全面质量管理体系与内部控制整合的探讨

陈留平++朱云骢

【摘 要】 在调结构、稳增长的经济新常态下，更多企业设计并执行内部控制制度与ISO9000质量管理体系，以提升核心竞争力、规避风险。然而两种管理体系并存使企业管理难以形成合力，出现众多问题。文章对比内部控制与ISO9000质量管理体系的基本内容，阐述两者在企业中共同运行引发的问题，指出两种体系整合的可行性与必要性，且以此为基础探讨了整合的方法。

【关键词】 内部控制； 质量管理体系； 整合

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2016）11-0077-04

一、引言

ISO9000质量管理体系由国际标准化组织制定于20世纪80年代，经过多年发展已经成为全球通用性质量管理标准。该标准在我国推行已经有20多年，它帮助我国企业强化产品质量、规避质量风险、提高企业效益，被广泛运用于各行各业。

财政部会同五部委分别于2008年和2010年发布了《企业内部控制基本规范》（以下简称《基本规范》）与《企业内部控制配套指引》，这也标志着我国企业内部控制体系基本建成。至今，我国大部分上市公司与大型企业已经按照《基本规范》的要求逐步完成了内部控制体系建设工作。在建设工作推进时，许多通过ISO9000认证的企业产生困惑，即内部控制作为一项独立的管理系统，与企业已经存在的质量管理体系独立并行。一个企业，两种管理体系，必然给企业带来交叉管理的矛盾，导致管理者权责分配不清晰、执行者对制度执行产生困惑，造成企业管理效率低下，增加管理成本。随着内控建设工作向广大中小型企业推进，更多的企业将面临同样的问题。如此一来，是否有必要对这两种制度进行整合，整合是否具有可行性以及整合的方法是什么，成为需要解决的现实问题。

二、整合的必要性

两种制度独立运行，给企业造成了一系列问题：

（一）两种体系的主管机构各自为政

质量管理体系一般由质量管理部门负责，而内部控制则由内审部或财务部负责，这使得两种体系从设计、执行到更新与监督，都缺乏整体规划，相互独立。当制度编写时，两机构人员以各自的专业领域为基础，“一人一把号，各吹各的调”，使得两者内容既有重复又存在矛盾，给制度的顺利执行埋下隐患；当制度执行时，两部门各自行动，缺乏沟通，极易造成交叉管理和重复管理，不仅使得制度执行者产生困惑，影响制度执行的效果，还造成资源浪费，管理成本增加；当制度体系修改与更新时，两者无法同步，形成管理盲区；当管理出现问题时，各机构间推诿扯皮，推卸责任，企业的管理责任无法落实。

（二）文件内容相似

质量手册、程序文件和作业指导书形成了ISO9000体系的三级文件，而内部控制体系则形成内部控制手册。两者内容虽然侧重点不同，但都是以企业各业务流程为基础，找出关键控制点并对此加以控制。其结果使得某一工作流程或关键控制点由两套文件进行管理，形成两套记录文件，造成了资源浪费。

（三）职责权限不一致

两套管理制度在各自的框架内对职责权限和报批手续有不同的要求，易形成重叠交叉的职责权限。众所周知，控制的精髓在于分权与制衡，清晰明确的职责分工、相互牵制的权限分配、严格统一的报批手续是企业内部各项控制有效运行的前提条件，否则将造成企业管理和监督的漏洞、权力的泛滥，滋生出舞弊和腐败，造成企业控制失效。

（四）监督与审核程序繁琐

两种管理体系拥有各自的监督审核体系。质量管理体系的审核分为内部审核和外部审核；内部控制的审核则包括内部评价和外部审计。两套制度平行，使企业忙于重复的检查与评审，加重了员工的负担。

正是因为存在这一系列问题，使得两种制度的整合十分必要。通过部门整合，可以统一领导机构，解决多头、重复管理的矛盾；通过文件整合，形成一套制度文件，明确企业岗位职责、权限分配与业务操作流程，方便员工掌握和操作，减少文件资源浪费；通过内部审核整合，降低监督检查的频率，减少工作压力和负担。整合最终能够使企业化解两种体系间的重复及不协调的矛盾，提高工作效率，降低运行成本。企业用更少的投入、更短的时间实现各项管理目标，增强企业核心竞争力。

三、整合的可行性

现代管理理论中，内部控制制度和ISO9000质量管理体系均为企业全面管理的重要组成部分，区别在于侧重点不同。具体来讲，两者存在如下共同之处：

（一）目标一致

根据《企业内部控制规范讲解》的规定，内部控制的目标是“经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促使企业实现发展战略”[ 1 ]。从内控的定义可以看出，内部控制通过对公司层面和业务层面有关资金活动的业务进行控制，使企业实现以上五个目标。而质量管理体系的目标是使顾客满意，即在生产全过程中，针对质量进行严格控制，使企业有能力提供顾客满意和符合法规的优质产品与服务，增进顾客满意度。旷明燕（2011）[ 2 ]认为，两者（内部控制与质量管理体系）的目的是基本一致的，只是切入点不同。两者的目标一个偏向财务，一个注重质量，表面上看有差异，但实质只是切入角度不同，核心都是为了创造更多利润、规避各方面风险与损失、提高企业核心竞争力、实现企业发展战略，从这一层面来说，两者目标一致。

（二）内容相关

《内部控制配套指引》规定，内部控制针对18个方面进行控制，而质量管理体系则涉及19个方面。两者具体内容如表1所示。

根据表1所列示的内容，通过对比分析可以发现，两者在销售、采购、人力资源、职责权限和沟通、研究开发、合同等内容上相互重叠。此外，虽然质量管理体系不直接涉及财务内容，但毕竟从产品生产到质量控制过程都存在资金流动，都会体现在资金活动中，因此质量管理体系所覆盖的大部分内容也被内部控制所包含，二者息息相关。

（三）手段相近

一是内部控制与质量管理体系都采用过程控制方法进行管理。梅玮、吕红涛（2014）[ 3 ]认为，内部控制与质量管理体系都非常关注对风险的识别和控制。基于此，在制度编制时便要求识别出业务流程中各自的关键控制点并制定控制措施。

二是内部控制与质量管理体系的维护改进方式相近。质量管理体系利用内外部审核及管理评审方式，发现问题，持续改进；而内部控制通过会计师事务所的外部审计和内部控制自我评价的方式，找出缺陷并修改。

三是在职责权限的分配上，二者都体现出“分权”与“制衡”的思想，强调决策、执行与监督“三权分立”的原则。在表现形式上，两者都以文字形式形成规章制度，并在执行过程中加以记录；在过程循环方面，二者遵循“PDCA循环”，在计划、执行、检查和修正的循环中不断提升管理水平。

综上所述，内部控制与质量管理体系间存在密切的相关性，这给二者整合的可行性奠定了基础。

四、整合的方法

（一）机构整合

机构整合有两种方法。第一，新设部门（如综合管理部），其人员由原负责内部控制和质量管理工作的人员调入；第二，对现有质量管理部或内部审计部改造，使其既负责全面质量管理工作，又负责内部控制工作。整合后的机构应该由企业高层领导牵头主管，统一负责两种体系的整合以及日后运行工作。其具体工作内容包括对现有工作流程的分析梳理、对主要风险点和控制点的识别、对整合文件的编写、对整合进程的推进和整合后的执行审核工作。此外，整合工作应当全员参与，各业务部门需要支持配合，确保整合工作的顺利完成。

（二）文件整合

曾亿红（2009）[ 4 ]认为，质量管理体系对文件有严格的要求，其统一的标准化格式可以运用于两者文件的整合。所以文件整合以质量管理体系文件框架为主体，将内部控制手册的内容嵌入质量管理体系三级文件中，编制出符合内部控制和质量体系要求的全面管理文件，包含全面管理控制手册、程序文件和作业指导书，可称之为“全面质量控制手册”。

1.全面管理控制手册整合

全面管理控制手册是企业包含质量管理与内部控制要求的纲领性与概括性文件，其以ISO9000质量手册为基础，将内部控制手册中“总则”以及“公司层面”部分内容融入其中，整合遵循“相同部分合并，不同部分分别保留”的原则。

表2对质量管理体系与内部控制在管理控制手册范围内进行对比。

通过对比可以发现，两套体系主要内容相通，存在很强的对应关系。因此，对于描述与内容相同的部分直接进行合并；对于描述有差异，内容相同的部分进行语言描述的统一；对于两者分别独有的部分则分别予以保留。因此，通过整合，最终形成了如表3所示的全面管理控制手册。

需要说明的是，对于人力资源、产品实现、测量分析和改进内容，由于其涉及具体的业务流程，因此将它们整合后放入程序文件中。

2.程序文件整合

整合后的程序文件是企业全面质量控制手册的第二级文件，主要指满足质量管理与内部控制要求、规定各职能部门之间相关职能和完成活动所需途径的管理性文件。企业可以对照《内部控制手册》分别将适用的业务流程与风险点找出，并逐一与现有的质量管理体系程序文件进行对比，将程序文件中缺少的业务流程或风险点识别出，并将缺少部分按照质量管理体系文件要求补充编入原程序文件，以此完成新程序文件的整合。

以采购业务为例，《内部控制手册》与ISO9000程序文件均涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收等采购环节，所以这些环节的内容可以直接合并；而采购价格确定、付款、采购预算和会计控制环节是内部控制手册单独要求控制的，因此将此部分内容添加到程序文件中即可。

3.作业指导书的整合

作业指导书是企业全面质量控制手册中的第三级文件。它针对某项具体作业活动，详细描述标准化操作的方式与方法，使得作业过程得到有效控制。由此可以看出，作业指导书是对程序文件的细化补充。因此对于作业指导书的整合，应该对照程序文件，识别出各项业务流程所涉及的作业指导文件，对支持同一程序文件的作业指导文件进行整合归纳，形成与程序文件一一对应的作业指导书。作业指导书是内部控制各项控制措施的具体体现，也是企业管理制度的组成内容。

（三）内部审核整合

虽然文件层面已经整合为单一管理制度，但由于内部审核与内部评价的内容不同，要求人员的专业素质也不一样。企业可以将整合后的内部审核与评价工作交由内审部或整合后的机构负责，并对相关员工进行专业培训，使其具备ISO9000质量管理内审员和评价者的双重资格，将两者合二为一，有效减少检查次数，避免重复劳动，降低管理成本，提高管理效率。

五、结束语

综上所述，企业在质量管理体系框架内整合内部控制，形成企业全面管理体系是必要与可行的。希望企业在完善自身内部控制、加强质量管理的同时，适时开展内部控制与ISO9000质量管理体系的整合工作，形成一体化的全面管理体系，以协调好两种管理体系的关系，统一管理途径，提高管理效率，降低管理成本，最终实现企业目标。

【参考文献】

[1] 财政部会计司.企业内部控制规范讲解2010[M].北京：经济科学出版社，2010.

[2] 旷明燕.内部控制制度与质量管理体系的整合及效果[J].石油化工管理干部学院学报，2011（1）：50-52.

[3] 梅玮，吕红涛.企业内部控制框架内整合全面质量管理体系研究[J].企业改革与管理，2014（16）：35-36.

[4] 曾亿红.试论质量管理体系与内部控制体系的整合[J].企业家天地，2009（2）：28.