刍议高校档案管理网络化建设

闫明

摘 要：计算机技术以及互联网络的发展给人们的生活带来了重大的变化，也为人们的日常工作提供了更多的便利条件。高校档案是重要的信息资源，对记录高校重要事件、推动高校的进一步发展具有重要的意义。本文重点讨论了高校进行网络化档案管理的重要意义及具体的建设措施，希望为相关工作人员提供一定的参考。

关键词：高校档案 网路化建设 意义 措施

高校档案包含着重要的信息，近年来，随着我国社会经济的不断发展，高等教育逐渐普及，档案管理工作也朝着公开、透明的方向开始转变。但是高校档案的内容复杂，信息量庞大，传统的信息管理方式很难确保档案信息在第一时间得到有效的利用，严重影响了高校档案的使用价值。因此利用现代化技术对高校档案管理工作进行创新十分必要。

一、高校档案进行网络化建设的必要性

当前的高校档案管理工作已经无法满足档案信息的利用需要，因此对传统的档案管理方式进行创新十分必要。主要体现在以下方面：

1.高校档案管理网络化建设的益处。首先，利用网络信息技术进行档案管理符合当前的工作模式发展潮流，可进一步提高高校档案的管理水平。使用现代化信息技术进行高校档案管理可以进一步提高档案管理的工作效率和工作质量，在更短的时间内实现档案资源的归类和录入，方便档案的使用，提高档案管理质量。其次，利用网络化技术进行高校档案管理可有效提高档案资源的利用效率。在传统的档案管理过程中，档案资料的记录和实际的情况可能存在着一定的误差，资料的完整性也参差不齐。利用网络技术进行档案管理，可以对档案资料的完整性和可利用性进行更加准确的评估，提高管理效率，这样在相关人员有利用档案资源的需求时，就可以快速找到所需要使用的档案，提高档案资源的利用效率。再次，目前的高校档案信息资源逐渐增加，但是传统的档案管理方式相对单一。利用信息网络技术进行高校档案管理能够进一步完善档案管理的方式，提高档案管理的质量和水平。

2.高校档案管理网络化建设的可行性。首先，随着计算机技术及网络技术的不断发展，高校教学及各项相关工作均已经逐渐开始了网络化工作，从当前的工作效率来看，网络化工作模式为高校工作的展开提供了诸多便利。目前，各个高校基本上都已经建立了独立、完整的高校网络系统，这个系统可以为网络化档案信息管理提供稳定的网络支持平台，高校不需要其他复杂设备进行档案资源建设，可有效节省建设成本。其次，高校档案作为重要的信息资源，其重要意义已经逐渐受到了更多的关注，在这种背景下，我国高校逐渐实行《高等学校档案实体分类法》，形成了一个相对全面的档案信息管理标准。这一标准中详细地介绍了高校档案资料的检索语言、目录著录、术语、名词、信息代码、管库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等内容相关规范。这可以直接作为档案资料信息化建设的依据和指导，提高信息化建设的效率。

二、高校档案网络化建设的有效措施

虽然目前高校档案的信息化管理已经有了充足的必要性和有利条件，但是从目前的情况来看，档案资源的管理仍然比较倾向于传统的方法。网络化建设仍需要很长的时间和过程。笔者认为，想要实现档案资源的网络化管理，可以借鉴以下措施。其一，高校需要进一步加强对档案信息资源的软件管理。管理软件是进行档案信息化管理的先决条件，对网络化档案管理工作具有直接的影响作用。为了提高档案资源的利用效率和管理效率，档案管理软件一定要在档案管理业务上具有高度的统一性和通用性。初步网络化档案管理工作需要難度适当，以当前的档案管理工作人员的计算机能力为标准，确保管理软件能够充分发挥出其工作价值。另外，网络管理软件需要与高校的档案管理工作的实际情况相互适应，发挥出档案管理软件的价值和作用。目前已经投入使用的档案管理软件中使用率最高的软件是紫光档案管理软件，具有综合档案管理、文档管理系统、文档扫描系统等功能，可进一步提高高校档案管理工作的整体效率和质量。其二，作为重要的信息资源，高校档案的使用也存在着一定的限制性，因此进行网络化档案管理需要重点解决管理的安全性问题。高校档案进行网络管理必然会存在着黑客、病毒等问题，这将会对管理系统造成严重的故障，导致系统管理的安全性受到严重的威胁。为了防止信息资源盗用问题的发生，需要进一步提高档案管理的技术要求，使用先进技术进行档案管理。此外，还需要从数据的角度入手，对资源数据进行备份，这样可有效预防资源数据丢失等现象的发生，确保资源利用的安全性。其三，高校的相关管理人员需要逐步树立正确的高校档案管理理念。创新档案管理观念，以更加先进的思想和态度对档案进行管理，意识到利用网络信息技术进行高校档案管理工作的必要性。高度重视高校档案管理的网络化建设工作，具体可以从两方面进行：一方面，学校需要对网络档案管理给予制度层面的支持，确保网络化管理的相关工作能够顺利展开。另一方面，高校管理者需要予以网络化建设更多的资金方面的支持，积极引进先进的软件系统、设备材料以及优秀的档案管理人才，保证资源的充足性。与此同时，高校相关工作人员应当该适当加强对档案管理工作的宣传，提高工作的系统性与有效性，鼓励全员参与网络化档案管理和建设的工作。其四，高校需要进一步完善档案管理工作制度，为各项高校档案的网络化管理建设工作的顺利展开打下坚实的基础。相关的高校档案管理人员也需要立足于根本，从高校的实际档案管理情况出发并加以分析，了解当前档案管理工作中存在的问题和弊端，根据当前我国现行的《档案法》中的相关的法律法规，制定符合高校自身实际情况的档案管理制度，保证档案管理工作的有效展开，进一步推动高校档案管理工作朝着现代化、科学化、制度化的方向发展。与此同时，完善的档案管理制度的制定，也能够保证充分明确各方职责，使档案信息收集、整理、存储、保管等工作更加规范、有序。最后，高校档案的网络化建设想要顺利进行，需要加强对档案管理人员的技能培训工作，提高其计算机水平。高校应该充分重视档案管理工作的重要意义，对当前的部门体制进行适当的改革，增加更多的编制，解决高校档案管理工作人少事多的问题。需要注意的是，为了顺利实现网络化建设，工作岗位新增的工作人员需要熟练掌握计算机技术，懂得网络管理软件的使用和操作的具体程序，解决高校档案网络化建设与管理工作面临的人员技术水平不足的问题。对于现有的档案资料管理人员，需要进一步加强教育培训的力度，定期开展业务水平考核，考核合格后才能上岗，从而为档案管理现代化提供必要的人才保障。

三、结语

综上所述，本文对当前高校档案管理工作进行网络化建设的必要性以及现阶段进行网络化建设的有效措施进行了深入分析，希望可以为相关工作人员提供一定的借鉴与帮助。

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