提高企业档案科管理工作效率的思考

刘韧

摘 要：企业的档案管理是企业管理工作的部分，而档案科是企业档案管理的重要部门，如何加强企业档案的管理水平对企业发展尤为重要，本文从五个方面对企业档案科管理工作效率进行分析，提出个人见解。1.加大《档案法》的宣传力度；2.加强档案的制度建设；3.提高档案科管理人员的综合素质。4.加强档案现代化管理的投入；5.开发档案信息资源。

关键词：企业；档案科；档案管理

企业档案管理工作是企业管理工作的一部分，它随着企业的存在而存在，随着企业的发展而发展。面对竞争日益激烈的市场经济形势，现代企业也在不断地发展和变化。企业性质的变化、所有者的更迭，新企业的产生和旧企业的淘汰等都对企业档案管理工作提出了严峻的考验。如何把握现代企业档案的管理工作，跟上社会和经济发展的步伐，如何使企业档案最大限度地发挥其价值及作用，是所有企业档案工作者面临的紧迫问题。

一、企业档案管理工作现状

1.一些合并、股权转让或政企分离企业，由于性质发生了变化，所有者发生了更迭，档案行政管理部门又不能及时了解企业变化情况，监督机制受到严重影响。加上股份制企业为多个主体单位或个人，控股比例不同，出资多少不同，为了企业的生存和发展，必然面对许多错综复杂的情况，档案工作根本提不上议事日程。

2.在日益激烈的市场经济大潮下，出资者一味追求经济效益，而档案不能带来直接经济效益，很容易被忽视。

3.企业中的文书与档案人员不稳定，管理跟不上，文件资料大量流失，严重影响了档案管理工作的正常开展。

4.大多数企业的档案工作者由于长期处于封闭、半封闭的工作环境，或者由于年龄结构、文化水平和多年来延续的管理模式，虽普遍具有勤勤恳恳、不怕苦、不怕累、不求名利、默默奉献的敬业精神，但不少人观念陈旧、思想保守、与社会接触少、社会活动能力和社会协调能力较弱，制约了档案管理现代化的发展。

5.有的企业档案保管条件很差，没有专门档案室，档案柜里的档案一放就是多年，无人问津，而且没有任何安全保護措施，档案的安全受到严重威胁。

二、规范企业档案管理工作的对策

随着经济体制改革的不断深化，企业档案管理自主权将大大增加，企业档案的所有权和档案载体形式将更加多样化，档案的封闭性将进一步加大，特别是多种经济成份控股公司和已完全走向市场自负赢亏的企业，档案所具有的凭证依据、法律依据、决策依据等作用将日趋明显和更加重要。从目前企业档案管理工作的特点看，要提高企业档案管理水平应着重解决好以下几方面问题：

1.加大《档案法次内宣传力度，坚持依法治档是现代企业档案工作的基础。档案管理工作是企业基础管理的一部分，做好档案管理工作与企业发展应同步进行。各企业负责人应自觉地学法、守法，用《档案法》规范自己的行为，要从“向历史负责，替未来着想，为现实服务”的角度，把档案工作摆在应有的位置，切实加强组织领导，实实在在解决档案工作中的难题，为档案事业的发展创造良好的氛围和条件。应自觉地把档案工作作为向董事会负责、向股东负责的大事来抓。

2.加强制度建设是规范企业档案管理工作的有力依托。企业档案管理工作要健康发展，实现真正意义上的科学管理，是不能完全靠觉悟来调整的。

唯有借助法律手段辅之以行政的、经济的手段进一步完善档案管理制度，才能对档案工作达到有效的、科学的、规范的管理。为了规范企业特别是那些股份制企业、私营企业的档案管理行为，国家档案行政管理部门要有适合各种企业类型需要的法律、法规或行业标准，以规范这些企业的行为。各企业应根据各自的特点，制定出自己的档案管理制度，将档案

管理制度列入有关部门和人员的岗位职责之中，来约束包括企业法人在内的全体员工的依法管档、用档行为。

3.提高档案工作者的总体素质是企业档案管理的重要保障。计算机的产生和应用对人类科学文化的发展产生巨大的推动作用。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公方式和传递速度在文件载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不会完全取代纸张，但纸质文件必然会越来越少已成为势不可挡的历史潮流。为了保证企业活动的真实历史记录得以长期保存和利用，这就要求每一个档案工作者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响，必须及早学会利用现代化档案管理手段—电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和保护。所以，在配备档案工作者时应考虑年龄结构、素质结构和知识结构。此外，还要培养档案工作人员的时代感、紧迫感、爱岗敬业意识和乐于奉献精神，要熟悉本单位业务情况，了解本企业基本的专业知识和档案专业知识，而且具有信息采集、加工、编排技术，只有这样，才会有效发挥档案人员的工作积极性和创造性，才能创造档案工作的新局面。

4.加大档案现代化管理的投入，是企业档案管理的必备条件。制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起决定因素的是领导者的现代化意识水平。为此应该做到：首先，应投入大量的精力关心和支持这一事业，想方设法创造条件投入资金，配置独立的档案库房、档案柜等设备及防火、防霉、防蛀、防盗设施，以确保档案的安全。其次，各级领导尤其是主管档案工作的领导，要重视此项工作，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位重要达标内容进行考核。

5.开发档案信息资源，最大限度地发挥档案的价值和作用是企业档案管理的最终目标。市场经济条件下的企业档案开发利用工作，应以生产经营为中心，以经济效益为中心，开展多种形式的档案信息资源开发利用工作。如：建立档案资料信息库，在企业内部共享；利用档案编写企业发展需要的材料供大家使用；采用现代化手段和网络技术逐步使档案信息资源社会化、市场化、数字化。在开发档案信息资源方面充分发挥专业技术人员的专长，有组织、有目的、有计划地开展档案资料编研工作。在调研档案利用情况的基础上，由档案人员出题，征求各部门意见，再以编研计划的形式下发，组织一定力量实施。

三、结语

综上所述，提高企业档案科管理工作效率不是一朝一夕之事。企业档案管理是一項综合且复杂的程序。新时期档案科管理工作的开展更是离不开领导的支持。所以，为了有效的提高工作效率，管理及工作人员就要对工作重视起来，不断提高自身素养和能力才能适应新形式的变化，才能为企业做贡献。

参考文献：

[1]关于企业档案管理工作发展思路的思考[J].办公自动化.2016年 11期.

[2]对新时期企业档案管理工作的思考与探索[J].现代国企研究.2016年 14期.