以“谋事要实”的态度做好企业档案管理工作

【摘要】结合“三严三实”专题教育和“两学一做”学习教育，总结和比较公司综合档案管理部门工作中的经验教训，从三个方面论述了企业档案管理要做到“谋事要实”，关键的一点就是要突出一个“用”字。

【关键词】谋事要实；企业档案管理；综合信息利用

谋事要实，就是要从实际出发谋划事业和工作，使点子、政策、方案符合实际情况、符合客观规律、符合科学精神，不好高骛远，不脱离实际。

在“三严三实”专题教育和“两学一做”学习教育中，作为公司的综合档案管理部门，我们认真就如何保持档案工作与企业其他工作的同步发展，提高档案的管理水平和服务水平，使之更好地为企业生产、经营等各项工作服务进行了梳理和总结。我认为，企业档案管理要做到“谋事要实”，关键的一点就是要突出一个“用”字。下面是我们工作的思路和想法，仅供参考。

一、企业档案管理中“用”的重要作用

企业档案，是企业在研发、生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。

在日益激烈的竞争中，企业不仅需要明确自己的经营实力和技术力量，而且还应随时掌握企业外部环境动态。为此，各种信息资源的利用至关重要，而企业各种档案的综合管理和利用，正能为其提供有效的服务。

今年是“十三五”的开局之年，成都建工集团和我们公司也进入转型升级的关键时期，企业的各项工作随之出现了新的变化，对企业档案工作也提出了新的要求。首先，随着企业转型升级转变的深入，公司领导、工程技术人员、管理人员对各类档案、资料的依赖程度愈来愈大，要求也越来越高。

其次，随着转型升级的深入，企业的各类档案、图书和情报资料也会越来越多，内容和成分也会越来越复杂。同时，在利用方面，除了本单位利用外，还有一个资源共享的问题。这就使查找和利用档案、图书、情报的需求更加广泛，这就要求档案管理人员在档案的提供利用方面进一步提高管理水平和服务水平。

二、企业档案管理存在的“用”的问题

企业档案管理是企业管理的一个重要组成部分，是企业管理各项工作中一项基础性工作。但在企业档案管理实际提供利用中还存在许多“用”的问题，突出的有两个方面的问题：

（一）企业档案的分散管理

目前，企业的档案管理大多把管理类档案、技术档案、财务档案、人事档案，特别是把管理类档案、技术档案這两类与企业生产经营直接相关的档案进行分散管理，这就使得企业不能对各种资料、数据加以科学合理的加工和处理，无法综合系统地利用科技档案及其他科技资料，达不到充分发掘信息资源为企业生产经营服务的目的，以至企业领导在决策时，不得不花费大量精力从那些零散的资料中去捕捉信息，去摸清企业本身的经营实力和相关合作或拟合作企业的技术条件以及企业外部环境状况和科技动态。这就人为地降低了企业档案资料等信息资源的使用价值，影响企业经营决策工作和技术创新的开展。在信息化高度发达的今天，企业管理信息化程度越来越高，管理人员和工程技术人员要求档案资料整体化。因此，各种信息资源进行综合管理和利用，才能为其提供有效的服务。

（二）企业的档案管理相对封闭性的管理方式

就目前而言，企业的档案管理和资料管理大多实行着一种相互之间相对封闭的管理方式。这种封闭、半封闭的做法，对档案资源和资料资源的开发利用很不利，体现不出“用”字。同时，这种作法也是对资源和时间的浪费，影响企业的生产经营管理。

那么，如何利用档案切实的为企业生产经营管理服务，是我们需要认真思考的问题。

三、如何“用”档案为企业管理服务

对企业档案等信息资料进行集中统一的综合性管理以有效的为企业管理提供利用和服务。

（一） 利用信息平台整合档案资源建立数据库，为企业生产经营服务

计算机网络的广泛使用，使企业管理信息化成为现实，按照建工集团“统筹规划、需求导向、分步实施、注重实效”的指导思想，在集团OA系统、人力资源管理系统、生产经营管理系统、综合项目管理系统、财务管理系统等信息平台建设的基础之上，整合公司现有的档案、资料等信息资源，建立起可相互检索利用的综合信息数据库；编制统一的分类、著录、检索等标准，各管理分类之间存在着横向联系和协作，可使资源共享。

在管理方法上，对企业各类档案实行集中统一，分别管理的方式进行管理。也就是说，在这个企业档案的内部，一方面实行管理类档案与技术档案、科技资料的分别管理，一方面进行有效的联合。从一般意义上讲，管理类档案侧重于企业管理方面的信息，而技术档案则侧重于企业科技知识信息。它们属于企业信息系统中的两个不同层面。因此，可将它们集中统一的收集起来，然后分别进行管理，进行有效的联合，内外沟通，相互补充，形成一个统一的开放型的信息联合体。

（二）做好企业档案内部管理工作，收集整理企业档案

在企业档案管理内部，各部门按照公司《企业档案管理办法》向公司档案室移交年度管理类文件，各项目及时移交技术资料，档案室将收集来的各类档案集中起来，进行分析，按照一定的分类标准将其分门别类并鉴定其价值。

分类完以后，再在同一门类中按它们各自的形式将其区分开来，根据各自的系统分别保管。即：管理类档案、技术档案各按其体系进行区别管理；区分以后，分别对其进行录入、标引、登记；在分别完成整理工作以后，将所有录入的文件目录集中起来，按年度或门类编制统一的检索工具即联合目录或联合索引。这样，便于成为一个“中枢神经”系统，当某一根“神经”被触动时，就马上作出反应，将所需要的某一类相关资料全部提出，进行综合分析，以利企业生产经营决策和科技活动之用。

参考文献

[1]习近平总书记系列重要讲话读本.

[2]陈爱军.企业科技信息中心的建立——浅谈基层企业科技档案与科技图书、科技情报管理一体化问题.