高校图书馆采访有效性的质量控制
2016-05-30孙明沈阳理工大学图书馆辽宁沈阳110168
孙明(沈阳理工大学图书馆,辽宁沈阳110168)
高校图书馆采访有效性的质量控制
孙明
(沈阳理工大学图书馆,辽宁沈阳110168)
[摘要]通过对高校图书馆内外环境和文献资源利用数据统计分析,提出了高校图书馆采访有效性问题。在此基础上,提出图书馆采访有效性的质量控制,包括采访前的质量控制,采访过程中的质量把关,采访结束后的质量监督,采访工作的组织管理。
[关键词]高校图书馆采访有效性质量控制
[分类号]G258.6
1 引言
高校图书馆的宗旨是尽最大可能满足学校教学和科研需求。文献资源建设是图书馆服务工作的前提和基础,采访工作是文献资源建设的首要步骤,采访工作的好坏直接影响图书馆的整体服务水平。近年来,图书馆的内部环境和外部环境发生了很大变化;利用图书馆的读者人数不断增加,读者对图书馆的需求不断细化;图书馆文献购置经费向电子化文献倾斜,图书购置经费相对降低;文献出版数量激增,图书价格持续上涨。如何用有限的经费购买到切实适合读者的高质量文献,是摆在图书馆人面前的一个亟待解决的重要问题。文献采访有效性指的是文献采购人员所采文献满足读者需求的程度。笔者结合本馆文献采购的实际,对如何提高文献采访有效性的质量控制做了一些探讨,希望能对图书馆文献资源建设发挥推动作用。
2 从文献资源利用的统计来分析采访的有效性
文献资源的利用情况最能反映读者的满意程度,是分析采访有效性的最佳途径。笔者利用图书馆自动化系统,对沈阳理工大学图书馆2010至2014年中文图书的入藏及利用情况进行了统计分析,学科分类采用《中图法》第4版,T类以其所包含的16个二级类目替代。统计数据包括:2010至2014年新书入藏分类统计;2010至2014年读者分类借阅量统计;2010至2014年馆藏利用分类统计(见图1至图3)。
图1 2010至2014年新书入藏分类统计(按入藏比例)
从图1可以看出,2010至2014年新书入藏量差异较大,入藏量最高的TP类(自动化技术、计算技术)占入藏量的17.68%,第二为F类(经济)占13.26%,总体来看T类(工业技术)占入藏总量的38.48%,其中二级类目中TP类比例最高。入藏品种数前10名入藏量占总入藏量的72.6%,其他13类入藏量仅占总入藏量的27.4%。
图2 2010至2014年读者分类借阅量统计
从图2分析得知,研究生和本科生借阅总量达97%,教师读者占3%,说明本校图书馆服务对象中,学生读者占主要部分,所以在采访过程中应该重视学生读者的阅读需求,加大对学生读者的需求调查,同时也要加强对教师读者的文献资源宣传推广。
图3 2010至2014年馆藏利用分类统计
从图3的统计分析可以看出,借阅率最高的是H类,达到73.5%,其中“自动化技术、计算技术”“电子工业”“金属学、金属工艺”“语言、文字”“艺术”“文学”“哲学”“马列”“历史”“军事”“机械、仪表工业”“武器工业”12个学科专业图书外借品种比例超过了50%。说明这几类图书的读者群比较集中,购入的图书受关注度高。从以上的统计分析可以看出,图书馆最主要的读者群为学生读者,读者的需要主要集中在如图所示的几个大类,这就要求我们在采访过程中要重视学生读者的需求,同时在采访过程中重点留意对这几类图书的采购。从新书入藏和利用情况来看,新购入的图书也是读者借阅量最大的图书,TP类图书馆藏量和借阅量都大,F类图书藏量相对于借阅率偏高。从以上分析来看,本馆文献资源的供给和读者的需求还存在一定的矛盾,需要在图书的采访中提高采访的有效性,更有效地利用经费,以满足读者的需求。
3 采访有效性的质量控制
笔者结合本馆采访工作实际,从采访前的质量控制,采访过程中的质量把关,采访结束后的质量监督,采访工作的组织管理四个方面来研究高校图书馆采访有效性的质量控制问题。
3.1采访前的质量控制
采访前的质量控制是入藏文献质量控制最重要的阶段,也是采访工作的核心。
3.1.1制定高校图书馆文献采访计划和采访制度
采访计划是图书馆采访工作在一定时间范围内的行动指南和采访依据,制定科学合理的文献采访计划有助于加强文献采访工作的针对性和有效性,减少采访工作中的人为偏见,避免采访过程中的盲目性、随意性。在制定采访计划时要坚持需求第一的原则,使有限的经费尽可能地买到读者最需要的图书,使经费的使用效果最大化,并考虑学校的专业设置和发展方向。其次,要充分研究本馆的馆藏结构现状,注重馆藏结构的连续性、系统性、时效性以及特色馆藏建设;统筹考虑各类图书的入藏比例,重点学科与一般学科的比例,自然科学与社会科学的比例,还要考虑到学校新增专业与传统专业的比例,保障重点专业,重点学科的专业需求同时对新增专业适当倾斜。此外,为使采访工作有章可依,实现采访工作的规范化、系统化,在制定采访计划的同时还要制定适合本馆发展的采访制度。
3.1.2搜集整理图书出版发行信息,掌握读者需求信息
面对繁荣复杂的图书出版市场,扩大视野,全面了解图书出版发行信息,及时捕捉图书出版动向是做好采访工作的前提条件。目前,虽然各图书供应商会提供给图书馆大量的综合各出版社的书目信息,各出版社也会定期提供各自的书目,虽然这些书目覆盖面很广,但不一定全面。面对鱼龙混杂的图书市场,只依靠这些书目信息是不够的。采访人员必须走出去,经常走访出版社、特色书店,参加各种图书展会,利用网络、书展、报纸、电视、广播等各种渠道获取全面正确的图书出版信息。
采访人员还应该及时掌握读者的需求信息,全面掌握学校学科分布状况、重点学科科研情况及学科发展动态,分析现有馆藏文献结构是否合理;加强读者需求调研,调查对象应该是全面的,除了做好对教学、科研主管人员及学科带头人、重点教师的访问,针对高校学生读者占大多数的特点,更要加强对学生读者的访问和沟通。通过读者座谈会、读者荐购、问卷调查等多种方式广泛征求需求信息,同时在访问的过程中利用各种手段向读者推荐展示馆藏资源。
3.1.3合理选择图书供应商
目前大多数高校图书馆对于图书供应商的选择基本上都采取公开招标的方式,做好招标工作可以保证图书的采访质量,也使得采访工作更加规范和程序化。根据本馆近几年的招标经验,笔者认为,应选择规模大、信誉好、有经济实力、供货速度快、到货率高、服务好、折扣低的供应商。由于不同的图书供应商在供货上有自己的侧重,有的偏重于京版、沪版,有的偏重于高校社和地方社,图书馆在选择供应商时可以考虑选择两个以上或更多的服务内容与特点能够平衡互补的供应商,以取各家之长,更好地提高采访效率。在供应商中标后注意与供应商的交流和沟通,就本馆的采访特点、服务要求、馆藏等随时进行联系,提高供应商的服务水平,提高采访效率,最大限度保证入藏文献的质量。
3.2采访过程中的质量把关
采访过程中的质量管理不仅是一个目标管理,更是一个过程管理,不能仅重视采访完成后的质量考核和处理,应该重视采访过程中的每一个环节,确保采访的每一个步骤都得到质量保证。
3.2.1严格采访制度,优化采访模式
采访制度是图书馆根据有关规章制度和本馆实际制定的采访程序和规范,一丝不苟地执行这些制度有助于保障文献采访的质量。
目前,高校图书馆常用的采访模式有书目预订、现场采购及纲目订购几种方式。纲目预订在国外图书馆比较盛行,在我国也有一些高校图书馆在使用,书目预订和现场采购相结合的采访模式在我国高校图书馆中使用的比较普遍。采用书目预订可以按照学校课程设置有重点地筛选书目,方便采购人员掌握所选图书的学科比例,现场采购采访人员可以到现场了解图书的大概内容和质量。采用书目预订和现场采购相结合的方式既可以避免书目预订的盲目性,又弥补了现场选书的遗漏,从而提高图书的到书率和到书速度。同时采访人员还应该充分利用现代化手段,采用纲目预定、网上订购等多元联合的采购模式,取各家所长,互相补充,进一步提高采访的有效性。
3.2.2保证充裕的采访时间
现在高校图书馆基本上都是通过招标的方式选定图书供应商,然后才可以启动采访工作。有的学校由于经费预算下来晚,招标工作启动也相应地晚,经费还不允许跨年,造成采访人员每年的有效采访时间大大减少,为了完成当年的采购任务,采购人员需要在有限的时间内超常采购大量图书,造成采访人员的工作重心放在完成采购任务上,从而很难保证采访质量,影响采访的有效性。一些专业性很强的图书,时效性强,由于受印刷数量的限制,采购时间晚了,往往只能看到书目而很难配到书。保证充裕的采访时间对提高采访的有效性是必要的,图书馆可以通过提前招标、经费跨年等方式保证充裕的采访时间。
3.2.3对供应商的即时考核
经过计划、调研、精心采购到的图书,往往因为图书供应商的到书率不高而打折扣,直接影响采访的有效性。图书供应商为了追求利润的最大化,对于高折扣低利润的图书住住配货不够积极,而这些书往往是我们最需要的专业书。为了提高采访的有效性,保证采访工作不打折扣地实现,对供应商的即时考核是必须的。笔者结合本馆的采访实践认为对供应商应从以下几个方面进行考核:到书率,这是保障图书采访质量最重要的一个方面;到书时间,目录满足率(就供应商提供的目录占出版人提供目录的比例),数据加工。通过对这些指标的即时考核,考核结果作为给供应商分配采购额度的依据,通过考核使供应商更加重视供货质量,使采访质量和采访有效性得到了保障。
3.3采访后的质量监督
文献采访质量管理,不同于别的质量管理,采购的图书进入流通部门后,需要进行事后的质量监督,对所采图书的利用情况进行统计分析,并接受专家及读者的评价。找出采访过程中的缺陷,及时改正,查漏补缺。
3.3.1统计图书利用率
图书利用率是指定时间内,某馆藏地的图书借阅册数或种数占本馆图书的总种数或册数的百分比,图书利用率能直接反映所采图书与读者需求的贴近程度,是检验采访质量的一个重要指标。采访人员可以利用计算机系统,定期统计出所采图书借阅率高的、借阅率低的及借阅率为零的图书,然后对统计结果进行综合分析,分析这些图书所属的学科类别及读者借阅比例,结合读者对这些书的评价,对采访结果做出评价,以改进采访工作策略。
3.3.2做好图书查漏补缺工作
在书目预订和现场采购相结合的基础上,增加图书查漏补缺的方式可以更有效地保障图书采访的质量。根据图书新书入藏及利用的统计结果,有针对性地搜集出版社的出版目录,用来和已采到的图书目录进行对比分析,也可以针对供应商分别建立目录库,用以记录、跟踪采访过程中因各种原因没有到货的图书目录。对于一些有价值的重点图书、年鉴、连续出版物等,看看本馆是否漏藏,进行整理补充。并使这项工作形成一个规律性的制度,以保证采访的有效性。
4 加强采访工作的组织管理
4.1建立跨部门的图书采访工作组
图书馆可以建立跨部门的图书采访工作组,工作组成员由专业的采访人员、学科馆员、各院系的专家及部分专业教师组成,制定科学详细的操作方案和实施细则,明确各自的职责。比如采访人员要掌握本馆的馆藏结构及馆藏特色,对本馆各类图书的收藏情况要心中有数。学科馆员要负责与各院系专家教师的及时沟通,掌握本校的重点学科、新增学科及专业发展动向,获取充分准确的需求信息。采访工作组不仅要对采访工作提出合理的建议,同时还要对采访工作进行监督,定期对入藏图书做出客观评价。
4.2提升采访人员综合素质
采访人员是采访工作的主体,采访人员的素质对采访工作的有效性起决定性作用。采访人员的素质体现在以下两个方面:一是要有全面的图书馆学、情报学专业知识和图书采访的专业技能,同时还要具备相关学科的基本知识、良好的信息意识,对读者需求信息及图书出版信息有敏锐的洞察力和判断力。二是要有良好的思想品德,采访工作不仅是一项知识性、实践性强的工作,同时也是一项复杂、细致的工作。要求采访人员要有强烈的事业心和责任感,在工作中能一丝不苟,吃苦耐劳。高校图书馆应该加强对采访人员的素质培养,建立一支高质量的文献采访队伍。
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孙明男,1962年生。本科学历,馆员。研究方向:图书馆文献资源建设。
·信息组织·
收稿日期:(2015-10-09;责编:徐向东。)