“三位一体”沟通模式在内控全流程中的创新实践

刘娟

摘 要：为加强企业内控管理，提高风险防范能力，公司按照“标准高、要求严、工作细”的理念不断完善企业的内控建设。在充分理解信息与沟通要素对于内部控制深化应用的必要性保障作用的前提下，对收集与传递内控信息的有效路径、方式及手段进行潜心研究，系统构建组织、人员、方式“三位一体”的高效能信息沟通机制。

关键词：内控建设；内控信息；“三位一体”

中图分类号：F270.7 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）19-0010-02

一、“三位一体”沟通机制的基本内涵

“三位一体”的信息沟通机制是指按照管理三要素，将组织、人员和方式在公司内部全面应用，建立以组织为基础，以人员为根本，以方式为载体的信息沟通模式。通过高效的沟通机制开展一系列信息传导活动，继而推动内控工作在部门间的无缝衔接，充分发挥内部控制在企业管理提升的最大效用。

“三位一体”沟通机制的特点是：

1.层层传递，保证信息畅通。在实际操作中，“三位一体”信息沟通机制是以组织为基础，构建信息沟通的基本架构；以人员为根本，明确职责，落实到人；以方式为载体，层层传递，科学宣贯，将信息及时传递至部门和基层单位，以组织结构为保障，保证信息传递的高效性。

2.闭环传递，避免信息死角。“三位一体”信息沟通机制从信息的收集为起点，涵盖信息整合、信息分析、信息传递，并以信息的末端获取、反馈为终点，首尾结合，形成信息传动闭环。同时，信息的多向流动形成有序网络结构，实现全面覆盖，避免信息死角的出现。

二、“三位一体”信息沟通机制的具体做法

信息与沟通贯穿于内部控制的四要素，具体来讲包括内部环境、风险评估、控制活动和内部监督，能够为企业内部控制的高效运行提供有质量的信息，帮助企业获得最具价值的信息，提高内部控制工作的效率。

“三位一体”沟通机制工作方式：

1.把立足点放在横纵贯通的全面沟通上。公司建立的“三位一体”信息沟通机制要秉承“全面覆盖、上下一致、内外结合”的基本方针，不仅将包括办公室、人力资源部、财务资产部、审计部、营销部等在内的各部门纳入机制的整体组织框架内，同时要求各分公司同步参与相关工作，据此实现了信息在市公司内部的横向共享与市、县公司间的纵向贯通，横纵结合，全面覆盖，确保信息沟通管理质量的无差异化。

2.把关键点放在机制运转的规范标准上。“三位一体”信息沟通机制作为公司推动内控深化应用的重要措施，在最大限度上力求专业性与规范性，机制的建立绝不仅仅停留在意识上、口头上，而是通过制度、规范等强制性要求将实质内容固化，落实到纸面上、行动中。人员、部门、直至整个公司都在科学建立的机制轨道上按照相关要求各行其责，协调运转。任何人员及部门不能随意打破运行规则，任何环节的变化调整也必须经由合理的决策，做到有规矩、有标准，使机制运转常态化、规范化。

3.把着力点放在信息传递的双向互动上。“三位一体”信息沟通机制强调交流双方在沟通过程中的双向交流和及时反馈。因此，“三位一体”信息沟通机制在实施过程中会采取不同的面对面沟通和定期例会等多种方式，为各方即时表述自身的观点和问题创造渠道和条件，提高沟通效率和质量，保证内控深化应用过程中的各项问题被及时、彻底解决，保障整体工作稳步推进。与此同时，公司在该机制中强调了内部与外部的互动，充分借助外力提升自我，紧跟外部环境变化节奏，在更为立体的维度上实现了信息的贯通。

4.把根本点放在沟通机制的可操作上。“三位一体”信息沟通机制强调以实用性为基本原则，从根本上推进内控深化应用工作的落地，特别关注内部控制实际取得的效果和对个体的适用性。因此，从可观察、可掌握、可操作的角度出发，开展具体方法的设计，通过高效开展有关工作，实现既定目标的圆满完成，最终取得内控环节的闭环管控。

三、“三位一体”沟通模式的实践效果

1.实现风险和内控的联动落地。“三位一体”信息沟通机制重点是为各级管理层提供了高效沟通的平台和渠道，不仅深化了内控要素中信息与沟通的应用与管理，同时对其他的内控要素，比如控制环境、控制活动等方面起到了一定的促进作用。通过“三位一体”的沟通机制，能够有效对流程中的操作者权限进行明确的划分，更便于每位流程的应用者及时从流程中发现管理漏洞和流程缺陷，能够及时制定有针对性的纠偏防范措施和预控措施，从而实现风险的全流程、全过程管理和控制，完成内控和风险的联动落地。

2.促进财务与业务的深度融合。“三位一体”信息沟通机制的建立，为内控标准化流程在公司的推广应用打开了新的局面。工作过程中采取的访谈、周期性跟踪评估及内容宣贯等方法措施促进了财务与业务的深度融合，以信息流为牵引实现了财务职能角色的转变。通过实际走访和流程梳理，实现业务前端查找潜在风险点，促使财务管理从决策服务型向决策支撑型转变，逐步向业务前端进行延伸，从独立的工作环节衍变为体现各个业务系统协同集成的管控终端。通过引导财务人员深度介入业务部门主导的各类例会，传达财务关键控制环节的标准化要求，探讨标准化流程与现行流程的差异化，为后续完善优化奠定了基础。通过各部门间的高度协作和有效衔接，实现专业信息的横向集成和纵向贯通，为业务前台与财务后台工作相互支撑、流程有序衔接、信息高度共享创建了一体化的运作模式，实现了深度融合。

3.提高财务决策能力和风险防范能力。信息的对称传递实现了公司决策部门及决策者及时准确地掌握公司最新经营情况，为快速做出准确的决策提供了强大的依据，增强公司防范各类经营风险的能力。信息的高效传递和沟通为财务部门对业务部门所涉风险的事前、事中监督提供了依据和保障，强化了财务部门对业务风险的关注，提升了财务的决策能力和风险管理能力，增强了财务的主动性，更好地服务于业务部门，为业务部门提供有效的管理决策基础。

4.营造内控深化应用有机氛围，充分调动全员积极性。内控工作需要单位内部从上至下的全员参与，从业务流程的最前端开始至末端环节，层层传递，环环相扣，营造“内控在我身边，内控从我做起”的工作理念，让每位员工都深入了解内控标准流程的内涵，全面掌握标准流程的应用，将员工由被动接收者转化为主动实施者，这就为内控深化应用营造了有机氛围，使各项工作的开展更为流畅、深入。公司员工已对内控标准流程的推广应用达成了高度共识，充分肯定标准化流程的实施对公司管理提升带来的显著作用，以及对自身工作价值的提升作用，为公司持续推动内控深化应用提供了思想与精神上的保障。