浅谈信息技术在社保档案管理中的应用

周秦

[摘 要] 社保档案信息化管理不仅实现了社保档案信息的接收、传递、利用一体化服务，而且实现了城乡居民社保档案信息的网络化和社保信息的社会共享化。由此可以看出加强对社保档案信息技术的研究具有重要的现实意义。本文首先阐述了社保档案信息化管理的相关理论，其次分析了信息技术在社保档案管理中应用的现状与问题，最后提出了推进社保档案信息化管理的对策与建议。

[关键词] 信息技术；社保档案管理；应用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016 . 05. 088

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）05- 0167- 03

0 引 言

社保档案不仅关系着社会主义和谐社会建设的进程，而且也关系着社保体系的健康运行。同时作为民生档案的重要组成部分，也记录着参保人员及参保单位的真实权益，既是参保人员享受正当权益的重要依据，又是我国社会保险事业发展的历史见证。但随着新型农村和城镇居民社会保险的全面实施，参保人员数量的急速上升，对档案管理提出了新的要求。

1 社保档案信息化管理的理论阐释

1.1 信息技术在社保档案管理中应用的必然性

1.1.1 是推进电子政务健康发展的必然要求

社保档案信息化建设实质上是电子政务建设的一部分，它是电子政务的后台应用系统。随着电子信息技术的不断发展，政府各级社保部门的电子政务工作也在不断推广，为适应电子政务的建设发展，社保档案管理就必须要加强对信息技术的运用，才能完成以下任务。

（1）以各级档案部门的内部局域网和连接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网和网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。

（2）以加快档案数字化进程为基础，以电子文件归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。

（3）以档案管理软件优化和推广应用为基础，以数字化档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，加强档案应用系统建设。

（4）以研制和推行电子文件归档管理标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和实施。

1.1.2 是社会发展的必然要求

社保档案工作的根本目标是满足社会对档案的管理、利用需求。传统的管理模式是在原有工作手段的基础上发展起来的，其合理性基于使用已有手段最大限度地满足社会档案需求。随着计算机、网络等现代信息技术手段的引入，极大地改变了档案业务的程序和模式。数字环境下对社保档案的管理工作实现了最大限度地满足社会对档案保管、利用的需求，如数据挖掘技术的引用不仅拓宽了社保档案服务的广度和深度，而且提高了社保档案的使用效率。因此，利用信息技术提高社保档案的综合使用效能是社会发展的必然要求。

1.2 信息技术在社保档案管理中的应用原则

1.2.1 文档一体化原则

事实上，文档一体化管理是指文件管理工作与档案管理工作的一体化管理。所谓社保档案一体化，就是以系统理论为基础，将文件数据和归档档案这两个相对独立又互相作用的元素有机地结合起来，组织、协调各个环节的运行，实现档案管理规范一体化、使用一体化，以及业务与档案工作无缝衔接。为了实现对这个过程的有效管理，把文件数据管理工作和档案管理工作整合为一个系统，立足于文件数据、档案的形成规律，运用系统理论和计算机管理方法，将文件管理和档案管理数据化、信息化、网络化，形成一个完整的信息系统，对文件和档案进行统一控制和管理，充分发挥数据与档案管理的整体最佳效益，提高工作效率，实现信息共享。

1.2.2 前瞻性原则

信息技术的引入提高了对社保档案的有效利用率，实现了社保档案信息的社会共享。但信息技术需要相应的硬件、大量经费、人力等资源的支持，因此各级社保部门需要立足自身实际分层次、分步骤地有序开展，并进行深入调查、多次论证，确保信息设备配置、软硬件接口的开发标准与网络权限结构保持一致。此外，为了适应今后信息社会的发展，还要确保软硬件设备具有可持续性，能够适应未来升级和应用的发展。

1.2.3 归档双轨制原则

“归档双轨制”是社保档案管理工作中的一项重要原则。其基本要求是：对社保档案纸质文件的收集、整理、归档和信息化文件档案的移交应坚持同步进行。主要是由于一方面信息化文件的法律效力还不确定，还有待商榷；另一方面还无法确保档案信息化文件的真实性，无法对文件是否被修改做出有效的鉴定，因此纸质档案和信息化档案文件还将长期共存。

2 信息技术在社保档案管理中的应用存在的问题分析

2.1 信息孤岛现象

信息孤岛是各部门信息无法正常交流、积累到一定程度的产物，它使得各部门之间的各种系统难以兼容，信息资源难以共享，相互封闭，不仅浪费了大量的财力和时间，而且大量的信息资源不能充分发挥其应有的作用。

从社保档案信息化管理的角度来看，“信息孤岛”的形成主要在于部门格局与管理体制上的条块分割。目前，各级社保部门纷纷建立本地区的社保系统，但这些社保信息系统在网络平台、应用软件等方面都存在不同程度的技术设施异构和数据结构异构问题，使得各级社保单位信息资源难以共享，信息资源难以互联互通，导致信息维护和应用的成本相对趋高。

2.2 内热外冷现象

在信息化技术的浪潮下，各级社保部门都对社保档案信息化建设投入了极大的热情，并建立了与信息化政务、信息化商务相适应的管理系统。但从总体来说，我国社保档案信息化管理意识还未形成，对社保档案信息化的基石作用还不够重视，对信息技术在社保档案管理中应用的支持度比较有限。同时档案管理部门的人员编制和领导职数有着一定的限制，档案管理也缺乏专业性的人才，导致社保档案管理工作处于边缘化状态，难以实现档案资源服务的真正价值。

2.3 基础沙滩现象

各级社保部门在加大信息技术的引用时，大多只关注网上业务办理，对档案信息化模块与其他办公模块的有效衔接并没有过多的关注。尽管这样做提高了社保业务的办理效率，但却增大了后台社保档案管理数据的实时存储和更新的难度，甚至会出现档案人员对数据的手工输入现象。并且个别地区社保系统还存在一定的瑕疵，社保档案信息化过程中在对象选择、组织管理上还存在一定的盲目性，这些既制约了信息技术在社保档案管理应用中优势的发挥，又增加了信息化运行的成本。

3 推进信息技术在社保档案管理中应用的对策与建议

3.1 确保社保档案信息化管理有法可依

信息技术在社保档案管理中的应用在我国仍不成熟，虽然国家档案局提出了档案信息化建设的目标，但还远未构成体系或标准，各地各部门仍存在着各自为政的现象，有些社保部门甚至认为将社保档案信息数字化加信息上网就是档案信息化，对档案信息化的认识存在着一定的误区。此外，信息技术的应用是一项艰巨的系统工程，国家需要投入巨大的人力、物力和财力，因此，我们必须考虑投入和产出的效益问题。为避免各级社保档案部门在档案信息化建设工作中出现盲目性，应尽快出台有关档案信息化的法规政策和标准，在方便社会大众对档案信息利用的同时，使档案信息化沿着统筹规划、统一规范的道路前进。

3.2 加大对云计算、大数据等高科技手段的应用

3.2.1 使用云计算技术进行存储

云计算作为一种技术手段和实现模式，使得计算资源成为向大众提供服务的社会基础设施，将对信息技术本身及其应用产生深刻影响。软件工程方法、网络和端设备的资源配置、获取信息和知识的方式等，无不因云计算而产生重要变化，改变着信息产业现有状态，催生新型的产业和服务。云计算在社保档案管理中的应用，极大地提高了社会计算资源利用率和档案资源获得的便利性，社保管理员可以从云端快速获得所需的数据，提高了档案数据的利用率。

云盘是互联网“云”技术的产物，是一种基于“云端”的存储服务。具有以下三个优点：一是价格低。相比较同样容量的存储设备，云盘存储成本较低，数据传输速度较快；二是虚拟化。虚拟化管理是云计算机平台的最大特点，用户只需一部手机或一台计算机便可以通过网络了解到自己想要的信息；三是灵活性较好。能够根据用户的需求定制出相应的服务。

3.2.2 对用户信息价值的深度挖掘

大数据包含了许多复杂的、类型繁多的数据，通过对这些数据的深度挖掘、对比分析，能够从中提炼出对使用者有价值的信息数据，再结合统计学、人工智能等高端技术进行分析，可以从中发现一些不为人知的规律和理论。在对社保档案管理的应用中，为给每一位利用者提供个性化的服务，可以利用挖掘技术，在保持用户处于自然状态的条件下，对这类人员的喜好、性格等数据进行深度分析，并记录到档案管理系统中，进而得出具有一定意义的规律，根据这些规律为利用者提供服务。

3.3 加强社保档案信息化管理的队伍建设

在信息化形势下，社保档案人员不仅要精通档案专业知识，而且要掌握相关新知识新技能，特别是信息网络技术、数字化技术、数据库技术、信息挖掘技术等，只有这样，才能胜任新形势下的社保档案信息化与档案信息资源开发利用工作。这就要求档案人员必须加强学习，更新知识结构，努力成为符合档案信息化与档案信息资源开发利用需要的复合型人才，也只有这样，方能为公众提供更加优质的信息资源和信息服务。

4 结 语

在信息化社会中，网络改变了人类对信息资源的获取、传递、保管、存储、开发和利用的传统方式，网络不仅成为信息资源生存的基本环境，而且带来了自动化、流程化、规范化和高效率。面对这种改变，在社保档案管理过程中，也应当顺应时代的进步，运用网络及现代信息技术，更新管理理念，改变服务手段，进行管理创新，带动体制改革，开发档案资源，为社会提供更优质、更有效的信息服务。

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