浅析档案的功能与作用

李轩

摘 要：档案以其来源的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成为国家战略资源的核心构成部分，其信息资源的发掘利用能够在经济建设和社会发中发挥巨大的功能与作用。

关键词：档案；功能；作用

档案以其来源的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成为国家战略资源的核心构成部分，其信息资源的发掘利用能够在经济建设和社会发中发挥巨大的功能与作用。

1档案功能的理论归纳

1.1历史记录功能

档案是人类社会实践活动的记忆和伴生物，是历史发展的痕迹与真实记录，在人类历史文化的载录、积累、保护和传播方面起到不可代替的重要作用。以中华民族历史文化的记录与传承为例，中华民族是由56个民族构成的，各民族在其社会历史发展过程中所创造的民族传统文化极其丰富，在物质文化上表现为从事经济、生产活动所产生的物质文明的总和，包括生产、生活、居住、建筑、交通、服饰、饮食、工艺等各个领域；在精神文化方面表现为在社会活动过程中所形成的价值观念、审美情趣、思维方式等，包括礼俗、礼仪、道德、规范、宗教、节庆等诸多方面。各民族产生形成的古代文明与传统文化通过档案文献世代相传，在历史的积累、保护和传承过程中，汇集形成了中华民族优秀的文化遗产。正是由于这些珍贵历史档案的存在，才能使中华民族历史进程的痕迹与光辉灿烂的历史文明得以延续与保存。现今，档案文献在承载保护科技成果、社会信息与民族文化等方面仍然发挥着巨大的作用，是载录人类发展历史，保护、继承与弘扬优秀民族文化的重要手段和工具。

1.2科学管理功能

管理是运用组织、计划、指挥、监督和调节等方式和手段，充分利用现有的人力、物力和财力，使之发挥最大效率，以达到既定目标的一系列职能活动的总称。管理是提高行政效率和促进经济建设发展的重要因素，而档案作为企事业单位职能管理活动的真实记录对现实的管理工作起着依据和借鉴方面的重要作用。如在国家机构的行政管理活动中，档案文件记录了各级机关、单位行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程、结果以及管理活动的经验，是任何国家机构、机关单位保持工作连续性所必须查考的重要凭据。因此，各级国家机构都建立有健全的档案部门，以翔实的档案文件为各级政府了解与掌握实际情况，有效地实行职能管理活动提供档案信息利用服务。

1.3生产建设功能

一切生产建设活动都具有连续性、继承性的特点，前一阶段形成的科技生产活动的记录与实践经验，往往是后阶段科技和生产活动的参考和凭据，而且生产技术越复杂，现代化程度越高，其生产、建设活动越离不开档案。不论是工厂矿山设计、水利水电工程设计、交通运输工程设计，还是民用建筑设计，丰富翔实的基建档案都是完成新：工程项目设计，进行设计创新所不可或缺的重要参考凭证材料。

1.4科学研究功能

为适应经济的发展和科学研究的需要，国家档案管理部门做了大量有效的档案信息开发利用工作，据统计，在提供档案查找服务方面，全国各级各类档案馆（室）接待档案利用者共1000多万人次，提供利用档案资料5000多万卷、册。这些行之有效的服务工作为科研活动提供了大量原始的档案信息资源，促进了国家科学研究事业的蓬勃发展。

2档案发挥作用的性质

2.1凭证作用

档案凭证作用表现在以下两个方面：

2.1.1内容凭证作用。从宏观来看，档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事社会实践活动直接形成的对国家和社会有保存价值的不同形式的历史记录，载录的是人们在政治、经济、军事、文化、科技、教育、卫生和宗教等社会实践活动中所形成的各种原始信息，其内容如实地反映了社会历史发展与国家建设各个领域的真实状况，是国家信息资源最原始、最核心的构成部分，在维护党和国家历史真实面貌方面发挥了重要作用。

2.1.2形式凭证作用。档案形式的原始性是档案凭证作用的重要构成因素。从档案文件的产生来看，各种档案在形成过程中，除内容是形成者当时思想和行为的原始记录外，还保留着原始的文件格式与历史标记，如公务文书有具体的公文格式、机关印信、领导签署、发文日期和文件密级等；私人文书有当事人的字迹和亲笔签字等；声像档案所载录的则是当事人的真实形象和原声录音。少数民族档案信息则以丰富的载体形式而传承，主要有石刻档案、摩崖档案等多种类型，以载体材料独特、年代久远和原始性强堪称历史档案中的珍品，对研究少数民族，乃至中华民族社会历史发展情况有宝贵的凭证查考价值。

2.2参考作用

与图书、资料等文献材料相比较，档案的参考作用表现出以下鲜明的特点：

2.2.1原始性。档案是国家机构、社会组织和个人在政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动领域中直接形成的原始记录，如实记录了人们社会实践活动的真实情况，是第一手文件材料，因而具有较强的原始性和权威性。

2.2.2凭证性。档案记录了人们过去和现在从事各项社会实践活动的真实轨迹与发展过程，载录的是历史活动、科技生产、政治斗争和科学研究的经验教训以及经济建设、文化艺术所创造的重要成果，其内容涉及政治、经济、军事、文化、科技、教育、卫生和宗教等各个领域，是人们从事科学研究、职能管理和生产建设活动所必不可少的重要条件，因此而具有较高的参考凭证价值。

2.2.3查考性。档案内容丰富，具有提供信息、解决矛盾、化解危机和协调关系等方面的重要功能。档案的查考作用表现在各个方面，如个人可以通过查考档案了解涉及自身权益的相关政策规定，通过正常途径维护自身的合法权益；政府职能部门通过查阅与开放档案了解社情民意，发展经济文化事业，维护社会稳定和谐。如此可见，档案对各项社会实践活动都有较高的查考价值。

总之，档案是人们在社会实践活动中形成的原始记录，其内容真实地反映了客观事物发展变化的历史原貌，是维护国家、集体、个人权益的重要法律信证。

参考文献：

[1]马素萍.论档案管理的原则[J].档案学通讯，2005，2.

[2]张辑哲.档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.

（作者单位：衡水市林业科学研究所）