企业档案管理存在的问题及解决途径

李雅覃

摘 要：目前我国企业档案管理工作的核心主要是围绕企业自身的生产经营发展实际予以创新，构建规范化的企业档案管理体系，并在新时期背景下探索出具有创新意义的管理方法，从而提高档案管理工作水平，为企业未来的发展提供动力。笔者通过调研发现，当前我国相当一部分企业的档案管理工作依旧流于形式，缺乏创新，管理观念滞后，这些问题不利于档案管理工作实现现代化，改革创新势在必行。

关键词：企业档案管理；问题；解决途径

企业档案工作是作为企业一项重要的基础工作，在维护企业经济效益，记录企业发展历程上发挥着重要的作用，完善企业档案管理工作，不仅是企业做好自身基础管理，提升自身市场竞争力和维护自身权益的客观需要，更是企业履行为国家积累历史文化财富的一项社会责任和义务。

一、企业档案管理存在的主要问题

（一）企业档案管理工作的制度有待完善

新时期企业档案管理工作复杂化程度逐渐加深，随之而来的工作强度也逐渐加大，档案管理制度的不完善在一定程度上降低了企业档案利用效率，制定科学适用的档案管理制度对提高企业经济效益也有着不容忽视的作用。

档案管理的制度化、规范化是企业档案管理工作的基础。在档案管理制度方面，结合企业管理实际，应制定行之有效的“三合一制度”并随着企业发展不断完善、补充、修改；从各类档案的收集、鉴定、分类整理到档案的统计、保管、服务利用等方面进行全方位的管理。但在实际工作中，有的企业在档案管理方面没有制定科学合理的档案管理制度，或者制定了档案管理制度却又没有执行到位，导致档案管理工作流于形式。

（二）企业档案管理的手段与方法落后

我国企业档案管理现状还是处于一个相对落后的状况，企业档案管理工作主要还是依靠人工手工作业的方式。企业进行档案归档一般是由档案工作人员手动进行文卷的归档，利用普通办公软件进行手动编目，档案管理软件普及率不高。这种档案管理的工作方式浪费了大量的人力和时间，大大降低了企业档案管理工作效率。此外，由于多数企业主要倾向实体经济建设，对于没有明显产出的档案基础建设工作力度不够，意识不强，也是造成档案管理工作流于形式的一个重要因素。

（三）档案管理信息化问题

企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。

二、加强新时期企业档案管理工作的途径

（一）创新企业档案管理工作制度

现行的企业档案管理制度、规定和标准都是在过去实践基础上产生的，有的已经不适应现行的档案管理。现代企业制度的建立，要求企业档案工作必须投入到经济建设中去，把工作重点转向为企业的生产经营服务，为企业增加效益服务；现有企业在产权关系，组织机构形式、管理体制、经营管理方式等方面都发生了深刻的变化，这就要求企业档案管理工作者必须适应这种变化，必须用创新思维来修订和完善企业档案管理制度、规定和标准，采取多种不同的管理方式和手段做好企业档案管理工作。

（二）规范档案管理思路，做好企业档案管理创新

企业要以提高创新意识、提升创新能力、激发创新活力、规范创新行为、增强档案事业发展后劲为总目标，关注创新、思考创新、参与创新，按照档案管理工作科学化管理规范的严格要求，不断开展自测自评，随查随纠。对企业重要营运管理活动、重要业务推广、重点工程项目的“三重”档案加强跟踪整理、及时归档，为开展档案创新编研做足充分准备；精选极具代表性和专业性的档案材料，结合企业新闻、媒体宣传资料形成宣传文件汇编专题，建立特色专题，丰富室藏资源，为开展档案创新编撰工作奠定坚实基础。

（三）实现企业档案管理工作检查考核规范化

企业档案管理的规范检查和考核，是确保企业档案管理工作顺利开展的手段，在企业档案管理过程中，检查和考核工作很容易被忽视，却是对档案管理监督工作最行之有效的手段。各企业应结合我国档案管理的需求，制定出一套适应企业档案管理工作的考评标准。对这些标准的制定应做到考虑周详，留足补充修改的空间，并对各项标准做出详细的解释。同时，也需要完善企业档案管理检查和考评制度，将档案管理部门检查和考评工作做为企业内部管理工作考评的一个参考依据。

（四）依托互联网实现档案管理的信息化

我们发现当前我国大部分的企业在档案管理工作方面沿袭了传统模式，即单一化的管理方式，企业中不同部门的档案依旧是独立存放本部门或是企业中所有部门的档案统一存档管理，这两种常规的管理模式无论在形式上还是在内容上都具有明显的滞后性与局限性，难以满足企业对档案管理工作的现代化需求。新时期背景下企业应当实现档案管理工作的规范化与信息化，并能够很好地满足企业对于档案管理的各种诉求，构建集文字，图像、音视频等诸多类档案于一体的现代化的档案管理体系，依托互联网最大程度实现企业档案信息资源的整合与共享。

综上所述，作为企业发展历程的客观记录，企业档案材料中所蕴含的企业文化与企业精神，是企业发展和经营管理过程中积累的重要财富。对于档案管理工作人员来说，必须要树立高度的责任感与使命感，切实转变管理意识，提升自身工作能力，不断探索创新，充分发挥出企业档案的利用价值，为企业的长远健康发展夯实基础。

参考文献：

[1]李娟.企业档案管理存在的问题及解决对策[J].中外企业家，2014，21：184.

[2]张玫.浅谈企业档案管理存在的问题和解决对策[J].神州，2012，05：236.