高等学校档案管理研究

张培明

摘要：高等学校是国家发展教育的重点，也是为了和世界教育水平相衔接的部门。学校的档案管理是非常重要的，也是国家档案的一部分。高等学校档案记录了学校随着历史发展的变迁和进步，是学校制定新的发展计划，总结历史教学经验教训，开展教学和科研工作的创新性研究的依据。同时，这也是学校科学管理组成的重要部分。一所高等院校的档案工作的逻辑清晰，细节明确决定了一个学校总体管理水平的高低，这也直接影响着高校的未来发展。作者从高校档案管理角度考虑，提出了自己的想法，为高校档案管理工作提供了理论依据，为更好、更合理的管理高校档案提供了证据。

关键词：高等学校；档案管理；历史发展；理论依据

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）29-0013-02

高等学校代表着一个国家的教育水平，同时也代表着一个国家教育的精髓。而档案管理对于高校发展来说是非常重要的，它详细记录了学校的发展历程，记录了学校的每一次教育改革和改革的效果。这些都会为制定高校未来发展方向提供依据，我们可以根据学校发展历史过程中所遇到的问题，制定更加适合学校发展的路线。例如北京大学就非常重视校史的记录，而校史和档案馆的作用是相同的。校史馆把学校发展过程中的大事件都记录了出来，以实物为例；档案馆大都以文字为依据，记录了学校的发展历程。这也就为北京大学的未来发展指明了方向，也有利于后来的研究者进行历史考古等。所以档案馆对高校发展有着重要的意义。

一、高校档案管理的意义

高校档案是高校在科研、教学以及党政管理过程中形成的，具有一定历史和社会价值的图标、文字以及声像等形式的记录。这是高校最宝贵的信息来源之一。档案是高校教学和发展的真实历史记录，又是总结经验、制定新的学校发展计划的依据。例如，在学校发展过程中，某一位领导提出了教学改革方案，在那个特定时期起到了非常重要的作用，提高了学校的教学效率，为社会提供了更多的教育资源。但是，随着时代的发展，这种教学方式可能不再适合学校发展，而逐渐被废除。这些历史记录很好地记录了学校各种政策的制定和废除过程，而制定和废除的原因也被详细记录在了档案馆。在上世纪六七十年代，我国处于计划经济时期。这个时期的大学生，大都重视政治教育，而忽视了技术专业的培养。这主要是由于当时的历史背景决定的，后来国家重新重视了大学的理论与技术教育，所以教育才得到了新发展。在上世纪末大学开始扩招，这是为了整体提高国民的素质，这也体现了国家对于高新知识人才的重视和需求。然而到了今天，高校教育和招生政策也在逐渐发生着变化。面对每年大量的毕业生没有工作的问题，国家开始改变政策，高校实行了严进严出政策。这些政策都体现了学校的历史发展过程，人们可以通过学校的档案馆查询学校的招生和毕业历史过程。尽管档案馆不能够详尽地记录每一个学生的发展状况，但是却对于学校发展的细节做到了详尽记录。[1，2]

二、高校档案管理存在的问题

1.重视程度不够。档案管理相当于记录一个人成长的过程，如果一个人没有成长的阅历，就没办法进步。例如，一个人如果不接触社会，或者是对于自己所经历过的事情不能清晰记忆，这样就会在未来成长过程中遇到很多的障碍。历史是有很多范例的，无论是贫民百姓还是社会上层人物，如果没有阅历，也会一事无成。历史上有很多人从小被软禁，长大后接触社会，才发现自己什么都不懂，被这个社会所抛弃。一所高校如果对于档案管理不够，那么学校发展就像盲人摸象。很多校领导对于高校的档案管理是不够重视的，他们认为在学校期间只有自己的“政绩”才是重要的，所以忽略了对于档案的管理，这就会导致很多问题的出现。例如，学校在制定新政策或者是做决定时发现没有“校史”可依，没有历史的支撑，那就只能从零开始。加之，对于档案管理的经费支撑不足，往往会导致档案管理形同虚设。[3]

2.缺乏新的技术工具。对于档案管理的重视不足，会导致一系列的问题。例如经费的投入不足，结果无论软件还是硬件的水平都偏低。对于一些网络管理软件，可以做到便捷、高速、科学的管理大量的资料，但是这些软件的费用也往往会让这些经费欠缺或者是重视不足的学校望而却步。互联网工具的快速发展，已经颠覆了很多领域。[4]例如，在图书方面，互联网几乎要彻底覆盖纸质图书。高校档案管理在互联网出现之前，大都是通过文字和图片的形式来进行保存的。而档案一旦被封存，很少会有人去重新打开，除非有需要。由于保存条件的有限，这就会导致很多的纸质档案的丢失。所以网络技术急需普及档案管理，在纸质档案保存的同时，还应该在电脑上备份，这样就避免了数据丢失的问题。新技术工具的安全问题也是应该注意的，因为互联网技术是一个开放的工具，而高校档案管理中有很多是不公开的信息，所以对于工具的使用过程中安全也是一个棘手的问题。

3.缺少专业的档案管理人员。很多人认为档案管理没有太大的意义，所以在高校档案管理中会出现很多问题。现代的高校档案管理工作不仅需要熟悉教学管理的人才，同时还需要具备计算机管理的人才。但是现如今的大部分档案管理人员都是学校将要退休或者是已经退休的教师来担任，学校即使是配备了高级的管理软件工具，这些教师也不能够真正利用起这些工具。所以这些设备就如同虚设，软件和硬件水平不能够科学的搭配，浪费了人力和物力资源。一个好的管理人员，可以通过合理的分工和科学的管理，起到以一抵十的意义。这也是为什么人才才是竞争力的原因，高校中应该集中更多的高端管理人才，为教育更好的发展储蓄人才。

三、增强高校档案管理对策

高等学校档案管理技术的高效化、信息化、安全化需要提高对这一项工作的重视，同时还应该尽力去完善各种政策和提高设备的水平。具体方法如下：

1.重视档案管理工作，完善管理机制。校领导应该将档案管理工作信息化建设纳入学校现代化建设发展的整理规划中，明确每一位工作人员的具体工作任务，工作人员定期做工作汇报，同时针对这些提到的问题找到解决方案。加大信息化技术中的软件和硬件设施的投入，将档案管理人员的培训以及系统软件的升级等费用一并列入相关工作的预算中，促进档案信息化工作顺利开展。同时，建立相关的考核制度，提高档案管理人员的综合素质水平。管理机制必须要严格执行，否则所有的前期工作就会前功尽弃，这不仅仅是学校档案馆资源的损失，更是整个教育事业的损失。另外，领导的不定期视察也会起到事半功倍的作用，这不仅是对相关工作人员的监督，更显示了学校对于档案管理工作的重视。管理机制是人制定的，也需要人去严格执行。必须做到人尽其责，物尽其用。

2.引入专业管理人员、精简队伍。管理无论是对于一个企业，还是对于一所高校而言，都是至关重要的。如果管理人员素质水平高，业务能力强，这样就会在短时间内，消耗最少的人力物力，得到更多的成果。高校档案管理也是如此，但是当前的高校管理人员的综合素质和业务水平层次不平。这不是个例，当前我国很多高校的档案管理被认为是一个可有可无的岗位。很多管理岗位的职工对于档案的意义一点不了解，这种情况下这些工作人员的工作不仅不能够帮助学校增加管理的精度，反而会给学校的档案管理带来困扰。一支庞大的管理队伍，对于一个学校的档案管理工作无从下手，这也是当前我国高校档案管理存在的一个现象。所以，我们急需要引入具有专业的管理水平的人才。科学、合理的对高校档案进行管理和归纳，可以有效实现在最短时间内查询到最有意义的信息。只要达到了科学管理的水平，我们会发现这支队伍中很多人是不需要的，他们的意义已经失去了。这样不仅提高了科学的管理水平，还精简了队伍，可以将更多的经费运用到档案管理中，达到双赢的效果。

3.建立科学的管理章程。因为高校对于档案管理的重视程度不够，所以很多高校的档案管理处于杂乱无章的状态。没有规矩，就不成方圆。做任何事情都需要一个规矩，档案管理也一样需要严格的管理章程。例如，一些员工在工作过程中，不认真对待工作，经常出现纰漏；一些人无故旷工，这些都给高校档案管理工作带来了困扰。很多人认为这只是一个简单的工作，跟自己没有关系。到了下班的时刻，即刻停止手中的工作，来不及交接，直接走人。这样给接手的工作人员带来了困难，同时也给档案安全管理带来了隐患。所以，建立严格、科学的管理章程，对于高校档案管理是非常必要的。例如，一所学校在前些年一直沿用传统的管理方法，对档案进行管理。很多工作人员认为工作意义不大，产生了麻痹心理。在学校制定新的教学程序时，档案管理人员没有给出相关的历史依据。后来在程序运行过程中发现了很多问题，给学校带来了损失。经过详细查询学校档案发现，这种教学变革已经在很久前出现过，当时人们对于这种方案进行了否定，并分析了原因。就是如此简单的工作，因为档案管理人员的疏忽，给学校带来了损失。所以建立科学的管理方式，对于高校档案管理意义非凡，可以为学校改革提供准确、即时的信息。

高校档案管理工作是一项重要的工程，学校应该给予重视。在软件和硬件方面的投入应该适时提高，管理成本方面也要做到科学合理的投入。同时，对于管理人员的综合素质水平，也应该成为高校档案管理工作的一个考核标准。只有提高了管理人员的综合素质，科学使用了先进的工具，才能够真正实现科学管理高校档案工作。

参考文献：

[1]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008，（24）：88-88.

[2]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J].山东档案，2005，（5）.

[3]代利利.加强学校档案管理[J].阜阳师范学院学报：社会科学版，2005，（5）：125-125.

[4]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案建设，2011，（7）：72-73.