浙江省高校图书馆过刊合作储存机制研究

2016-05-14翟彬偲

新世纪图书馆 2016年5期

摘要探索通过建立适宜的馆藏模式与管理机制来提高过刊资源的效益，是当前国内高校图书馆工作面临的重要课题之一。论文在分析过刊合作储存的必要性和可行性的基础上，针对浙江省高校图书馆过刊资源储存现状，提出构建浙江省高校图书馆过刊合作储存机制，并对构建中需注意的问题进行了分析。

关键词过刊合作储存高校图书馆浙江省

分类号 G253.5

Abstract Exploration of improving the efficiency of back issues through the establishment of appropriate collection mode and management mechanism is one of the important issues faced by the current domestic university libraries. Based on the necessity and feasibility analysis of the cooperative storage of back issues， this paper proposes the establishment of the cooperative storage mechanism of back issues holding in university libraries in Zhejiang Provirce，and analyzes some problems which should be paid more attention to in the construction.

Keywords Back issues. Cooperative storage. University library. Zhejiang Province.

随着高校图书馆馆藏纸质资源的持续增长，管理成本投入的不断加大，馆藏空间匮乏与过刊资源不断增加的矛盾日益突出。探索建立适宜的馆藏模式与管理机制来提高过刊资源的效益，是当前国内高校图书馆工作面临的重要课题[1]。而合作储存这一馆藏模式，通过对过刊资源共建、共知和共享，可以降低成本，缓解馆藏空间压力，提高过刊资源效益，更好地为读者提供利用服务。

1 构建过刊合作储存机制的现实条件

1.1 合作储存的必要性

1.1.1 图书馆馆藏空间问题

以浙江省主要高校图书馆为例，近十年内，大多数高校都已建立新馆，虽然在一定程度上缓解了馆藏空间压力，但是根据调研，为适应学校和图书馆的长远发展，满足各高校相继扩招以及各项评估的需要，馆藏的文献资源也在不断增长。根据边际效用递减法则，在馆藏数量增大的同时，无人使用或者低利用率文献的数量也会以一定的比例增加[2]，而过刊即是低利用率文献的一种。因此，馆藏文献日益增长和存储空间匮乏的矛盾，仍是浙江省高校图书馆工作普遍需要面对的问题。

1.1.2 降低成本，缓解图书馆经费压力

过刊资源不仅对储存空间需求较大，所需的人力、装订和保存的费用，以及修补与防潮防蛀等的维护都需要耗费大量的成本。而合作储存的馆藏模式，在共建和共享机制下，可以最大程度地节省人力和资金成本，缓解高校图书馆的经费压力。

1.1.3 提高图书馆的服务水平，为学术研究和教学科研服务

过刊管理各环节成本不断增长的同时，内容老化也使其利用率日益降低，这就要求相关管理人员重新审视过刊资源的存在形式和利用价值，提高其利用率，通过聚合各成员馆的过刊资源，建立过刊合作储存机制，合理调配馆藏过刊资源，可以最大程度上满足用户永久性的文献需求，提高过刊效益及用户服务能力。

1.2 合作储存的可行性

1.2.1 国内外的研究和实践为合作储存提供了借鉴与参考

哈佛大学校长埃利奥特·查尔斯在1900年首先提出了储存图书馆的概念，认为应建立图书馆联盟，将被视为冗余的、利用率极低的文献资源，充分收集并集中储存，来控制馆藏资源增长，并为读者提供更方便的利用服务。自此，哈佛大学外部储存库、马萨诸塞州五学院合作储存图书馆、芬兰国家储存图书馆和澳大利亚CARM（the CAVAL for Archival and research materials）中心储存图书馆相继建立，国外合作储存库的理论研究和实践建设也日趋成熟和深入[3]。1960年后，我国图书馆界也开始合作储存的相关研究，中科院成都分院、清华大学和北京大学等先后为低利用率的文献资源建立了异地储存库，为国内合作储存的研究奠定了理论基础。

1.2.2 图书馆联盟为合作储存奠定了组织基础

中国高等教育文献保障系统（简称CALIS），作为高校图书馆联盟，其宗旨是建设以中国高等教育数字图书馆为核心的教育文献联合保障体系，实现信息资源共建、共知、共享，以发挥最大的社会效益和经济效益，为中国的高等教育服务。管理中心设在北京大学，下设文理、工程、农学、医学四个全国文献信息服务中心，华东北、华东南、华中、华南、西北、西南、东北七个地区文献信息服务中心和一个东北地区国防文献信息服务中心[4]。CALIS的运作和管理经验，为建立过刊合作储存机制提供了很好的借鉴和经验。

浙江省高校数字图书馆（简称ZADL），是针对浙江省高校的数字化文献信息保障服务体系，致力于建立全省高校共享的数字化文献信息资源库和覆盖全省高校的数字图书馆服务体系，包括省级服务中心和五个分中心，向全省高校用户提供数字资源服务。还有其他地区性的图书馆联盟，如天津高等教育文献信息中心（TALIS）和江苏高等教育文献保障系统（JALIS）等，这些图书馆联盟的建立和运作，特别是ZADL项目针对浙江省高校所建立的共享共知模式，为浙江省的过刊合作储存提供了良好的组织和合作基础。

1.2.3 现代技术为合作储存提供可靠保障

在云计算的大环境下，多元化的服务技术环境和云图书馆的服务平台，为过刊合作储存机制的建设提供了技术保障。一方面，联合目录和OPAC2.0技术为聚合过刊资源提供数据支撑。我国现有的图书馆联盟都已建立了较为完善的联合目录，如CALIS和ZADL图书馆联盟等，都有相应的联合目录，为建立过刊合作储存库的联合目录节省人力和物力；另一方面，现代信息技术和馆际互借系统为合作储存提供良好的服务平台。过刊合作储存是以共建文献储存为基础，节省空间和成本压力，但其最终目的是共知和共享，开展文献获取，为读者提供更优质便捷的利用服务。目前，我国图书馆已普遍开展文献传递和馆际互借的服务，为过刊合作储存的资源共享奠定良好的基础。

2 浙江省高校图书馆过刊合作储存机制的基本构建

2.1 浙江省高校图书馆过刊储存现状分析

截止2015年5月21日，浙江省经教育部审批或备案的普通高等学校有105所，笔者选择了省内9所主要高校图书馆对其过刊资源的储存情况展开了调研。从2012年到2014年近三年间，这九所高校图书馆的馆舍面积情况如表1所示（图中数据来源于教育部高等学校图书馆事实数据库）。

三年间，这九所高校图书馆的馆舍面积，除浙江师范大学和杭州师范大学在2013年较之前一年分别有1783和10 800平方米的增长外，其余高校的馆舍面积都无新的增长，而过刊资源的馆藏数量却呈现逐年递增趋势。另一方面，过刊资源在人力、管理、保存和维护等方面的成本不断升高，而其利用率却随年份增长不断降低。另外，不仅仅是文中所例举的九所高校图书馆如此，浙江省高校图书馆的过刊管理工作普遍面临这样的困境。

2.2 过刊合作储存机制应遵循的原则

合作储存机制的建立，首先应遵循集中保存和方便存取两个基本原则。集中保存，是过刊合作储存的核心要素。建立过刊合作储存机制的出发点，是为缓解过刊资源日益增长所带来的馆藏空间和管理成本的压力，而集中保存即是针对这一困境所采取的有效方法。而建立过刊合作储存机制的最终目的，是为了提高过刊资源的效益，最大限度的发挥这些低利用率过刊资源的作用，提高各成员馆的服务水平。因此，过刊合作储存机制还应遵循方便存取的原则，藏用结合，以用为最终目的。

在遵循这两个基本原则的基础上，还需综合考虑以下原则：一是统一管理原则，只有建立统一管理的运作模式，才可以实现真正意义上的合作储存；二是协作和信任原则，各成员馆互信协调是建立过刊合作储存机的良好基础；三是资源整合原则，各成员馆的过刊资源情况各异，需按照一定规则进行资源的整合，为合作储存提供资源基础；四是利益均等原则，成员馆的规模和水平不同，要尽可能做到利益分配均等，确保合作储存机制的长远发展[5]。

2.3 浙江省高校图书馆过刊合作储存机制初步探索

合作储存机制最显著的特征，应体现在合作储存、文献聚合和资源共享三个方面，兼具储存和服务的双重作用。一般来说，合作储存机制主要有两种模式：一种是区域合作储存模式，这种模式是当前合作储存的普遍建设模式，又可以细分为分藏分管独用，分藏分管共享，合藏共管共享和协藏协管共享四种模式，而协藏协管共享模式则是分藏共管模式和合藏共管共享模式的综合，兼具两者的优点[6]，在建立合作储存模式时可根据实际情况来进行选择；另一种是按照学科或者主题分布储存的合作模式，这种模式是根据各成员馆的学科特点，来对储存文献进行重新配置，不需要再建立新的储存仓库，比如某成员馆按照一定标准，负责储存某一学科的文献资源，其余成员馆则将本馆冗余而负责储存该学科的成员馆没有的文献，移交给负责馆进行储存，以此方法形成多个学科或主题分布的储存模式，这种模式节省了新建储存库的成本，聚合了一定的学科优势资源，实现了共享。但是资源的分布储存不利于管理工作，也没有从根本上解决储存空间的压力和制约。

基于以上分析，借鉴国内外合作储存库的经验，特别是教育部CALIS和浙江省ZADL图书馆联盟的探索和实践，针对浙江省各高校图书馆普遍面临的过刊资源储存空间危机，笔者尝试对浙江省过刊合作储存机制的组织机构进行初步探索，基本架构如表2所示。

组织结构图

浙江省过刊合作储存机制可以借鉴浙江省高校数字图书馆ZADL的组织模式，按照区域、隶属和资源分配等因素，将省内高校成员馆划分为一个省中心和五个分中心，即小和山分中心、下沙分中心、滨江分中心、宁波分中心和温州分中心，服务体系基本架构如表3所示，这些分中心在ZADL项目运作服务期间，已经形成较为完善的组织、管理和服务模式，积累了宝贵的经验，可以充分利用ZADL项目的已有优势资源和模式经验，构建适合浙江省高校图书馆的过刊合作储存机制，并在探索中进行改进和完善。

体系架构图

3 构建过刊合作储存机制需注意的问题

要实现过刊合作储存机制的持续稳定发展，在构建初期，需制定长远而适宜的规划，首先要对各成员馆提交的过刊资源根据一定的标准进行整合优化，而在机制运作时，发现问题就要及时进行调整，避免出现大的偏差，确保过刊合作机制的健康可持续运行。笔者认为在构建过刊合作储存机制时，需注意以下方面。

3.1 寻求合作储存机制的资金来源

过刊合作储存机制，是一项庞大且涉及众多方面的馆藏建设项目，需要稳定充足的资金作为保证其顺利建立和持续运行的物质基础。前期需要进行充分的调研和斟酌，并成立专门的资金筹备和后期管理的机构，确立适合的资金投资和管理方式，以确保过刊合作储存机制的健康可持续运行。浙江省过刊合作储存机制，涉及高校众多，机制庞大，其资金来源可以寻求中央财政、教育部、地方政府和各成员馆等多方的支持，并通过收取服务费和赞助费等辅助途径[7]，集思广益来构建合作储存机制，保障其顺利运行。

3.2 明确合作储存机制的组织模式

有充足的资金作为物质保障，继而需确定适宜的合作储存机制模式作为框架支撑。在合作储存的两种模式中，笔者认为浙江省高校图书馆过刊合作储存机制可充分利用本省ZADL联盟运作已积累的资源和模式优势，采用区域合作储存模式更为适宜，在以区域合作储存模式为大框架的基础上，可进一步兼顾细分学科或主题，形成特色馆藏，优化机制服务。

3.3 探索合作储存机制运行的管理方法

管理方法为过刊合作储存机制的顺利运行提供方法论层面的指导，在明确储存模式的基础上，要保证合作储存机制稳定长远的发展，需要在实践中不断探索适宜的管理方法，提供联合目录搜索、文献传递和馆际互借等多元化的服务方式，需要成立专门的相应的职能部门，研究过刊合作储存机制运行的管理和服务方法，并不断改进和完善，最大程度上实现真正意义上的合作储存，提高过刊资源的利用效益，为广大师生读者提供更全面便捷的服务，提升各成员馆的过刊资源服务水平。

3.4 明确各成员馆的职责范围和利益分配

过刊合作储存机制的成员馆，涉及浙江省众多高校图书馆，而各馆的馆藏资源规模、管理模式和服务水平各异，各成员馆扮演的角色和做出的贡献也会不同，需明确各成员馆的权利义务、职责范围和利益分配，大馆在合作储存的组织沟通、技术支撑和管理服务等方面，势必要比小馆投入更多，而小馆的参与度和积极性也需要维持和提升，平衡各成员馆在合作储存中的投入和产出，清晰各成员馆的职责范围、合作和分工，形成适宜的利益分配机制，达成互利的合作储存协议，是维持合作机制长远运行的保障。

3.5 明确过刊资源的所有权归属

各成员馆的过刊资源是合作储存机制运行的核心要素。参与共建的过刊资源由于在机制运行中会根据需要进行调动、提交、查阅和利用，相应地储存馆也会发生变化，这些被调动的过刊资源的所有权归属问题也随之而来。国外一些合作储存机制，在文献资源被提交的同时，所有权也转移至提交馆，而我国合作储存的现有发展状况，在提交至合作储存馆时，文献所有权可以不进行转移，只转让文献的使用权。但需注意的是，必须要有相关的规范条例来约束，确保各成员馆在转让过刊资源的使用权后，不得擅自撤回已提交的资源。

3.6 建立规范的审查和监督机制

要想确保合作储存机制稳定长远的发展，需要建立专门的监督机制来规范其运作。浙江省内高校众多，各成员馆情况各异，过刊合作储存机制的建立和运行，涉及到资金投入、资源筛选、储存模式选择、管理方法研究、职责利益分配、服务手段等多方面，需要建立专门的监督部门，制定相关规章制度，并在实践中逐渐完善，对合作储存机制建立和运行的各环节进行审查和规范，监督和维护各成员馆的职责和利益，保障过刊合作机制的稳定运行。

4 结语

过刊合作储存的馆藏模式，是解决高校图书馆低利用率文献不断增长与馆藏空间匮乏两者矛盾的有效办法，可以缓藏馆藏空间压力，提高过刊资源的利用效益。笔者仅对浙江省过刊合作储存机制的构建进行了初步探索，尚存在不足，仍需进一步研究。国内外合作储存图书馆联盟，特别是浙江省高校数字图书馆联盟ZADL的良好运行，为构建浙江省过刊合作储存机制提供了宝贵的资源和模式的借鉴，应进一步加强馆际合作，共知、共建、共享馆藏过刊资源，更好的促进浙江省高校图书馆的良好发展，为广大读者提供更优质的服务。

参考文献：

[ 1 ] 成惠萍，刘冬梅.结合我馆现状分析过刊管理与合作储存[J].农业图书情报学刊，2012（7）：105-108.

[ 2 ] 沈嵘.我国高校图书馆低利用率文献合作储存模式研究[J].图书馆，2010（5）：35-36.

[ 3 ] 张海霞，赵伯兴.国外低利用率文献合作储存机制研究：以美国、芬兰、澳大利亚为例[J].图书馆学研究，2010（3）：86-89.

[ 4 ] 中国高等教育文献保障系统[EB/OL].[2015-05-01].http：//baike.baidu.com/link？url=9oiSsWNkvgLt8o9SjY

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[ 5 ] 张海霞，赵伯兴，方向明.低利用率文献的区域性合作储存探索[J].图书馆建设，2010（3）：18-21，24.

[ 6 ] 严敏斐.低利用率文献合作储存模式及管理机制的比较研究[J].图书馆理论与实践，2010（8）：9-11.

[ 7 ] 聂建霞，谢虹霞，袁俊华，等.湖北省高校图书馆低利用率文献合作储存的机制和模式研究[J].大学图书馆学报，2013（1）：68-75.