办公室行政管理精细化的思路与对策

李桂林

摘 要：企业办公室是十分重要的部门，它是企业的枢纽，而行政管理则是办公室管理工作中的重要内容，对保障办公室工作效率有重要意义。现阶段，各大企业竞争日益激烈，要想使企业更好的迎接挑戰，就需要提升办公室行政管理效率。由于目前企业办公室行政管理问题频发，急需采取有效措施进行解决，因此，精细化管理被应用于办公室行政管理中是大势所趋。

关键词：办公室；行政管理；精细化；思路；对策

如何实现办公室行政管理的精细化一直是企业管理人员重视的问题之一。精细化代表养企业管理工作的新方向和新趋势，科学合理的对企业进行规范的管理，将工作具体化和精细化，在节省管理成木的同时，提升管理成效。

一、办公室行政管理精细化的思路

对于办公室内部的管理精细化，应当将其看作管理发展的趋势走向，各办公室的行政管理做到精细化，能够有效降低管理成木，提升管理工作效率，这是企业高层管理者所希望看到的。因此，对于企业而高，可以从以下几个方而来进行办公室的精细化管理以达到管理者的目的。

（一）采用量化和细化方式管理科目

通过研究现状我们不难看出，在当前企业建设中，大部分的企业在管理方而没能做好延续和实效的管理，处于一种较为模糊的状态。在实际工作中，更加注重的是管理者能力的发挥，而非对工作进行具体的量化和细化，忽略了精细化的重要性。因而，想要实现办公室行政管理的精细化，就应当彻底转变当前的管理模式，将管理工作合理的量化和细化，达到办公室行政管理的目标。所谓的精细化工作是指将某个工作或是任务根据其自身特性及逻辑，分为多个部分，便于上级领导和管理者更加直观的分析和考虑，掌握工作中的细节部分。这种合理的精细化模式，能够将任务和工作合理分配，依照分配好的内容进行工作，划分好工作流程，节省工作时间，同时，又能提升每一部分的工作成效和管理水平，使整体工作的工作效率得到很大的提升。而量化则是指对每一部分的工作都测量其工作量，改变传统的任务安排模式，将其转为量化安排工作。

（二）加入标准化和流程化的理念

自十一世纪以来，大多数企业的生产方式都陆续转为流水线作业。这样的作业方式，对于提升作业水平，提高整体工作效率都有养重大的意义。对于现阶段的办公室行政管理，也恶意采用流水线的模式进行工作管理。将管理工作流程化，就能够对每部分的工作行程详细的分析和了解，同时，根据其具体情祝和其他部分的工作进行对接。标准化指的是在传统流程化管理的基础上，加入日常工作的整理，建立科学和完善的管理工作标准，形成一套健全的管理体系。在当前的办公室行政管理中，加入流程化及标准化管理，能够有效可靠的保证行政管理实现精细化。

（三）加强经济化意识及协同化意识

对于一个企业而高，办公室的行政管理精细化工作不能仅靠个人来完成，而是需要各个部分之间相互协调和配合来实现的。以文件签收举例，从接手到办理最后存档，其中的各个环节及步骤都需要部门间的相互配合。因此，各个部门及其成员都应当建立协同化意识，同时也要具备经济化意识，尽可能在投入最小的成木的基础之上完成任务并获取最大程度的效益。近年来，在办公室的行政中更应当大力推行，使办公人员在此管理模式之上减少投入的管理成木，提升企业工作管理效率。

二、实现办公室行政管理精细化的对策

对于办公室的行政管理经济化来说，不仅仅是指工作的模式发生转变，还是对于企业整体的管理模式进行转变，要求每一位管理工作者都提升自身素质，依照实际工作情祝，不断进行传统模式的创新和改革，从木质上改变管理模式，实现办公室行政管理工作的精细化和科学化。

（一）加大企业文化建设力度

当前许多企业在建设中，由于高层管理人员重视对下属的培养。因此对于下属的工作特点和个性都有养一定的了解，对其工作中易出现的问题也有一定的掌握。在现阶段的企业管理中，应当提成和推行这样的管理理念，通过细节实现企业的管理，凸显管理成效，能够给企业带来更好的风气和文化建设方向。

（二）推行制度化管理

想要更好的实现办公室的行政管理，应当制定合理的约束机制和}激励机制，制定完善的管理流程。在办公室行政管理实现精细化之前，企业的内部应当形成一套合理、完善的企业规章，使其成为企业工作中的重要准则，也是行事的重要依据，如果企业内部没能形成科学、统一的规范，那么企业就无法真正实现自身的战略。

（三）提升员工素质

企业进行内部建设时，应当做好对于员工个人素质和能力的培养。从具体角度来说，办公室的管理精细化的最终目标是将员工的个人能力和职业素养完全发挥，融入其具体工作中。因此，想要实现办公室管理的精细化，就应当引进和培养出高素质的专业人才，通过对其培训和职业化规范，能够真正实现工作的精细化和标准化，大大提高行政工作的效率和质量对于企业整体来说，应当重视起内部各个部门的细节管理。将每个月的工作任务量化，能够有效反映出工作成绩及工作情况，将管理工作中的各个步骤都确认到个人。因此，提升工作人员的职业素质意义重大。

（四）加强员工的精细化意识

在当前的企业建设中，只有做好细节工作，加强员工的精细化意识，才能够推动企业的发展创新。办公室的行政管理精细化更是能够体现细节工作的重要性。因此，应当加强员工的规范意识，同时培养起创新精神。在企业中，创新工作建立在企业完善的规范管理制度之上，企业的规范制度是一切工作开始的根木。应当培养员工严格按照企业管理制度的要求，将工作不断精细化，在依照规章制度完成规定的任务的基础之上引导员工进行思维发散和创新，将企业引上发展和成功的道路。

（五）以制度化推进精细化

对于企业来说，实行办公室精细化管理是提升整体管理水平的关键。为此，要想在实行精细化管理过程中把精细化管理理念渗透到每一位员工思想中，首先必须要制定出一套科学的管理制度，对采购、销售、财务、薪酬、调研、宣传等各个工作环节作出详细规定。对于重大事项以及集体决策，要经过集体讨论，采取民主决策机制，秉持公平、公正、公开原则，进一步提高辅助决策的质量。对于符合当前实际需要的机制给予保留，过时的及时摒弃，最终形成一套高效、科学、合理的管理体系，以此来激励和约束员工，为精细化管理办事提供依據。最后，要求员工根据制度办事，实现有据可依，有责可循，各个部门既相互独立，又相互配合，互相监督，建立监督以及批评渠道，形成互动的管理监督机制。

（六）重视管理人员意识的养成以及实际应用

企业管理人員应加强对基层办公室的管理调研力度，按照各个工作岗位特点，结合企业的实际情况，制定出符合办公室的管理方式。同时，在制定过程当中，把“精华、细化”作为依据标准，把各种管理工作精确分解，并充分考虑不同工作间的共性和异性，同时具备先觉管理意识，积极主动采取精细化管理手段，对各种工作任务进行科学分配。在日常中，应与时俱进，以自身带动企业员工共同成长进步，充分发挥出自身的领导作用，除了对相关纪律问题作出硬性规定之外，还应该对所有的工作责任、流程以及方向作出具体的规定，营造出积极向上、和谐融洽的工作氛围，加强对员工的宣传及教育工作，进一步落实完善员工福利制度，保障员工利益，进一步提高员工的积极性，增强他们的集体荣誉感。

（七）全而提高企业员工的职业素养

要想保障企业精细化管理工作顺利开展，就必须对企业员工提出更高的要求。高层管理人员首先要帮助员工构建学习平台，为企业员工提供更多的培训机会，加强员工在理论知识、技术操作能力以及素养等方而的培训力度，确保每一位员工都能成为高技能、高素质的人才，并把这种技能和素养逐步运用到日常工作中，全而提高工作效率和工作质量。其次，在实际工作中，还应努力提高每一位企业员工的经济化意识，培养他们的团结协作精神，促使他们意识到团队合作的重要性，学会彼此尊重，彼此理解，互相帮助，互相鼓励，营造出和谐融洽、健康积极的工作氛围，让每一位员工把企业当成第二个家，树立与企业共存亡的理想信念。最后，在整个办公室行政精细化管理过程中，注重细节，因为细节具备宝贵的价值，在管理过程中发挥着不可替代的作用。在实际工作中，要求员工始终坚持规范性的操作原则，严格律己，注重细节，在细节中发现问题，并及时解决问题，把管理中的创新技巧与规范性技巧相结合，摒弃传统的工作方式，逐步培养出精细化的工作习惯，并把这种习惯沿用到实际工作中，全而提高办公室整体工作效率。

三、结语

综上所述，办公室行政管理工作质量的高低，关乎着企业的发展，因此，为了能够让企业办公室管理工作效率得到提升，就需要运用有效的管理方法和策略。而在众多管理方法中，精细化管理的应用取得了显著效果。所以，应该对精细化管理的思路进行分析，提出实施精细化管理的具体对策，使企业办公室行政精细化管理发挥作用，为企业更好的发展提供保障。

参考文献：

[1]工红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，（31）：128-129.

[2]周水桥.以管理精细化追求效益最大化[J]..中國电力企业管理，2011，（3）：53-51.