维护电子档案信息安全新方式研究

毕崇博

【摘要】档案是极为重要的信息资源，其记录了人们在生产生活当中等不同时间阶段的变化情况，能够为未来的发展提供真实的参考依据。随着信息时代的到来，计算机早已在工业、农业、财贸、经济以及人们的社会生活各个领域得到了广泛应用，并且已经融入了人们的日常生活和工作之中。电子档案是信息时代人们进行各种交流的媒介，主要以数字化为主，由于其生成简便、传送迅速，是档案工作中的新事物，具有传统纸质档案不具备的优点。因此，电子档案凭借其方便、快捷和高效的特点取得了突飞猛进的发展。

【关键词】电子；档案；信息；资源

信息时代的档案资源管理，必将产生大量的数字信息，对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。电子档案是通过计算机磁盘进行数据整合及存储的一种电子图像及文字的聚合。电子档案能极大限度地提高工作效率。因此，档案管理者应顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，使人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠的保管。

一、电子档案信息新特点

（一）对电子技术的依赖性。管理电子档案不同于管理纸质档案，管理电子档案要依赖电子计算机的软硬件环境。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存贮与传递向数字化、电子化发展。电子档案的产生，使信息的存储方式发生了深刻变革，由此建立和完善电子档案库就成为必然。档案管理学的发展经历了由纸质档案到纸质档案和电子档案共存的过程，虽然电子档案短时间内无法完全取代纸质档案，但在二者共存的过程中，电子档案会逐渐成为主流。随着计算机技术和信息技术的不断发展，计算机技术被广泛的应用到档案管理中，为实现档案管理的数字化提供了充分的技术依据。

（二）表现形式多样化。电子文件、电子档案作为重要的信息形态大量产生，对档案管理工作带来全方位的深刻影响，引起档案工作内容和方式的重大变革。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。它将纸质档案中直观的文字图形，甚至包括一定的语音视频信息全部存储在光盘、磁盘等存储设备上。电子档案的传输和保存都是以数字编码的形式存在，只有在显示的时候才进行解码，输出为可识别的文字图形等。

（三）实现了信息资源的可共享性。档案理想境界是实现资源共享，就是通过计算 机技术、网络技术等手段实现跨区城利用，用整体的、系统的、网络化的观点来指导档案资源的收集、征集工作。在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不需要像纸质文件那样对其进行分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。由于电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算。因此，通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。

二、维护电子档案信息安全新方式

（一）要更新观念转变思维方式。为全社会提供档案信息的有效利用是档案工作的目的，建立方便人民群众的档案利用体系是档案工作的最终归宿。为此，我们必须转变观念，强化服务宗旨。因此，我们要不断适应未来信息时代社会发展需要，需要更新观念，制订出一个科学、标准、合理的电子档案管理方案，以便于资源的利用、共享和保存，从而提高档案的价值。档案工作者当务之急是破除传统的思维定势，创新思维方式，它对于我们认识发展规律，破解发展难题、驾驭发展大局、扩大发展成果。同时，不仅要保管好档案，而且要保管与档案相关信息，将信息转化为知识，是正在出现的社会变革赋予档案工作者的重要职责。

（二）抓好档案信息数据库建设。档案数据库是档案信息资源管理的核心工具。档案文件数据形成档案数据库，可以实现对实体档案的计算机管理。建立统一、标准、规范的档案数据库是档案信息资源共享的基础，是档案工作信息化建设重要工作。因此，我们要不断规范软件和数据格式，明确工作职责和责任人，确保数据库的准确性和有效性。同时，要建立大范围内协调一致的数据结构，数据库框架设计和标准化建设，并依照生产产品的管理方式，通过质量控制体系进行监管。抓好档案信息数据库建设能够使数据内容都能得到很高的共享度，将会改善目前档案数据库建设自行一套、质量参差不齐的总体状况。

（三）创新电子档案管理新模式。首先，建立了一整套完備的档案信息安全管理、利用制度，定期做好数据库的备份工作；加强了档案数据的集中管理，并深入探讨，寻求各种数据备份的管理模式。其次，建立一个多媒体档案信息管理系统，把各种媒体有机地结合起来，改善档案信息的表示方法，使其输入输出尽量按人类最习惯自然的方式进行人机界面直观。第三，在电子档案的利用中，不能无原则的向所有利用者提供全部利用方式，要依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。第四，特别注意档案的原始记录。原始记录性”，它是档案的基本属性。电子文件其内容的可变性使得电子文件的“原始记录性”难以把握。所以，在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时应注意电子档案与相应的纸质档案保持一致。第五，必须制定科学完善的电子档案归档标准和管理制度，使档案工作者在收集、整理、归档、移交、利用和统计的时候有章可循。

三、结束语

总之，电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，是信息时代下档案界的一次革命。随着我国网络信息技术的迅速发展，电子档案越来越变得普遍，这就要求档案人员在掌握电子文档特点的基础上，提高档自身的素质，结合档案管理的各个环节，培养高水平的管理人才，提高驾驭现代信息技术的能力，促进档案管理事业的快速发展。

参考文献

[1]高世宇.电子档案管理问题探析[J].黑龙江档案，2011年04期.

[2]颜忠益.高校档案现代管理探讨[J].广东科技，2008年18期.

[3]刘瑛.电子档案管理探析[J].山西档案，2010年S1期.