试论档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

孙晓波

【摘要】档案管理基础工作是一个综合性相对较强的工作，因为档案的工作类型具有多样性，其所涉及的领域也具有非常强的广泛性，所以档案基础管理工作在档案管理工作中是一个相对比较特殊的内容，在这样的情况下，我们就需要对档案管理基础工作在档案管理中的作用有一个相对较为科学的认识，只有这样，才能更好的保证档案管理的质量和水平。

【关键词】档案管理；现代化；基本工作

为了能够有效的提高档案管理工作的质量和水平，更加平稳的进行现代化的档案管理工作，我们在档案管理工作中必须要重视基础工作，只有拥有了坚实的基础，我们才能更好的为我国档案管理工作的建设提供更好的条件，档案管理人员一定要对档案管理基础工作予以全面的分析，此外还要按照工作中存在的不足加以全面的调整，只有这样，才能更好的保证档案管理工作的质量及水平。

1、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高現代档案管理工作水平。

1.1档案管理的规范化和标准化 在档案管理当中，现代档案管理的规范性和标准性是评价档案管理质量及管理水平的一个非常关键的指标，因为某些部门对档案管理工作的重视程度存在着较大的不足，在某种角度上来说，还存在着一定数量的无用档案，在这一过程中我们可以借助多种管理方式对这些档案进行有效的处理，将现存的有效档案进行重新的整合，这样也就大大的提升了档案管理工作的质量和水平。档案管理的规范化和标准化水平会受到档案查找了和档案完整性的影响，档案基础管理工作将档案按照标题进行管理，对档案的页码和具体的信息进行分类，这样也就极大的提高了档案管理的规范性。

1.2档案检索的准确性 档案管理过程中基础工作的一个十分关键的内容就是要对档案信息进行输入和档案的归类，这样也为日后的档案查询和管理提供了较大的便利。保证档案管理基础工作的质量能够为档案的检索创造较好的条件，当前，信息技术在不断的发展和应用，档案管理也越来越多的应用到了信息技术，将档案信息输入到数据库当中，这样也就使得档案的利用更加的便捷。如果要想更加准确的找到档案信息，而要实现这一目的，就必须要做好档案录入和分类工作。

1.3档案的利用率 做好档案管理的基础工作能够十分有效的提高档案利用的质量和效率，在档案管理基础工作开展的过程中，我们需要根据其重要性对其进行分类，对重要性较强的档案信息先加工，而对于一些重要性并不是很强的信息可以延后加工。这样就可以筛选出一些价值较高的档案信息，不断的提升档案的使用效率。此外，在档案信息录入到信息库的过程中，我们可以首先对档案检索工作加以改进和完善，我们可以在搜索栏当中搜索关键词，这样就可以十分有效的提高检索的质量及效率，从而也可以更为迅速和准确的查询到档案信息内容。

2、档案管理的基础工作中的问题

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似问题也就越发严重。

3、提高档案管理基础工作水平的对策

3.1全面普查案卷，去糟取精 这种方法是保证档案管理规范化和标准化的一个基础性的工作。我国的综合性档案馆因为在很长时间之中都没有进行更加全面的清查工作，再加上移交单位在保管期限划分标准上存在着较多无参考价值的档案，在这样的情况下，我们就需要首先对这些文件内容进行清理，只有这样，才能更好的提高档案利用的效率。

3.2重新组合案卷实现案卷规范化 将组卷内容过多过杂的案卷进行重新的整理，重新组卷的过程中，我们需要将那些相互之间存在着一些联系或者是某些特定关系的文件充分的整合在一起。在重组的过程中，我们还需要对那些内容不全的案卷进行加工和填写，只有这样，才能更好的保证案卷的规范性，在实际的工作中进行重新的组卷一方面可以对馆藏进行优化处理，同时还能保证管理的科学性。

3.3统一分类号保证检索查全率 计算机检索在应用的过程中一个非常重要的优势就是能够更好的满足人们对文件检索的要求，为了更好的保证检索的完整性，在检索的时候，我们需要按照相关的法律法规对其进行分类，之后再根据实际情况制定出具体的条例，此外，我们在分类的时候还要采取有效的措施加大审核力度，这样才能及时的发现分类人员的失误，为管理的标准化和规范化创造更好的条件。

3.4规范题名保证检索查准率 档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

4、结语

档案管理工作中，基础工作是非常繁琐的，同时它也是比较容易被人忽视的一个内容，为了更好的保证档案工作的质量和效果，在实际的工作中，我们必须要重视基础工作在档案管理工作中的作用，更好的推动档案事业的发展。

参考文献

[1]胡红，朱春瑜.谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化[J].镇江高专学报，2012，7（3）：40-42.