关于档案信息化建设与档案管理的探讨

程艳

摘 要：档案信息化建设与管理结构实现了人们对档案数据管理结构的时代要求，本文针对档案信息化建设和档案管理的内涵、操作流程进行了简要的分析，并对档案信息化建設与管理过程中存在的问题以及对应策略展开了讨论，旨在为项目管理人员提供有效的管理意见，以供参考。

关键词：档案 信息化 建设 管理

伴随着科学技术的不断进步，信息化技术的使用范围已经扩散至各个领域，其中，档案管理工作和信息化技术的融合是随着时代进步逐渐形成的一种全新的信息管理机制。只有确保信息结构的先进性，才能真正实现档案管理工作与供需关系的平衡态发展，确保档案信息化收集、归档以及管理项目的效率得到有效的升级。

一、档案信息化建设与档案管理的内涵

档案管理工作对于企事业单位来说具有重要的意义，不仅是提供数据资源的路径，也是企事业单位发展进程以及发展趋势的直观化信息汇总，因此，将其与信息化结构结合在一起是时代发展的必然趋势。档案信息化建设项目主要就是利用现代化的信息技术进行整体建设结构的升级，并且借助计算机以及网络对其档案管理内容进行科技化的收集、存档以及管理，从而为管理人员提供调取服务的应用模式。在档案信息化管理过程中，人们借助最新的科技力量，是对传统实体化管理模式的优化转型，强化了数字化信息管理机制的重要价值。在档案建设和管理过程中，利用信息化建设结构，不仅能实现档案信息的数字化和网络化，也能最大程度的实现信息的共享，真正实现了信息建设、利用、管理结构的一体化。在利用信息化结构升级档案管理和收集的过程中，能提升整体信息调取和使用的便捷度，在企事业单位内部得到了广泛的推广。

二、档案信息化建设与档案管理操作流程

1.初始化创建。在进行档案信息化建设与管理过程中，操作人员要根据网络实际情况建立对应的数字化网络系统，从而建立专属于企事业单位的独立电子信息技术平台，操作人员要在建立平台的过程中，有效的结合企事业单位自身结构特点优化创建内部档案服务系统以及公众服务平台，从而升级项目的管理效率。操作人员要借助计算机进行网络技术的应用，为整体档案平台建立有效的服务窗口和宣传窗口，并且利用企事业单位内部建立的档案服务系统有效的接收不同的资料信息和数据，利用网络平台结构进行信息的推送和宣传推广，只有优化利用，才能确保档案服务窗口能有效的实现档案信息的最大化价值。另外，在创建初始化界面和平台后，操作人员要有效的提升其技术安全性能，且确保信息结构初始状态完整以及原本资料的真实可靠。

2.综合文件结构。在推进档案信息化建设的过程中，企事业档案管理人员要综合利用电子文件的推送部门、档案归档部门以及计算机信息管理部门之间的配合。首先，电子文档在形成过程中，由于建立档案信息的部门对信息资料比较熟悉，因此，对信息的创建要负有一定的责任。其次，档案归档部门在接收到信息后，要对电子文件进行预处理，将其形成部门独立的传输文件，并且利用对应的规章制度对档案内容进行熟知和分析，利用信息的基本结构对其进行归类和辨别，留存其中比较有价值的信息和数据，将其传输给信息管理部门。计算机信息管理部门要对信息进行网络技术处理，实现档案信息化结构的建立，发挥档案的归档价值。在实际运行过程中，要优化处理三者之间的关系。

3.文件归档操作。操作人员利用计算机技术以及处理技能，对信息进行复审和鉴定，确保了信息的实用价值之后，直接进行信息归档。

4.文件保存工作。利用电子信息技术能最大化的提升信息保存时间，较之传统档案管理结构和形式，档案信息化管理运行机制能确保信息不会受到空气破坏以及磨损，并且能保证信息的完整性以及原始结构，也能有效的降低档案信息的丢失概率。

三、档案信息化建设问题分析

1.管理结构缺失。档案信息化管理项目能有效的升级档案信息管理项目的基础结构，不仅便于查找而且能在建立信息存储和管理内容的同时，强化其应用价值。然而，对于档案信息化项目的运行效率来说，并不完全取决于计算机技术的升级，而与管理体制和结构息息相关，企事业单位内部管理人员若是不能对管理工作提高责任心，档案内容不能及时传递和归档，也就不能发挥信息结构对于档案使用效率的优化效用，反而会严重的制约和影响管理人员对于档案的使用效率。

2.数据异构。这是传输和接收平台建立过程中的问题，计算机网络传输资料库存在数据异构性质，就导致信息档案在传递后出现了信息的变更，有的信息甚至属性和数据结构都出现了问题，甚至还会出现特殊文件等病毒类文件，就会导致信息结构在建立过程中遇到问题，反而徒增了信息收集和管理的复杂性，在接受和传递过程中出现问题，整体信息的归档和信息化结构建设遭遇瓶颈。

3.数据分散。在信息传输和运行结构中，由于是传输通道传递信息，就会导致不同部门之间共同主题任务后形成了同源信息，一样的信息出现多次，这便是信息数据分散的主要原因，例如，各个相关部门财务总结过程中，都会上交财务报表，而各部门之间的信息就会在电子传递过程中出现信息重复的现象。这就会徒增信息收集中心的筛选工作，经过反复的比对分析选择出可以供各个部门共享且具有利用价值的信息，增加了工作量。

四、优化档案信息化建设路径分析

1.优化管理机制。在实际管理过程中，在信息接收之后，管理人员要根据实际情况建立健全信息的分辨组合操作，并利用计算机技术进行信息的数字化结构转换，在这个过程中，管理人员要有效的甄别具有实际意义的信息，确保信息留存的真实性以及完整性，同时要根据档案信息管理规定有效提升管理的规范化操作，按照指定的制度进行实施和信息归档，保证信息收集和归档任务的实时性。

2.提升人员素质。在档案信息化建设和管理过程中，管理人员要具备一定的计算机操作知识，并且能应对突发情况，因此，只有提升管理人员的根本素质，才能进一步升级档案信息的管理工作。单位要针对档案方管人员建立考评和奖惩制度，以激发管理人员的工作积极性，从而更好的提升自我创造性，全面优化档案信息化建设和管理工作。企事业单位也要对管理人员进行定期的培训，在提升其专业能力的同时，提升管理的素养，优化整体档案信息化建设和管理项目的效率。

3.强化信息共享。档案信息化建设和管理工作就是对传统管理结构的升级，这就需要管理人员在管理模式和管理结构方面提升认知，强化信息技术、计算机、网络平台以及大数据融合机制，在信息传递的过程中，深化运行有效的信息捕捉能力以及信息共享机制。在档案信息化建设和管理过程中，有效的提高信息内容以及电子软件的检索机制，从而提高信息管理的安全和规范。

五、结语

总而言之，在信息化高速发展的当下，利用计算机以及网络技术进行档案的信息化建设和管理具有非常重要的作用，不仅能优化整体档案管理项目的运行结构，也能提升信息传递的时效性以及信息留存的长效性，管理人员要在提升自身管理素质的同时，实现信息的优化共享，促进我国档案信息化建设和管理项目可持续发展。

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