在办公自动化背景下分析计算机信息化处理技术

郑海燕

摘 要：在办公环境中应用现代计算机信息技术来实现自动化办公模式十分必要，只有充分发挥信息化处理技术的作用，才能适应时代发展的需要，提升办公行业的效率。

关键词：办公自动化；计算机；信息化

随着社会经济的不断发展，当前的现代化办公环境需要对越来越多的数据信息进行处理，由于业务逐渐复杂化，对信息的处理和传输面临着新的挑战。在这样的时代背景下，传统的信息处理手段已经无法适应时代发展的需要，传统的信息处理方法不仅需要耗费时间成本和劳动力成本，处理信息的效率也十分低下，无法满足现代人们的办公需求。因此，在办公环境中应用现代计算机信息技术来实现自动化办公模式十分必要，只有充分发挥信息化处理技术的作用，才能适应当今时代的发展，提升办公行业的效率。

一、计算机技术与办公自动化概述

（一）计算机信息技术

在日常办公工作中，大部分工作内容都是对工作信息资料的分析与处理，随着经济的不断发展，各个行业的工作内容中，信息资料的处理工作越来越繁杂，这就为办公带来了极大的挑战。计算机信息技术对于信息的获取、传送、分享、监测等，可以以科学化的方式来对信息进行分析和处理，对于办公中的信息管理和信息处理有着积极作用。計算机信息技术在办公工作中的应用主要是指通信技术、微电子技术以及计算机技术等，这些技术的集合，大大提高了办公的效率，促进了企事业单位的进步和发展。

（二）办公自动化概念

办公自动化是指在计算机网络技术的基础上建立的一种新的办公模式，这种办公模式可以充分发挥现代科技和计算机先进设备的作用，将原本混乱复杂的办公室环境和办公内容更加简单化和明朗化。办公自动化模式不仅大大提升了办公效率，同时也减少了人力和物力的投入，但这种办公模式对于专业人才的专业素养以及设备的配备有较高层次的要求，将办公自动化全都落到实处存在较大的困难。

二、计算机信息化处理技术在办公自动化中的应用

（一）Web.2.0技术在办公自动化中的应用

在办公自动化背景下，互联网的应用十分广泛，但是互联网环境下，信息量增多，对于信息的处理和分析就迎来了更大的挑战。让计算机信息化处理技术与现代化办公需求相适应，可以在办公中广泛应用Web.2.0软件。Web.2.0软件是一种商务沟通平台，该软件可以在提供办公日常所需信息和服务的同时，利用资金实现为办公商务提供信息资料的安全性和可靠性。Web.2.0软件可以有效实现本公司工作人员与客户之间的商务洽谈，并减少洽谈业务中出现不必要的信息处理问题，同时也可以让企业内部部门之间加强沟通合作，加强部门与部门之间、同事与同事之间的磨合，提高企业内部工作效率，促进企业办公的进步。总体上看，Web.2.0软件是一项应用范围较广，适应性较强的信息化处理技术。

（二）B/S型结构在办公自动化中的应用

B/S型结构是在C/S模式基础上，利用计算机技术加强的自动化办公手段。C/S模式是计算机办公接口，可以用来连接整个系统的操作者和办公应用系统，这样的模式可以实现办公链接的直接通向性，有助于提升办公自动化程度。而B/S结构是一种综合性的系统，作为一种后台Web服务器，B/S结构系统是对C/S模式中传递的办公信息进行分析和处理后，把混乱的基础信息整理成为有逻辑，且清晰合理的有效信息，该系统通过一系列HTML代码，将有效信息反馈给办公人员。最后，利用B/S结构自动化系统，可以储存和简化数据库服务器，这有助于存储有用信息，为将来的办公决策提供有效依据。在办公自动化背景下，计算机可以代替人工操作处理大量复杂的信息和数据，但是这种信息处理方式存在一个弊端，在同一时间内，无法对所有的数据及时进行处理和反馈，但是利用计算机系统可以先将信息数据储存，然后根据办公需求，找出需要处理的信息和数据进行处理。这种办公模式可以大大提升办公效率。与此同时，利用B/S结构模式，可以将数据库服务器与网络服务器融合在一起，实现协同工作，这样更有利于维护办公系统，也有助于促进办公自动化系统的正常运行。

（三）计算机多媒体技术在办公自动化中的应用

多媒体技术的应用是以计算机核心技术为中心载体，融合了图片、视频和音频等多种媒体的综合新技术，与其他计算机技术相比，多媒体技术拥有更好的交互性，多媒体技术被广泛应用于企业日常的办公中。首先，多媒体技术的核心技术是数据存储。多媒体技术中应用了只读光盘，其拥有容量大、价格低、速度快的优点。其次，超文本技术是多媒体技术中的重要组成部分，超文本是一种非线性结构，可以以节点为单位，并进行信息组织，进而通过表示节点与节点之间的关系进行连接，构成一个特定的信息网络，操作者可以根据自己的需求进行信息文本报的选择。这种方式有利于提高办公的效率。同时，还可以利用计算机对语言信息进行识别和分析，即通过观察说话人的语音波形，根据特定的模型得出语音信号表示，进而通过人和及其提取信号。在办公自动化背景下，广泛应用多媒体技术，可以让用户更好地对图、文字、声音等数据信息进行处理，有效提高信息分析处理效率，促进办公的高效运行。

（四）网络技术在办公自动化工作中的应用

计算机网络办公化系统可以有效融合科学管理和组织理论，并将其贯穿于整个办公活动过程中。利用计算机网络办公化系统可以充分利用组织信息资源，提升单位办公质量和办公效率，同时使企业内部工作人员协同合作，实现信息资源共享，打破传统办公效率模式，提升办公效率。例如：电子邮件在办公中的应用，利用电子邮件可以不受信息传递时间和空间的束缚，也可以减少信息传输出错的问题。利用数据通信网，可以为办公提供相关的工作网站，有效实现通信双方的安全通信，且双方的通信信息内容可以保存在服务器中。再如：电视会议的利用，可以实现会议相关人员不受时间和空间限制，进行面对面交谈，这样可以减少企业外出费用和时间，是经济便捷的最佳办公通道。

综上所述，在办公自动化背景下应用信息化处理技术是时代发展的需要，利用信息化技术的方便快捷特性，可有效地解决信息处理中的各种繁杂问题，也能有效实现办公信息的传送与分享。因此，对于计算机信息化处理技术的研究和探索十分必要，应不断完善信息化处理基础，进而将更加成熟的信息化技术应用于自动化办公系统中，促进现代办公技术的发展与进步。