嵌入科研服务的高校机构知识库建设

谭英师 俏梅 王若琳

摘 要 论文在面向全校师生开展机构库用户需求调查分析的基础上，提出嵌入科研服务的高校机构知识库建设方案，并论证了方案的必要性和可行性，同时分别介绍了西北工业大学机构库项目中具有一定特色的增值服务功能和个性化定制功能，以期提高机构库的使用价值与用户体验。

关键词 机构知识库 用户需求 科研服务 增值服务 个性化功能

分类号 G250.74

Abstract On the base of investigation and analysis of user requirement， this paper presents university institutional repository construction scheme embedded in scientific research service， demonstrates the necessity and feasibility of the scheme， and introduces the characteristic value-added services and customization function of Northwestern Polytechnical University Institutional Repository projects， so as to improve the use value and user experience of institutional repository.

Keywords Institutional repository. User requirement. Scientific research service. Value-added services. Customization function.

众所周知，机构知识库是二十一世纪初提出的概念，当前已获得全球大多数国家认同并进入稳步发展阶段。然而，国内的机构库建设与发展状况还远远滞后于国外[1]。在当前数据管理、资源整合、统一发现等诸多平台纷纷上线之时，要促进机构的研究成果在研究人员之间免费、快速交流，通过为资源获取者提供获取服务来实现机构库的功能[2]，笔者认为，需要机构库的建设者们更多地考虑系统的功能构建与用户的使用体验，以便保障系统建成后的有效运行和可持续发展。

如何吸引学者们的关注，把机构库建设成为一个学者们善于利用，不可或缺的成果发现平台和一个吸引学者们主动参与、积极建设的平台，这是机构库建设者们构建机构库的主导思想。西北工业大学图书馆在机构库建设项目启动之初，就紧紧围绕上述问题展开了深入的调查研究。项目组认为，一个好的机构知识库，首先是一个全面收集机构智力成果的文献资料库；其次，是机构成员管理个人成果，彰显个人学术水平的个人文献管理平台；再者，是机构内其他成员获取科研信息，进行学术交流的平台。在上述思想定位的基础上，项目组设想建成一个嵌入科研服务，能够满足学者科研工作需要，并提供多层次服务功能的具有西北工业大学特色的机构知识库。

1 机构库功能的需求分析

良好的平台离不开用户的需求分析。校内教职员工和学生既是知识资产的产出者，也是知识资产的使用者和交流者，是高校机构知识库的主要用户群。因此，有必要再次明晰高校机构知识库的目标用户群，分析其在知识库内容建设中的作用及不同的内容需求。以此为基点，丰富和完善机构知识库的功能，使机构知识库更贴近用户的需求，切实发挥应有的价值[3]。

机构库项目建设伊始，项目组成员通过网络发布和电子邮件等形式，在全校范围内开展了用户需求调查。同时，邀请了我校生命学院、动力与能源学院的部分师生代表进行座谈，深入了解不同层次用户对机构库建设与功能的需求。在收集汇总不同身份、不同层次用户需求的基础上，项目组进行了认真细致地整理、归纳与分析，并总结如下：

1.1 促使师生将自己的学术成果提交到机构知识库的因素

调查结果表明，“长期保存自己的学术成果产出”“借此管理自己的学术成果产出”“可按照学院、课题组等类别统计或下载其学术成果”“方便他人利用，增强成果显示度”这四个方面的原因最为突出。由此可以看出，用户迫切需要构建一个统计、管理与彰显个人成果的平台，这也是机构库建设的初衷与基本功能。

1.2 机构知识库向科研人员提供的功能需求

为满足不同用户的科研信息需求，项目组设想了一系列个性化功能来征询广大师生的意见，调查结果如表1所示。

由上表可以看出，广大师生对机构库的功能需求最多的是：自动生成我的成果库、自动生成收录引用证明、SCI和EI收录与引用的邮件推送、成果的批量导入导出与统计分析、定期获取学科前沿信息等。同时，用户对创建团队研究社区、创建专题库、RSS订阅、主题订阅等的兴趣也很大。

从用户需求的调查结果，项目组了解到不同层次的用户均希望机构知识库在内容的基础上开发相关的知识服务，为科研人员提供增值服务。由此可见，只有将科研服务嵌入机构库，为用户提供快捷、高效的科研信息服务，才能形成用户满意并积极参与的机构库良性建设机制。

2 科研服务嵌入机构库的必要性和可行性

2.1 个人成果管理与利用的需要

机构库原本以收集机构成员的智力成果而得名，以此确保机构成员可以方便的看到自己的智力成果。但随着深层次、个性化需求的发展，成员们对个人成果的信息诉求越来越强烈。不仅需要一个准确而持久的平台来管理个人成果，并且希望看到自己成果的收录、引用及影响力等信息的动态发展与变化情况，更渴望搭建一个学术交流平台，使其通过交流获取所在研究领域的最新成果和发展趋势[4]53。为此，机构库完全有必要在收集机构成果的基础上，建立成员个人的成果库、学术空间，为其学术成果评价、科研评估、学术交流等提供有利的平台。

2.2 科研成果统计与分析的需要

科研成果统计是高校科研管理部门的一项重点工作。随着科研成果数量的增加，科研成果分析与评价机制不断走向科学化、规范化，迫切需要科研管理者准确而详实地掌握本机构的科研成果数量[5]，并通过一系列指标进行机构成果的统计分析，以及与其他机构对比分析等工作。此外，近年来，高校科研管理系统的研究也在如火如荼地开展着，其功能和意义与机构库如出一辙。假使需要机构成员向不同的平台提交成果，势必会增加成员的工作量，引起异议，同时也不利于管理。为此，不妨将两者协调统一，有效结合，构建一个存储和管理机构成员科研成果的统一平台。嵌入科研管理的机构库通过对科研数据的统一管理和维护，为用户的科研量化考核提供有效证明，同时又避免了重复劳动[4]53。

2.3 图书馆服务推进与提升的需要

查收查引服务是图书馆依据购买的科研评价分析工具向读者提供的一项基本信息服务。学校在进行职称评审、项目申报、成果奖励等工作时都需要图书馆为机构成员提供相关的成果证明。此外，图书馆还承担着每年为学校人事处、科技处、研究生院等部门提供例如“高端引进人才的论文统计分析”“科学技术成果奖励的统计报告”“国家级重点实验室发表论文的统计”等材料的任务。长期以来，其形成了较为成熟的评价体系，积累了丰富的经验，得到学校领导、部门和广大师生的认可、信任与好评。为此，图书馆需要借助机构库平台，为收集、整理和分析本机构成员的成果提供服务与展示的窗口。同时，建立开放存取的机构知识库，也是高校图书馆开发新的生长点和拓展生存空间的必由之路[6]。

图书馆作为机构库项目的牵头建设单位，凭借雄厚的资源优势，专业的情报分析技能，丰富的数据库建设经验，可以很好地实现机构库资源内容的收集、整理及分析处理工作。将科研服务工作嵌入到机构库中，可以更好地架起图书馆和师生之间的桥梁，既把各项服务工作推到师生、员工面前，又让他们了解了机构知识库的功能，主动参与到机构知识库建设中来，实现机构知识库的可持续发展。因此，将科研服务嵌入机构库的建设中是十分可行的。

3 机构库系统功能的设计

在用户需求分析的基础上，项目组调研了国内外已建机构库的主要功能[7-12]，又经过多次针对机构库功能的讨论与意见征求，最终形成了系统功能设计方案，定制开发了机构库系统平台。

项目组将机构库的功能模块分为系统基本功能、增值服务功能和个性化定制功能三个组成部分。系统基本功能包含了成果上传、分类浏览、检索、下载、显示最新提交的科研成果等，这是一般机构库均具备的基本功能，这里就不再赘述。下面主要介绍我校机构库项目中具有一定特色的增值服务功能和个性化定制功能。

3.1 增值服务功能

西北工业大学机构知识库包含的增值服务功能主要有：成果收录情况标引、收录引用通知、科研成果统计、机构重要成果彰显、学科热点与前沿推送、科研项目管理等。这些功能旨在为学者的科研及管理工作服务，提高学者获取科研信息的效率。

（1）生成作者论文收录及引用报告。通过WOS、SCOPUS等平台采集作者论文收录及引用信息，同时自动按照标准的报告格式生成论文引证报告，还可自行保存和打印。这一方面便于用户自己存档使用，另一方面也便于职称评定、成果申报或统计时，人事部门对参评人员的成果进行自动审核。

（2）论文收录或引用信息的邮件推送。以往针对个人成果的收录或引用情况，需要学者们进入相关数据库进行查询。现在，机构库能够实现数据的自动采集与身份匹配，当个人成果有新的收录或引用情况时，可通过Email或手机短信实时通知作者。当用户不是论文通信作者时，通知中提供了被引论文及施引论文的具体内容，方便作者了解个人论文的价值和影响力，同时还可结识同行，寻求科研上的合作伙伴。

（3）查阅学科最新研究热点和前沿信息。机构库集成整合了如Elsevier Top 25、IEL Top20、ACM、AIAA、IEEE最新会议及ESI的TOP PAPERS等数据库的热点前沿信息，为用户的科研工作提供实时资讯。机构成员可查阅个人所在学科的最新研究热点与前沿问题、专业技术热点信息、项目信息及会议信息等。

（4）成果统计分析。机构库所存储的成果资源，均提供全文的批量导入导出功能，也可以按照学院、科研团队、作者、研究领域、来源数据库等导出相应的数据，方便科研部门进行统计分析，进行学科或人才科研能力的评估等工作。

（5）重要成果展示。机构库首页自动展示作者在Nature、Science等国际顶级期刊发表的论文，进入ESI高被引和热点的论文，以及发表的SCI论文被引次数超过100次的论文信息等内容，以提高我校重要学术成果的彰显程度，促进学术推广与交流。同时，也能吸引学校科研处、学科办、主管领导关注机构库、关注机构中的突出成员。

（6）科研项目管理。项目负责人可以对本人的科研项目进行管理，对科研项目名称、来源、类型、项目的相关报告以及项目起止时间等相关内容进行增加、删除以及修改操作。科研管理部门登录后可以对科研项目进行浏览、查询和统计。同时，也可添加科研项目成果，即项目与成果关联、与学者库关联，实现机构科研项目的跟踪。这项功能有助于成员及科研管理部门实现科研项目的体系化管理。

（7）网络传播与推广。机构库提供博客、微博、QQ群、人人网等社会网络的链接，不但加速了个人成果的网络传播速度，而且通过网络等社会评价，可针对个人成果提供交互性的网络参考咨询服务。这一功能不仅拓宽了成果的传播渠道，而且提高了资源的发现率、被引率，有利于提升成果的社会影响力。

3.2 个性化定制功能

机构库的个性化定制功能包括构建个人成果库、个人学术空间、创建科研团队，设定成果公开级别、个人文献分享及个人文献管理等。这些功能用于满足用户的个性化应用需求，增加用户参与到机构库建设的兴趣，体现机构库建设与服务的价值。

（1）自动形成个人成果库。机构库能自动定期收集个人成果，推送给个人进行确认和认领，形成实时更新的个人成果库，同时也可显示个人成果的引用信息（SCI、SCOPUS、CSCD、CNKI、CSSCI等）。

（2）个人学术空间。进入个人空间，可以管理用户个人信息，提交成果，管理成果，设定共享范围等，显示已经提交的成果清单以及私人的收藏夹等。此外，还可管理自己收集的资料，与其他人进行分享与交流。个人学术空间就是成员个人收藏文献的Web管理，用户使用机构库的个人空间来管理个人文献，就会感受到图书馆资源保障之外的价值，同时也吸引用户重新回到图书馆。

（3）创建团队研究社区。个人可按照一定的研究领域和兴趣设立相应的研究社区，可邀请其他人员参与到学术讨论小组之中，社区内可以分享信息、数据、文档等，实现了成员间读书笔记、实验记录、设计文档、项目报告及科研成果在团队内的分享和交流、积累和传承，成为科研人员获取团队内部成果的便携通道。这项功能可为机构内各科研团队、项目组、社团以及导师与研究生们之间提供成果管理和交流的平台，成为他们从事科研教学活动的日常场所之一。

（4）确定数据开放级别。机构库允许作者本人设置成果的分享程度和级别，包括仅个人查阅、团队内分享、研究社区内分享、院系内分享、校内分享及完全公开等。

（5）文档分享。系统提供文档分享功能，用户在浏览和阅读文档过程中随时可以将某文档分享给团队内成员或者分享到用户在其他网站上的个人空间、微博网站等。

（6）个人文献管理。成员可以使用系统提供的个人科研助理工具——文献管理软件NoteFirst，管理个人文献和笔记文档等。软件还提供期刊RSS订阅、参考文献自动形成、个人成果收集和报表自动形成等实用功能。该软件可谓是团队协作系统的有利支撑，成员可把软件中的文献一键分享到团队。

4 总结与展望

西北工业大学机构库项目组在充分调研机构内不同层次用户需求的基础上，提出了嵌入科研服务的机构知识库构建方案，旨在为校内外用户提供多层次、多途径、功能丰富的服务，使之成为一个基于全校学科体系的、完整、统一、权威、开放存取的学术资源网络平台，成为学术商业数据库之外的科研人员的另一个重要活动场所，吸引用户重新感受到机构库和图书馆的价值。目前，系统平台已搭建完毕，各项服务功能也基本实现，正进入测试阶段。但在成果的确认与呈现方式方面尚有不完善之处，项目组正在进一步改进，以便给用户最佳的使用体验。

机构库建设是一个不断推进的过程，西北工业大学机构知识库无论从功能还是应用的角度都是一个复杂的软件系统。今后还需要不断地深化针对机构库服务功能的开发与研究工作，在移动服务、灰色文献管理、基于学科专题的知识导航服务、以学科热点、学科趋势为主的科研信息分析、与机构其他资源或系统的整合与集成等方面进行探索与实践。只有不断加强系统的功能开发，为机构成员的科研工作服务，才能增加用户粘度，提高机构库的使用价值与用户满意度。这也将是机构库持续发展、推动机构信息资源开放共享、满足科研用户信息需求、促进科研成果快速转化、提升机构和学者学术影响力的最有效方式。

参考文献：

[ 1 ] 肖希明，唐义.国内外学术机构知识库的调查与分析[J].图书馆论坛，2010（6）：41-45.

[ 2 ] 郭少友.机构库建设的若干问题研究[J].中国图书馆学报，2006（1）：77-80.

[ 3 ] 刘巧英.基于用户需求的高校机构知识库的功能构建[J].现代情报，2011（11）：150-153.

[ 4 ] 解金兰，王颖.发现视角下机构库的建设与功能研究[J].图书馆学研究，2014（8）：52-57.

[ 5 ] 赵丹.高校科研管理系统的开发与应用[D].长春：吉林大学，2013.

[ 6 ] 杨勇，张建中.机构知识库的构建与高校图书馆的工作创新[J].图书馆理论与实践，2009（1）：74-76.

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[10] 北京大学机构知识库[EB/OL].[2015-05-02].http：//ir.pku.edu.cn/.

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