要原因。为此，档案部门应采取多种手段，通过发放档案宣传资料、举办档案展览、出版档案宣传板、举办档案知识竞赛、宣传报道档案工作等形式，加大档案宣传力度，强化档案意识。通过宣传教育，让人们更加了解档案部门的馆（室）藏内容、利用方法等，从而有针对性地利用档案。

（二）丰富档案馆（室）藏，扩大开发利用基础。要大力丰富中职学校档案馆（室）藏，增强档案信息贮存量，不断满足中职学校及社会对档案的需求。一是要明确档案收集范围，按照党群、行政、教学、科研、基建、出版、会计、外事、实物、声像等不同范围进行分类。二是强化档案收集，抓好中职学校各类活动文件材料的收集，把好接收关，确保档案原始资料齐全完整。三是注重教学、科研、改革等办学成果方面档案材料的收集，积极宣传学校办学成果，不断扩大学校的社会影响，提升学校知名度。四是加强办学特色方面档案材料收集、突出学校办学特色。

（三）运用信息技术，合理调整档案信息布局。要以发展的眼光，大力推进档案数字化建设，注重数字化档案的收集、整理、编研、利用。一是运用现代信息处理技术，对档案信息进行编目、整序，实现档案图文信息的数字化，建立内容丰富的档案信息数据库。二是建立档案网站、网上档案馆（室），通过网络的远程登录功能，最大范围的扩大档案利用范围，实现中职学校档案信息服务社会化。

（四）大力开发利用馆（室）藏档案信息，提高档案信息利用率

开发利用档案信息要有针对性。档案部门必须及时了解学校及社会需求，紧紧围绕学校发展规划和工作重点确定开发利用主题。

1.主动提供档案信息实地与网络查询服务。

（1）建立功能齐全的档案查阅室、校史陈列室等，主动提供档案实地查询与阅览服务。设置查阅室接待上门查询档案是档案部门开发利用档案信息的基本方法，而且是一条直接可靠的途径和最简单有用的方法。此外，中职学校还应建立校史陈列室，提高档案使用效率。

（2）建立学校档案网站，主动提供网上利用服务。中职学校可依靠学校计算机专业师生的资源优势，建立学校档案网站。通过制作内容丰富的档案信息网站，以及将档案信息管理系统接入学校网站，实现档案信息的网上阅览、检索与利用。

（3）建设资源丰富的档案信息数据库，提供档案信息网络服务。档案信息数据库是档案室网络的信息资源，是档案信息资源共享体系建设的核心。中职学校应根据中职学校特点及实际，先行建立文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、大事记数据库、优秀毕业生数据库、教科研成果数据库等。建成的档案信息数据库，通过网络技术接入学校档案网站、局域网、全国学校档案信息网，甚至国际互联网，从而实现档案网络信息服务，最大限度实现档案信息资源共享。

2.加强档案编研，提供多层次档案信息。

档案编研是档案部门根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等向社会提供服务的一项工作。它是一种高层次的档案开发利用形式，档案编研无疑在中职学校档案工作中占据重要地位。加强中职学校档案编研，档案工作者必须及时深入了解利用者的档案需求，从中确定编研主题，进行有针对性和实用价值的编研，编制出时效性、特色性、专业性、实用性较强的，适合学校和社会需求的编研成果。

档案工作是功在当代、利在千秋的大事。档案工作者要有超前服务意识，努力提高业务素质，不断开拓创新，充分开发利用档案信息，更好地为学校建设和发展服务。

【参考文献】

[1]邵芸芸，朝辉.中等职业学校档案信息资源开发利用探析[J].山东省农业管理干部学院学报，2012（3）

[2]郝红.论学校档案信息资源开发利用[J].黑龙江史志，2013（16）

[3]唐祖芳.浅谈信息时代档案信息资源的开发利用[J].航空档案，2009（3）

[4]张晓霞.档案信息资源开发利用现状及应对措施[J].山东档案，2011（3）

【作者简介】杨柳红（1978— ），女，广西柳城人，柳州市第一职业技术学校档案管理员、讲师，管理学学士。主要研究方向：学校档案管理。

（责编 罗汝君）