基于信息流转理论构建高校信息档案生态系统

张锐

[摘 要]本文基于对信息流转基本理论的研究，分析了高校信息档案生态系统构建的组成要素及相互关系，提出了构建高校信息档案生态系统的相应的建设策略，旨在构建一个科学化、系统化且可持续发展的高校信息档案生态系统。

[关键词]信息流转；数字档案；信息档案生态系统

[中图分类号]G201 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2016）05 — 0092 — 02

构建数字档案系统是高校档案事业的重要发展方向。数字档案系统是以计算机计算为基础，利用各种信息技术手段将原本的馆藏档案资源数字化，收集和捕获其他平台有价值的数字信息资源，并通过计算机网络相互连接，建立分布式、跨地域的有序的信息资源系统。该系统是以用户的需求为中心，提供各种信息服务。本文根据高校这一特定环境，从生态系统的概念和理论切入，试图构建一个科学化、系统化、并能持续发展的高校信息档案生态系统。

一、高校信息档案生态系统构建的理论依托和现实意义

信息生态理论主要是以信息生态系统为核心并针对信息生态学体系和理论框架的研究，目前他已经逐渐成为国际上一个重要的学术领域。美国学者托马斯.达文波特（Thomas H. Davenport）在1997年首次提出“信息生态学”的概念，将人类对生态学研究的理念引入到信息管理之中。他认为信息生态学就是“信息的整体管理”，简单的说，信息生态学即是将信息活动、信息环境等对象用生态学的方法、观点进行研究的学科。

信息生态系统这一人工系统由信息资源、信息人、信息环境三者组成，并具有一定的自我调节能力。在信息生态系统中，信息人利用多种信息技术手段与信息环境之间进行信息交换，最终使各类信息的比重、数量和信息的流量趋于稳定，这样就形成了信息生态平衡。信息生态链由信息的生产者、信息的传递者和信息的消费者三个动态因子组成。信息流转是指存在于信息生态链中的信息人之间的信息交流。学者刘策群、周成聪的《信息生态链中的信息流转》提到了信息流转的类型，包括信息拒收与信息摄入，信息筛除与信息受理，信息排出与信息吸收，信息内化与信息产出，信息流失与信息供给，信息反馈等。

基于信息生态理论的高校数字档案系统信息流转能力研究是运用生态学的概念、理论和方法研究高校数字档案系统的信息收集、信息交流与信息服务。最终达到优化高校数字档案系统机构，改善信息组织模式。促进高校数字档案系统信息资源优化配置，加快信息流转，提高信息资源利用率，形成并完善高校数字档案系统信息流转能力，提升高校数字档案系统在知识经济社会的核心竞争力。

二、高校信息档案生态系统构建的组成要素及相互关系研究

（一）高校数字档案信息生态系统的构成

高校数字档案系统由信息人、信息资源和信息环境三要素构成。

1.高校数字档案生态系统中的信息人

根据其在高校数字档案生态系统中承担的功能和扮演的角色不同，高校数字档案生态系统的信息人可分为三类：信息的生产者、信息的传递者和信息的消费者。他们是高校数字档案系统一切活动的有机构成者，直接决定着高校数字档案系统的生存和发展。

2.高校档案系统信息的资源构成

高校数字档案馆的信息资源总体上来讲具有广义和狭义之分。广义上讲高校数字档案系统信息资源是指纳入高校数字档案系统建设范畴的一切资源，包括数字化的档案信息、信息系统等信息资源等。狭义上讲高校数字档案系统信息资源仅指数字化的档案信息资源及与之相关的其它信息网络上的档案信息资源等。其具体构成可分为三类：数字化档案信息资源，包括各单位移交的电子文件，档案信息网内的档案信息资源。其他信息网络的信息资源，包括数字图书馆相关信息资源，数字博物馆相关信息资源，其他网站上相关信息资源。相关的人员信息、技术信息、信息系统等信息资源，包括人员信息资源，技术信息资源，系统信息资源等。

信息资源是高校数字档案系统的基础和核心，数字档案系统的一切活动都是围绕其信息资源展开的。良好、系统的信息资源是高校数字档案系统工作顺利进行的基础和保障。

3.高校数字档案系统的信息环境

高校数字档案系统的信息环境是指围绕高校数字档案系统发展而变化，并足以影响或制约高校数字档案系统成长的一切外部条件的总称。信息环境一般是指高校数字档案系统的内部环境。它是保证高校数字档案系统正常运行，并实现为高校和社会提供档案信息服务目标的内部条件和内部氛围的总和。

（二）高校数字档案系统信息生态链的构成及相互依存关系

高校数字档案系统由三类生态因子构成，即信息生产者、信息传递者和信息消费者。不同信息主体有明确的角色分工，在不同的阶段可相互转化。在高校数字档案馆这个生态系统中档案呈报部门和档案馆员扮演了信息生产者的角色，档案馆员又同时扮演了信息传递者的角色，而组织部门、教师、学生等用户构成了信息的消费者，各因子之间是共生共变相互适应的过程，他们彼此相互依存、相互作用、相互补充、相互制约，促使数字档案系统这个信息生态环境螺旋式上升，实现生态系统的动态平衡。

为了保持信息生态系统平衡，总有老旧的、没有利用价值的信息被舍弃，信息传递者、信息消费者同时承担着分解信息的工作。信息生态系统由信息生产者、信息传递者、信息消费者、信息分解者四类信息人构成，联结不同信息人种类的纽带是信息，高校数字档案系统信息生态链的实质是信息流转链。

（三）高校数字档案系统信息流转能力影响因素分析

高校数字档案系统信息流转过程分为信息收集、信息处理、信息发布、信息利用、信息反馈五大模块，并分别对五个模块中的信息流转能力影响因素进行分析。

1.信息收集模块

信息收集是信息流转的起始环节，担任着非常重要的任务，是整个信息流转过程可以顺利进行的保障。在信息收集过程中，信息流转能力主要体现在档案信息源的选择与控制能力、信息获取技术保障能力、信息安全保障能力三个方面。

2.信息处理模块

任何档案不经过信息处理都无法供用户直接使用。信息处理是档案系统信息流转的中坚环节，具体过程为信息处理平台将收集回的原始信息进行组织加工、分类整理，最终将原始信息分为对应档案系统列表的各种资源，再分别传送至数字档案系统对应的数据库中。信息处理过程中，信息的流转能力主要体现在信息整合能力、信息处理方式多样性、信息处理技术支撑能力三个方面。

3.信息发布模块

信息发布模块主要有信息列表、信息导航等列表，用于发布查询不同类型的信息。在信息发布过程中，信息流转能力主要体现在服务方式多样化、服务功能完备性、服务平台易用性、技术维护能力四个方面。

4.信息利用模块

信息有效利用是高校数字档案系统信息交流模式的核心和重点，前几个模块中各种完备的能力都是为信息利用模块顺利进行做准备。档案系统旨在为用户提供高质量档案信息服务，信息利用是重中之重。信息利用过程中，信息流转能力主要体现在用户需求获取能力、深度分析能力、创新能力三个方面。

5.信息反馈模块

档案系统通过收集档案管理员和档案用户对档案内容与管理的反馈信息，将这些信息反馈给档案管理过程和各部门档案递交入馆过程，实现高校从“档案入馆—收藏管理—信息输出—用户反馈”全程的质量持续改进与提高，从而使数字档案系统内部档案管理质量保障形成一个闭合的环路。

三、构建高校信息档案生态系统的建设策略

（一）馆藏资源建设

馆藏资源建设是数字档案系统信息流转能力的基础保障，是数字档案系统开展信息服务的前提。数字档案系统的目标是服务，要维持其竞争优势需要建设馆藏资源。

1.制定馆藏资源共建共享计划。高校数字档案系统馆藏资源建设应该有计划、有条理的开展，应先以机构、学科、领域等具有共同信息特征的单体数字档案系统为基础实现局部的馆藏资源共建共享，以为日后实现数字档案系统资源的全面共享奠定基础。

2.建设特色馆藏资源。建设特色馆藏资源可以提高数字档案系统竞争优势，提高数字档案系统自身影响度，满足用户个性化的需求。高校大学数字档案系统特色馆藏资源建设的定位应以原有资源的结构特征为基础，根据目标用户的特点、需求确定馆藏资源建设的重点领域，确定本馆的特色资源以及特色资源的发展优势和方向，有计划地进行特色资源的整序与开发，保证特色馆藏资源全面、完整、连续地采集与整理，形成具有较高共享价值的特色资源与完整的特色知识资源体系。

（二）人力资源建设

高校数字档案系统信息流转能力中，档案管理人员的智力资本是高校数字档案系统信息流转的重要的基础资源能力之一，是信息流转能力重要的载体和外在表现。档案管理服务能力的提升应着重从以下几个方面展开：

1.加强档案管理人员的培训。要充分给予档案管理人员继续深造的机会，并对档案管理人员进行岗位资格、专业能力、岗位职务提升培训等，进一步加强其职业技能；要注重培训理念的创新，并结合激励机制、约束机制、评价机制等方法，是档案管理人员能更充分地通过学习，掌握应有的技能，以更好地适应环境；要从内部培养与挖掘档案管理人员的潜能，为高校数字档案系统信息流转能力提供智力支持与保障。

2.提高档案管理人员的认知能力。认知能力是档案管理人员发现、分析、解决问题的能力，包括知识经验、思维能力、学习能力等，是进行档案赶快来的重要能力，是创新能力培育的基础。提高档案管理人员的创新能力和可操作能力，鼓励档杆管理人员将理论学习与实践结合起来，更好地解决档案管理工作中的实际问题，增强可操作能力和创新能力。

（三）信息技术建设

技术资本是高校数字档案系统信息流转能力中基础资源能力之一，技术有助于推动档案管理与服务，是高校数字档案系统建设的有力工具。技术建设强调通过对信息技术、知识技术等的应用与管理，为高校数字档案系统信息流转能力建设提供完善、先进的技术、系统、工具上的支持。

（四）学习型数字档案系统建设

构建学习型数字档案系统，首先要完成管理结构的构建，扁平化管理可以解决结构上的制度问题，扁平化管理结构使信息交流更加及时，资源整合更具针对性，内部协调更加有效，对外界的反应更加迅速，为学习型数字档案系统的建立创建基础和平台，在服务时间中不断提高学习和创新能力，促进和推动不同职能部门之间和上下及之间的沟通与协作，并在竞争中形成相互理解、相互学习、整体互动、协调合作的氛围。从而形成适应学习型数字档案系统要求的组织体制。

（五）文化型数字档案系统建设

高校数字档案系统要充分发挥信息服务的作用，提高数字档案系统信息流转能力，更好地为用户服务，就必须建立一种信息的学习型文化。学习型文化的创建，首先要营造一种内部学习文化氛围，培养和提高档案管理人员的自学、创新、进取精神；其次，高校数字档案系统内部创建一种能够促进学习、增加沟通与交流、加强创新和应用知识的环境；此外，既要充分尊重个人的兴趣，又强调团队合作意识和知识共享意识，提高团队的凝聚力和向心力，激励档案管理人员尽情发挥个人才智，创造性地开展信息服务。最后，要营造相互信任、倡导合作、鼓励成功、公平竞争的机制和氛围，以和谐的组织文化提高团队成员的学习力和创新力，加强服务管理能力。

结论

构建一个科学化、系统化且可持续发展的高校信息档案生态系统要从馆藏建设、人力资源建设、信息技术建设、学习型数字档案系统建设和文化型数字档案系统建设五方面入手，从而提升高校数字档案系统的服务效果与服务水平。

〔参 考 文 献〕

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〔3〕张新明，王振，张红岩.以人为本的信息生态心态构建〔J〕情报理论于实践.2007，（04）.

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〔责任编辑：谭 蕊〕