试析如何做好档案保管与利用过程中的安全与保密工作

邵福云

【摘要】档案工作在人们的生活中是非常重要的，档案关系着人们的基本信息和国家机密，档案对企业和个人都有着关键性的作用，现在档案已经作为一种文化被国家保护，档案可以让人们查阅到需要的信息，在使用的时候也是非常简便的，在使用的過程中，需要对档案进行基本的了解，在对档案进行利用的时候应该注意对档案安全性的保护，不管是企业中的信息，还是国家的信息，档案的安全和保密工作都要做好。

【关键词】档案；保管与利用；安全与保密

档案已经越来越受到重视，很多的国家档案都在进行保密，如果档案的保密工作没有做好，对国家的发展是非常不利的，对于企业来说，档案在保管的过程中没有进行充分的保密就会导致泄密事件发生，对企业的发展是非常不利的，在经济的建设中，档案的安全工作已经被提上日程，很多的人都对档案工作有了足够的认识，在档案工作人员会有很多的工作需要做，档案在保管与利用的过程中的安全和保密工作对档案管理人员和使用人员都是非常重要的。

一、在档案保管过程中做好档案安全与保密工作

（一）将存放档案的库房建设和管理好

档案的库房是存放档案的地方，由于我国的档案很多都是纸质的档案，这与我国的历史有着很大的关系，这是历史发展的缘故，因此，我国有很多的纸质档案需要保存，在保存的过程中，要加强对档案库房的管理，将档案库房地管理工作做好，这样才能够保证档案的安全性，在档案的管理中需要对档案库房建设进行研究，在建设的过程中，要充分考虑到档案存放的安全问题，库房的门要使用质量较好的防盗门，这样可以将泄密工作在档案流通的第一环节就做好，还要将库房、管理者的办公室、阅览室分开，这样可以分门别类进行管理，因为纸质的档案非常的多，一旦发生损坏就会造成大量的损失，因此在库房一定要能放置防鼠药或者防虫药，这样可以增加安全性，将自然损坏的因素降到最低，相关的管理人员要对库房进行检查，这是工作人员的职责，还要保持库房干燥，如果库房是潮湿的，就会导致大量的档案发生潮湿的现象，前来查阅的人士就可能会对档案造成损坏，而且还会破坏人们对档案工作人员的印象，档案人员的服务是非常重要的，库房的管理人员一定要对库房的管理负责，工作人员一定要选择专业的档案人员来管理，这样对档案管理是非常有利的，不会造成一定的损失。

（二）对涉密档案要做好分类管理

有一些档案是涉及到国家的机密的，这些机密对国家的发展是非常重要的，需要档案工作人员进行保密，如果保密工作没有做好，就会对国家产生重要的影响，因此，对于国家的涉密档案要与其他的档案分开来保管，这样可以增加档案的安全性，在档案的保存上同样要设置防盗设备，这些设备对经济生活是非常重要的，还要设置存放档案的保险柜，将涉密档案保存在保险柜中，这样可以增加档案的安全性，对涉密档案管理的人员也有着严格的要求，这一类的工作人员身上背负的责任是重大的，如果涉密档案发生了问题要负有一定的责任，因此，涉密档案的管理人员要有很强的责任感，对档案事业要热爱，这样才能够将档案工作做好，档案工作人员面不只要在素质上符合要求，还要在专业上符合要求，如果档案工作人员不能够将档案工作做好就不能够胜任这项工作，作为档案工作者在平常的生活中也要时刻记住自己的使命，将档案工作做好，在平时的聊天中也不能够涉及到自己的工作，一旦发生泄密就会损坏国家的利益。除了要注意档案管理人员之外，在档案的查看、移除和销毁的时候还要经过相关领导的批准，在手续齐全的情况下才能够对档案进行查阅、移除和销毁，在在每一次进行档案调整的时候都要对档案进行重新的查看，保证每一个环节都不会出现问题，如果发现问题要及时报告，对发现问题要及时处理这样才能够保证涉密档案合理使用。

（三）明确档案管理人员的职责

档案管理人员与档案进行直接的接触，如果档案管理人员出现了问题，档案的管理工作也可能会出现问题，作为档案管理人员一定要明确自身的工作，将档案工作作为自己事业，才能将档案管理工作做好。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。

二、做好档案利用过程中的安全与保密工作

（一）做好档案利用中的监督工作

档案利用是档案保管的终极目的，是档案管理的最高境界，同时，档案利用过程监督是也是档案安全与保密工作的一个重要环节。根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。在开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项制度的制定应从实际出发，可操作性强，制度一旦制定，档案管理人员就应不折不扣的执行。并在档案的管理与借阅工作中不断的加以完善。

（二）将档案安全、保密与利用的关系处理好

保守企业秘密是每个职工应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。

（三）做好档案管理的队伍建设

档案管理人员，是利用制度的直接执行者，对档案的安全负有直接责任，因此，档案员必须具备较高的政治素质、业务素质和文化素质一是要有高度的政治责任心和全心全意为企业服务的精神，热爱档案事业；二是要有很强的专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，掌握利用工作的规律。

三、结论

档案关系着人类的发展史和人们基本信息，一定要注意对档案在保管与利用中的安全与保密工作，这样才能够将档案的价值完全发挥，只有将档案保管好，档案才能够传承下去，让档案的安全不再成为问题，这样不论是对企业还是对国家来说都是非常有益的，档案的安全与保密工作是非常重要的。

参考文献

[1]王岩松.关于档案保管过程中保密问题的若干研究[J].城建档案，2015（08）.