试析企业档案管理所面临的问题及解决对策

姜彦芳

[摘 要]企业的档案管理，很大程度上就是档案的电子化管理。档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可避免的新问题。现代的档案管理工作的转变，办公自动化的广泛实现，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。

[关键词]企业档案管理；现状分析；对策

现代企业的档案管理，很大程度上就是档案的电子化管理。档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可避免的新问题，它是档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在着一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现代化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它所应有的作用。

一、现代的档案管理工作的转变

1.档案载体的转变。在管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

2.企业档案的分类变化。旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。

二、电子档案工作面临的问题

1.电子档案原件的真实性问题。电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。

2.电子档案内容的保密性问题。用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

3.电子档案保留的长久性问题。随着办公自动化的不断深入，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只需要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其他方面的故障，电子文件可能会一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

三、建议采取的对策

1.尽快培养精通计算机技术的档案专业人才。培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。

2.建立健全维护电子文件真实和安全的法规。在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有哇完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉的遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

3.制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范。随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理工作标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

4.研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件。建议由国家档案局牵头，研制开发适应档案管理现代化的软件，并在全国档集系统统一推广。我们盼望国家档案局能把该问题列为工作重点，以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。

办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢的应对信息时代的挑战。

（编辑/穆杨）