刍议电子档案管理存在的风险及其解决措施

【摘要】随着科学技术的发展，文件档案的管理从传统的纸质记载管理到网络电子档案管理变化，为现代单位企业档案管理注入了新的发展源泉。通过网络电子档案来进行档案文本管理，比传统档案管理更加快捷方便、安全可靠，克服了传统档案管理的缺点，但是，电子档案管理还处在发展阶段，还存在许多问题。为了促进企业档案安全管理的发展，必需找出相应的应对措施。本文主要阐述电子档案管理存在的风险及其解决措施。

【关键词】电子档案管理； 风险；解决措施

现代网络技术的进步和发展，传统的档案管理理论不断与网络信息技术的相互碰撞，使得电子档案管理应运而生。电子档案管理是通过淘汰传统档案管理的落后技术，与现代网络信息技术有机结合，对档案管理进行一些改进。电子档案管理不仅提高了文本档案管理的安全快捷性，而且推动单位企业的快速发展。但是，电子档案管理在发展中存在许多风险，为了规避这些风险，提高企单位企业档案管理发展，需对电子档案管理进行相应研究。

一、电子档案管理存在的风险

电子档案管理是运用计算机技术在在网上对资料进行管理，可以不受时间和空间限制的资源，共享和利用、储存空间大等。但凡事都存在双面性，电子档案管理虽然具有很强的优势，但是由于自身和外界的因素，电子档案管理存在一些风险，为了促进电子档案管理的发展，找出风险是非常重要的。立足于现代电子档案发展的现状，找出存在风险方面如下：

（一）档案信息安全。电子档案管理文本档案确实具有一定优势，但是有利就有弊。对于以往传统文本档案管理，一旦对文本档案进行记录，就很难改变，可是电子文本档案却不同，可以随时对档案进行修改，虽然这有利于管理人员工作的进行，但是却也容易引起档案被随意修改、清除、复制和破坏，这具有一定的信息安全的风险问题。对于这些风险如果不保护起来，档案资料可能会被非法修改、复制和删除，进而损害档案管理者利益。

（二）档案信息真实性。电子档案管理虽然比传统文本管理更具有方便快捷，但是在档案真实性却存在一定风险。目前，许多单位企业在电子档案管理环境下，对电子档案管理工作不重视，错误的单纯认为电子档案管理只是一项保管资料事项的工作，对公司的发展并不会有影响，低估了电子档案管理的重要性。而档案文本管理的工作人员也持这种想法，在对文本档案工作中，经常性的由于本身工作疏忽导致档案的信息真实性存在无法查明的因素，所以，形成的电子档案信息得不到可靠性和资深的确认。

（三）档案管理范围模糊。电子档案管理主要是通过虚拟化管理，档案系统主要是依靠计算机技术进行对档案管理来实现的。电子档案管理过程中虽然会对内部信息一些相对重要的档案信息进行自动备份，但是由于目前，一方面，对电子档案管理的范围并没有明确规定，在电子档案管理中常常会出现管理问题，例如档案记录没有持续记录，会有档案记录中断的问题，一些病毒的入侵，使档案信息的保密性受到威胁；另一方面，因为电子档案在一定期间内会进行更新，在更新周期中出现档案保存流失的风险，比如对企业的销售数据分析存入电子档案系统，只要通过简单操作，但是在工作过程中，如果在没有对相关档案进行备份保存的情况下，出现网络崩溃，可能会导致档案全部不见，造成巨大损失。

（四）档案风险处理控制意识低下。电子档案管理存在相对的弊端，但是最重要的是档案管理使用者要有预防档案风险出现的意识和档案风险出现应该如何处理的意识。当前，许多单位企业在档案风险问题中，没有制定预防风险和处理风险的相关方法，这样会使风险出现的可能性提高，风险出现的破坏性强。档案管理人员会有时会过度信任档案管理系统，忽视平时对档案管理控制风险的规避性，出现风险威胁时又不采取相应措施降低风险带来的破坏，那么会给单位企业带来毁灭性重创。

二、电子档案管理风险的解决措施

（一）制定档案管理规定，规范电子档案的安全性。电子档案管理中存在的安全性风险，不仅会使电子档案受到恶意性破坏，还会导致单位企业的档案信息被泄密，从而会损坏单位企业的利益。通过制定档案管理的相关规定，来规范电子档案的安全可靠性。首先应该依据电子档案管理知识和目前电子档案发展过程中出现的问题，制定相关法律文件，以此来保障电子档案的安全可靠性，其次，应该对恶意入侵电子档案管理系统中进行破坏、侵权等一些犯罪行为进行严惩。最后，应该不断对电子档案管理系统进行更新引进新的技术，提高电子档案系统自身的硬件质量，保证电子档案的安全可靠性。

（二）提高对档案管理重视，保障电子档案的真实性。电子档案管理并不是单纯的资料保管，它是会影响单位企业的发展，所以，单位企业和档案管理人员应该改变对档案管理的认识，提高电子档案管理的重视。在传统的纸质档案管理中，原始性是附有文字、图形和书写痕迹，是有史可查的，而电子档案信息一旦复制保存和改动都不留痕迹，电子档案的记录保存方式与内容是没有直接联系的，致使对电子档案的原始性无法真实确定，进而导致对电子档案的真实性不可靠计量。所以，为了保障电子档案的真实性，应该提高单位企业和档案管理人员对电子档案管理的重视度。

（三）明确档案管理范围，及时对电子档案进行备份。因为当前电子档案管理范围没有明确规定，引起档案记录不连续、档案记录中断、恶意病毒入侵等问题，同时，由于网络自身存在问题，若没有及时对档案信息进行及时备份，可能出现电子档案无故消失等情况。基于此问题，应该明确档案管理的范围，及时对电子档案信息进行经常性备份，可具体可通过对制定档案管理范围规则，并严格执行规则，通过对一些相对重要的档案信息进行光盘拷贝来保存，降低电子档案由于外界因素造成的损坏等问题。

（四）加强电子档案风险预防，提高风险控制能力。一方面，对电子档案进行事前预防，是降低风险最有效的方法。避免电子档案信息出现风险性问题，保障电子档案信息的安全真实性，需要档案管理人员在平时档案管理工作中树立风险防范意识，例如在日常电子档案处理中，通过身份认证措施，设置用户密码，对电子档案系统经常性杀毒、采用档案转移是签字制度等措施来预防电子档案风险的出现；另一方面，当电子档案风险出现时，将风险降到最低是风险控制的最主要任务。由于外界、自身等方面因素，风险是不可避免的，而这时候不能放任不管，电子档案管理人员应该制定应对措施，将风险降到最低，比如可通过风险转移策略降低风险。总而言之，为降低电子档案管理风险，需要加强电子档案事前预防风险意识，提高风险的控制能力。

结束语

电子档案管理的发展是顺应科学发展的趋势，为单位企业档案管理提供了有效管理方式。但是由于自身和外界因素，是电子档案管理存在着安全性、真实性、管理范围模糊、规避意识等方面的风险问题，为了降低电子档案管理风险，需要联系实际存在的风险，找到相应的解决措施，保障电子档案的安全可靠性，提高电子档案的管理水平，推动电子档案管理的发展。

参考文献

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[3]李琪.电子档案管理及其风险控制分析[J].科技创新与应用，2013，07：287.

作者简介

徐洋（1981.7），男，四川人，硕士，中级，在国家新闻出版广电总局二○二三台从事图书馆及其档案管理研究。