知识经济时代企业档案管理的转变

邰曦

摘要：众所周知，知识经济时代的到来给各行各业带来了更多新的发展机遇，同时也给其带来了新的压力和挑战，对企业档案管理工作更是如此。知识经济时代下，企业档案管理在管理体制、管理技术以及管理环境等各个方面都遇到了不同程度的问题，所以知识经济时代下改变企业档案管理工作既有的战略就显得尤为重要和必要了。文本主要采用理论分析、实地调查和案例分析的方式，首先分析了知识经济时代企业档案管理过程中遇到的瓶颈问题，其次分析了知识经济时代企业档案管理工作的转变，最后就如何做好转变工作提出了切实可行的建议。希望本文能够起到抛砖引玉的作用，在引起更多专业人士关心和重视企业档案管理工作的基础上促进其实现更快、更好的发展和进步。

关键词：知识经济；企业档案管理；瓶颈问题；战略转变

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）022-0000-02

一、知识经济时代企业档案管理过程中遇到的瓶颈问题

就目前企业档案管理工作的现状来看，虽然更多的企业逐渐加强了对其的重视程度，也通过完善相关的立法规范、提高工作人员的综合素质等方法来提高企业档案管理工作的绩效，但是在知识经济的今天，企业的档案管理工作在不同层面都遇到了不同程度的瓶颈问题，主要表现在思维层面、管理层面、体制层面和技术层面等，比如：认为在知识经济时代企业档案管理工作还是和传统的企业档案管理一样，还是停留在收集、整理、归档等方面，而未对开发利用引起足够的重视。当前更多企业的档案管理工作管理理念不符合知识经济时代的新要求、管理内容和方式也比较落后，档案管理工作在实际落实的过程中不仅成本较高，而且效果不佳，亟待完善和优化。

二、知识经济时代企业档案管理工作的转变

由上述分析可知，知识经济时代，企业档案管理工作中在管理环境、管理方式、管理理念等方面都存在不同程度的瓶颈问题，不仅严重影响了企业档案管理工作的效率和效果，而且在很大程度上影响了企业其他各项工作的顺利开展和执行，所以在知识经济时代的今天，企业档案管理工作很有必要进行战略性转变，而具体需要转变的战略主要为以下几点，具体内容如下所述：

1.企业档案管理理念的转变

物质决定意识、意识对物质具有反作用。企业档案管理管理理念的转变，是转变战略的重要组成部分。即企业的档案管理工作要从实体管理转变为人力资本管理，坚持“以人为本”的原则。也就是说，之前对档案管理工作我们更加注重档案实体的管理，忽略了对人的心理和行为的管理，而知识经济时代档案管理工作由实体管理向人力资本管理理念的转变，同时要具备互联网思维，就要求档案管理的前提是培养出一批专业素质强、职业素养高的档案管理人员，可谓是做到了先把“人”管理好，再管理好“物”，这样一来，企业档案管理工作的绩效也就能够得到明显的提升了。

2.企业档案管理评价指标的转变

企业档案管理方式的转变，主要是指企业的档案管理方式要从之前的硬性管理转变为软性管理的管理方式。具体来说就是，长期以来，我们已习惯于用“馆藏档案的数量、提供利用的人次、编印检索工具和添置设备的种类”等指标来作为衡量企业档案管理绩效的关键性和决定性指标，虽然在特定的历史条件下这种方式是有效的，但是在知识经济时代的今天，随着科学技术的不断引进和档案管理工作内容的不断丰富和完善，采用这种方式来作为企业档案管理工作的指标就显得比较滞后了，因此，将用馆藏档案的知识含量、价值含量、提供利用所产生的社会和经济效益来作为企业档案管理工作绩效的评价指标来替代之前硬性的指标就显得尤为必要了。

3.企业档案管理工具的转变

就现阶段我国企业档案管理工作的现状来看，档案管理工具的转变同样是重要组成部分。也就是说知识经济时代下知识量及增加速度成几何倍级发展，企业档案管理方式与工具需要从纸质管理向网络化、大数据化管理转变。具体来说就是，将之前传统的纸质介质转变为数字档案，这是知识经济时代的新突破，而且现代更多的大中型企业都通过开发“ECM（企业内容管理）”、“ERP”等信息系统来对档案进行管理，而且经实践证明，纸质档案管理工作向网络化、大数据管理转变，不仅大大降低了档案管理人员的工作压力，而且大大提高了档案管理工作的效率和效果，符合知识经济时代企业发展的新要求，有助于企业的档案管理工作向国际化和现代化方向转变。

4.企业档案管理方向的转变

我们所述的企业档案管理方向的转变，主要是指知识经济时代下，企业的档案管理工作需要由信息资源管理向创新型管理方向转变。即知识经济时代对档案管理工作的理念、思维、方式、方法等层面都提出了新环境和新形势的新的要求。所以档案管理工作在实际落实过程中也要摆脱传统思维对其的束缚，迎合档案管理工作的新局面，不断提出创新性的、建设性的理念和方式，并将其落到实处，从根本上提高企业档案管理工作的效率和效果。例如国华徐州发电有限公司在落实档案管理工作时不仅将设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息建立了电子档案，并集成了其他生产和设备管理系统数据，完善的档案管理系统在此公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键性的作用，同时其档案管理方式和方法也成为了相关行业学习的重要参考，起到了带动和引导的重要作用。

三、做好企业档案管理转变工作的建议

由上述分析可知，知识经济时代的今天，企业的档案管理工作需要从管理理念、管理评价指标、管理工具、管理方向四个基本的层面着手，进行战略性的转变，以确保企业档案管理工作符合新时代的新要求和新挑战，而如何使这四大战略转变能够切实地落实到实际的档案管理工作中去，提高企业档案管理工作的绩效，减少其不必要的损失和风险，笔者结合自身多年的实际工作经验和所掌握的理论知识提出了以下几点建议和意见。

1.加强对档案管理人员综合素质的培养力度

人是最重要的生产要素，根据“以人为本”的管理理念需要加强对企业档案管理人员综合素质的培养力度，这是确保企业档案管理工作能够切实实现战略转变的关键，工作绩效得到稳步提高的前提和基础。所以需要企业从以下两个基本的方面着手：一方面企业的领导层要加强对其重视程度，并做到以身作则，在企业内部形成人人重视档案管理工作的工作氛围；另一方面，要加强对企业档案管理人员专业知识和职业素养的培养力度，鼓励其树立终身学习的意识，不断提高其专业知识和专业技能，以为档案管理工作绩效的提高奠定坚实的基础。

2.完善配套的制度规范

俗话说，没有规矩不成方圆，所以在企业档案管理工作中做好相关制度规范的建立和完善工作就显得尤为重要了。而完善的制度规范需要企业做到以下几点：第一，要建立健全标准的、可行的、科学合理的档案管理制度规范、档案管理人员奖惩规范以及监督控制等规范制度；第二，要将这些制度规范切实落实到企业的档案管理工作中去，并坚决做到有法可依，有法必依，违法必究；第三，要结合企业的实际经营特点、战略目标和所处的生命周期不断提出建设性的意见和建议，以提高既定制度规范的实用性和适用性，确保其应有价值的切实发挥。

3.建立有效的反馈机制

有效的反馈机制的建立也是确保上述四大转变战略得以落实的保障性措施。所以企业一方面要适当加强现代化信息技术的投入和使用力度，以提高反馈机制的有效性；另一方面，要加强企业各个部门之间沟通和交流的力度，确保有效信息的及时传递，进而为企业领导层决策工作的顺利开展奠定坚实的基础。

4.以现代技术为引导，加强档案基础设施建设

现代信息技术的迅猛发展为企业档案管理提供了技术支持，使得管理理念与管理方式不再局限于传统的内容，比如档案服务方式与服务手段实现了多样化、人性化、便利化、优质化等。同时根据大数据时代、知识管理的要求企业档案管理也需要以现代技术为引导，加大投入进行基础设施的建设。

四、结语

总之，从现阶段企业所处的宏观经济环境和政治环境来看，档案管理工作在接受了更多发展机遇的同时也面临着新的压力和挑战，如何有效缓解企业档案管理工作中面临的瓶颈问题，就需要相关工作人员从管理理念、管理方式、管理工具、管理方向等基本战略着手，在使得企业档案管理工作实现质的飞跃的同时促进企业档案管理工作实现更快更好的发展，进而为企业战略目标的实现和经济效益的获得奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]黄虹.知识经济时代的企业档案管理[J].现代交际，2016（08）.

[2]蒋颖涵.知识经济时代企业战略柔性实现的路径[J].环球市场信息导报，2016（02）.

[3]许景艳.知识经济时代高校档案管理策略[J].赤峰学院学报：自然科学版，2015（09）.