如何处理好企业档案管理存在的问题

张横

[摘 要]当今社会，逐步建立的市场经济体制正在不断完善。企业所追求的主题依然是在竞争中取胜，从而以体制、机制、机构的变革，应对市场的风云变幻，然而，企业在注重直观的经济效益的同时，档案管理意识就会略显不足，本文要探讨的就是企业档案管理存在的问题及解决问题的有效途径。

[关键词]企业档案管理；问题；解决途径

新时期，我国社会和经济处于快速发展阶段，由于这一时期的企业看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、利用、归档，文件资料、技术资料流失的现象时有发生，为此，充分了解企业档案管理存在的问题和有效解决问题就显得尤为重要。

一、目前我国档案管理存在的问题

1.档案意识不强，档案利用率低

大多数企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案管理制度不健全

很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。

3.电子档案管理的缺失

目前，档案人员办公常常是在计算机上起草和制作文件，一旦文件定稿打印，草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖，使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。

4.档案的信息安全与保密问题有纰漏

电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，会造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。

5.电子档案的接收格式存在问题

电子档案的应用尚未全国在范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。

6.档案管理人员的素质影响档案管理水平

企业档案管理专业人员队伍业务素质不高，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。

二、企业档案管理面临的挑战

1.创新企业档案管理工作制度

现代企业制度的建立，要求企业档案工作必须投入到经济建设中去，把工作重点转向为企业的生产经营服务，为企业增加效益服务；现有企业在产权关系，组织机构形式、管理体制、经营管理方式等方面都发生了深刻的变化，这就要求企业档案管理工作者必须适应这种变化，必须用创新思维来修订和完善企业档案管理制度、规定和标准，采取多种不同的管理方式和手段做好企业档案管理工作。

2.规范档案管理思路，做好企业档案管理创新

企业要以提高创新意识、提升创新能力、激发创新活力、规范创新行为、增强档案事业发展后劲为总目标，关注创新、思考创新、参与创新，按照档案管理工作科学化管理规范的严格要求，不断开展自测自评，随查随纠。对企业重要营运管理活动、重要业务推广、重点工程项目的“三重”档案加强跟踪整理、及时归档，为开展档案创新编研做足充分准备；精选极具代表性和专业性的档案材料，结合企业新闻、媒体宣传资料形成宣传文件汇编专题，建立特色专题，丰富室藏资源，为开展档案创新编撰工作奠定坚实基础。

3.实现企业档案管理工作检查考核规范化

定期开展企业档案管理的规范检查和考核，是确保企业档案管理工作顺利开展的手段。各企业应结合我国档案管理的需求，制定出一套适应企业档案管理工作的考评标准。对这些标准的制定应做到考虑周详，留足补充修改的空间，并对各项标准做出详细的解释。同时，完善企业档案管理检查和考评制度，将档案管理部门检查和考评工作做为企业内部管理工作考评的一个参考依据。

4.依托互联网实现档案管理的信息化

彻底改变传统模式，即单一化的管理方式。企业中不同部门的档案依旧是独立存放本部门或是企业中所有部门的档案统一存档管理，这两种常规的管理模式无论在形式上还是在内容上都具有明显的滞后性与局限性，难以满足企业对档案管理工作的现代化需求。新时期背景下企业应当实现档案管理工作的规范化与信息化，并能够很好地满足企业对于档案管理的各种诉求，构建集文字、图像、音视频等诸多类档案于一体的现代化的档案管理体系，依托互联网最大程度实现企业档案信息资源的整合与共享。

综上所述，企业档案管理工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带來巨大的社会效益和经济效益。当前我国相当一部分企业的档案管理工作依旧流于形式，缺乏创新，管理观念滞后，这些问题不利于档案管理工作实现现代化，改革创新势在必行，员工素质有待提高，应用现代化管理手段等，是目前提高档案管理效率的重要任务。