浅议如何完善高校招标工作

徐艺格

[摘 要] 高校在开展项目采购时，招标可以帮助其使用较少的资金，花费较短的时间，投入较少的人力物力，实现更优的资源配置。然而想要把招标效果发挥到最优，必须在各个环节下大功夫。本文基于多项高校采购招标工作实践，分析归纳了各个工作环节重点，并针对高校各类专业人才多和学生参与热情高等特点，对一些招标环节上的做法加以改进，从而在一定程度上推进了招标进程，获得了满意效果。文中通过一些案例介绍，展示了这些实用性改进措施，有利于实现高校招标的最佳效果。

[关键词] 招标投标；可行性研究；资格预审；合同签订

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 05. 048

[中图分类号] G48 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）05- 0088- 04

1 前 言

招标投标是在市场经济条件下进行的项目采购（大宗货物的买卖、工程建设发包与承包、服务购买）时所采用的一种交易方式。在这种交易方式下，通常是由项目的采购方作为招标方，通过发布招标公告，使各有意提供采购项目的单位参加投标竞争。经招标方对各投标者的报价及其他条件进行审查比较后，从中择优选定中标者，并与其签订采购合同。

可见，招标工作的目的就是引入市场竞争机制，帮助招标方花费较少的资金，选择到实力雄厚、经验丰富的承包方，并且尽量缩短项目的工作周期，同时还可以减少腐败现象。

高校招标，大致可以分这么几类：货物招标、工程招标、勘察招标、设计招标、监理招标。高校项目的最终使用方或者受益方是高校的师生，因此无论哪个项目，招标前要充分向广大师生员工了解实际情况，比如实验仪器的参数、课桌椅高低、黑板的尺寸大小、建筑物布局朝向和建设规模等，以达到最大限度地满足师生的需求。

招标过程可以分成多个环节（如图1所示）。这些环节前后紧密联系，只有做好每个环节，才能保证整个招标工作的顺利开展。对于高校招标，在开标和评标环节，可以充分利用高校各类专业人才多这一特点，做好技术标评审。不仅可以发动校内相关领域专家参与技术评标，还可以动用相关院校的人才资源，这是高校招标工作的一大优势。

2 招标前的准备

2.1 可行性研究以及立项

首先明确该项目在高校实施的可能性：这个项目是否有需要去实施？立项之后是否会被批准？相关资金能否得到落实？动工场地是否具备？在这几点都得到确认之后，就要跟上级部门提出立项申请。对于规划，一定要进行实地考察，良好的规划可以帮助该项目达到事半功倍的效果。在项目立项得到批复以后，高校就要进行发布招标公告以及撰写招标文件、编制清单等工作。

2.2 招标公告的发布

发布招标公告需要在相关的官方网站上进行。公告要注明项目的大致情况（项目名称、招标编号、招标方式、供货地点、招标采购内容、供货期要求），同时应该对于投标企业的资质有明确的要求，比如注册资金要求多少、报名的企业需要提供哪些相关文件以及资质认证（ISO 9001、ISO 18001、ISO 14001等）、相关业绩（项目经理的或者是企业的）。对于一些不是特别确定是否必要的资质认证，需要向该行业相关单位进行广泛咨询，待确认后再写上公告。招标方发布公告时对于报名要求要给出一个明确的限定，同时也要将甲方的联系方式以及报名的时间段写上，便于投标方递送报名资料和进行有关公告的咨询及答疑。

例如，在某高校体育馆办公家具公告发布之前，招标方通过电话咨询一些办公家具的生产厂家，得出安全生产许可证并不是多数厂家具有的，而质量认证和环境认证是生产厂家必须有的。如果不经过咨询就直接发出公告，将安全生产许可证作为家具招标的准入门槛之一，那么这个招标或许就会将许多理想的家具供应商排除在外。

2.3 报名以及资格预审

公告发布之后，投标报名和资格预审工作就展开了。高校招标组在资格预审的时候要注意许多细节：报名单位是否携带了公告要求的资质证书（原件或者公证件），这些证书是否在有效期内。在这一点得到确定之后需要进行进一步的资格审核：投标单位注册资金及经营范围是否涵盖了公告要求，其所相应的资质等级是否达标（如果对于项目经理有要求，要看看项目经理是否具备相应的资质等级）。对于报名资料不符合要求的报名单位，应当责令其限期进行资料的补交，否则不予入围。通过资格预审这个环节，保留合格的单位，淘汰不合格的单位。如果看完原件之后仍旧有疑问，就可以登录建设工程交易网站进行相关查询。

例如，在某高校的实验室供气管道项目资格预审中，有两家报名单位迟迟提供不出安全生产许可证和营业执照的原件，有皮包公司的嫌疑。招标方在多次敦促无果之后，将这两家单位排除在外，为该项目的招标扫除了潜在的隐患。

2.4 编制招标文件和清单

招标文件应当严谨，并列明投标人须知、技术要求、评标办法、开标日期等。因为招标就是按照招标文件的要求选出合适的单位，并且合同的签订也要依照招标文件上的相关条款来执行。无论是货物采购还是工程招标，都要编好清单，并且明确相应的技术要求。对于当期的相关材料的市场价格、运输费用以及人工工资等要进行调研，同时吃透图纸，使编制出来的标底更加科学。这样，开标的时候，各家总报价以及分项的报价是否合理、是否有缺项漏项、技术方面是否达标等，能够更加明确地进行评判。同时，采取相应的应对措施，对于有可能发生变化的工程量，在招标文件中制定应对措施，减少因为工程量变化对于项目产生的各种影响。

由于校园内学生众多、人来人往，无论是供货项目，还是施工项目，都要在相对应的招标文件内容里明确中标方具体的职责要求，例如，校园内安全警示、噪声粉尘控制等，最好在合同中也列出相应的项目注意事宜。在项目推进的同时，把校园安全放在首位。

2.5 做好开标前的答疑工作和保密工作

投标方在购买招标文件的同时要向招标方交投标保证金，投标保证金的收取可以降低弃标的概率。招标文件发售结束后，距离开标还有一段时间，在这段时间里，对于投标单位的疑问要做好答疑工作，对于标底要做好保密工作。

同样需要保密的，还有其他投标单位的信息，以及投标单位的数量。最好用电话通知资格预审的入围单位，而不是网站公布；另外延长勘察现场的时间，并且提倡独自勘察，因为统一勘察或者勘察现场时间太短，会增加投标单位之间串通的概率。相关的信息一旦泄露，有可能造成投标单位一起压价或者抬价：如果发生集体抬价，校方要出更多的钱才能完成交易，如果发生集体压价，甲方也许会面临偷工减料，以致于工程质量无法得到保证的风险。当集体弃标的情况出现时，甲方必须先废除此次招标，然后发公告重新招标。因此，做好开标前的相关保密工作，甲方就不会蒙受相关的损失。

例如，在某高校的教学楼改造的真石漆招标中，由于组织了统一勘探现场，投标单位就地通气，造成了原本预算40万元左右的项目，所有单位投标报价都超过了70万元，招标方不得不重新发布公告进行招标。

2.6对于投标函的处理

由于投标函包含了投标报价、工期、免费质保期等重要条款。所以在招标开始之前，要通知所有投标单位将投标函单独列出，并置于显眼位置，比如放在标书首页。另外，最好规定投标函的相关格式，从而可以帮助加快评标速度，缩短评标时间。

3 招标时的重要工作

3.1 标书和评标要求

开标前，各家投标单位需要签到和提交标书，并检查各自的标书是否密封完整，所有单位对标书密封无异议后才可以开启标书。在现场工作人员宣读完各家报价之后，各个投标单位需要签字核对自己的投标报价。由于评标的时间有限，对于技术性特别强的项目，除了通知使用方之外，还要联系相关的专家（相关兄弟院校的同行乃至于相关政府部门的工作人员），让他们帮助把关技术部分，其他评委把关商务部分，双管齐下，从而节省时间、提高效率。对于这类的项目招标，必须提前联系相关专家，通知开标的时间、地点以及评标所需的时长，并告知这个标的大概情况，最好把清单也发给专家。这样专家会提前有大概的了解，能够做好充分准备，在开标时有的放矢，有针对性地进行提问，避免专家不了解情况就仓促评标情况的发生。

对于各家标书的商务部分，要仔细检查，首先检查投标函上重要信息是否齐全，并且置于标书首页。其次查看相关条款是否响应招标文件，清单是否齐全；对于每家标书的技术部分，要请相关专家、技术负责人以及使用方查看施工组织设计方案是否合理，并且对于相关疑问要现场提出。对于比标底低出许多的报价，要仔细询问相关单位，对于表述不清楚的地方，有必要要求投标单位进行澄清，并且在标书上进行陈述以及签字确认。

例如，在某高校新建学生食堂的油烟净化设备的招标中，采招办和使用方（该高校的饮食中心负责人）提前一个月联系了兄弟高校的后勤部门的同行以及环保局的工作人员作为技术标的评标成员，在采招办评审商务标的同时，饮食中心负责人和这些专家负责评审技术标，由于专家提前了解了相关情况，在开标时对于投标单位有针对性地进行提问，结果大大缩短了评标时间，并且帮助该新食堂采购到了优质的设备。

3.2 对于样品的要求

有些项目如果有参考样品的实物，应该将其放置在开标现场或者其他指定的场所，然后由招标方通知去看参考样品，这样投标方对于需要提供的样品能够有更加准确的把握。同时，技术文件上面对于样品的要求，应当一一列出来。如果没有实物，最好在技术要求下面配上参考图片，这样投标单位就有个直观的把握。对于投标单位带到开标现场的样品，需要仔细检查样品是否符合规范，是否达到相应的技术要求。必要时，得把样品进行安装，并体验它的功能效果。

例如，某高校体育馆改造，其座椅招标时，采招办在正式开标前，先通知资格预审过关的体育用品单位将各自的样品座椅装到体育馆看台上，并请来学生以及体育部的老师进行试坐。试验结果表明这些样品座椅不适合该场地使用。于是招标方及时做出调整，取消了这次招标，并且另行发布公告，由办公家具的单位前来报名， 在这些单位样品试装成功之后，再进行开标。体育馆竣工后，座椅得到了师生的好评。所以说，对于某些项目，特别是修购的项目，有些货物招标先安装样品再进行招标显得更加科学。

3.3 招标记录

做好招标记录，建立相应的联网数据库也非常重要。数据库的建立有助于完善投标单位的历史记录。由于在数据库中，投标单位的大致情况、业绩（高校的、政府的还是企业的）以及诚信记录一目了然。哪些投标单位有串标的前科，招标方在进行类似项目招标时可以对有串标前科的单位采取相应防范措施。

3.4 设计招标的注意事项

对于高校的设计招标，一定要非常谨慎，不能急于求成。因为在设计阶段，整个项目的投资更加容易得到控制。如果说设计环节有大的疏漏，那么动工之后，想要进行大修大补，不仅仅要追加大量的投资、人力、物力，甚至会造成整个工期的整体拖延。对于设计方案的审查，一定要严格，以合理为主。千万不能因为赶工期或者节约资金而仓促进行设计招标。另外在设计招标阶段，特别是在初步设计阶段，除了要联系相关的使用方的人员进行反复沟通外，还要进行实地的考察，这样可以更好地开展相关工作。

例如，某高校食堂一个改造项目，在其设计招标中，四家单位的投标报价分别为6.6万元、7万元、8.1万元和11万元。招标方在仔细研究之后，觉得报价11万元的设计方案更加周到，从而采纳了该方案。虽然设计费多花了几万元，但食堂改造所花经费比预算节省了大约70万元，并且竣工后的就餐大厅布局得到了广大师生的一致好评。

3.5 做好开标的监督工作

对于开标，应该积极做好相关的监督工作，开标的时候，学校纪律委员会的工作人员应该在场，对于整个开标进行全程监督，确保招标公平、公开、公正。监督部门可以提出自己的观点和疑问。同时，可以邀请几位人员进行旁听，比如学生。俗话说得好，“当局者迷，旁观者清”，相应的监督以及旁听在一定程度上可以给予招标方一定的评标帮助。

例如，在某高校的新建宿舍楼床具招标和食堂改造的雨棚项目开标中，该校的三名学生代表在开标现场进行旁听，他们对于招标工作提出了自己的想法。从而为招标方提供了评标的方向，为这两个项目的圆满完成提供了帮助。

4 招标后的工作

4.1 中标公示及注意事项

招标结束之后要进行中标公示，中标公示一定要写清楚项目名称、中标单位、中标金额、采购单位。公示期为3～5天，其目的是接受社会的监督。在此期间若是对中标结果有异议，一定要耐心听取。若无异议，那么招标方就可以发放中标通知书了。无论是中标公示、中标通知书，还是合同，一定要注明中标项目金额的币种，是人民币、欧元、美元，还是其他币种。

接着就该签合同了。由于合同分为多种，有勘察、设计、货物、施工、监理等，要具体问题具体分析，在签合同的时候，除了要具备相应的通用条款外，每个合同要有各自的专用条款。合同的末尾要有甲乙双方的法人签字或者法人盖章、单位盖章、开户银行、银行帐号、双方的联系方式。同时，在投标单位取走合同或者中标通知书的时候，要做好书面记录，要求中标方进行签字确认。签字内容包括：领取物名称（合同、中标通知书等）以及数量、领取人的姓名和领取日期。签合同的同时，也要将未中标单位的投标文件正本以及报名的资格预审文件留下来进行存档。

例如，某高校在一些项目招标时报名者数量很多，招标方在中标结果公示之后将未中标单位的所有资料全部处理掉了，结果在上级部门进行检查的时候招标方无从回答。为了保证检查顺利通过，招标方不得不联系了这些项目的所有投标方，放弃了休息，加班加点，将资料补齐，才使得检查通过。

4.2 供货合同注意事项

对于甲方供应的设备或者材料，需要签订供货合同。供货合同分为两类；有一类就是供货方只需将货物供应到现场，之后的下货及其他工作由总承包的施工单位完成。这类项目包括：墙地砖、石材、阀门、洁具、配电箱、室内电缆，这些项目到工地之后的一切费用（下力费、现场转运费、保管费、安装费等）已经在总包清单中得到暂列；另一类就是供货到安装都由供货方完成的，供货方需要承担物品运输直至安装完成的一切费用。这些项目包括：办公家具、普通家具、活动座椅、学生宿舍床具和衣柜、教学楼的课桌椅、体育馆的体育和健身器材、食堂餐桌椅等。

例如，某高校新建的教学楼项目，污水处理设备合同中未注明是否有下力费、总包的清单中也没有列出该项费用，结果设备运送到现场后，供货方久久没有下货，总包也不配合下货。该局面僵持了很久，直到招标方出面，在工地上协商了才解决此事。因此，供货合同需要明确到达工地之后的相关费用由哪一方来承担，如有必要，可以先查看总包清单。

有些货物在到达现场之后，需要两次验收，一次是表面验收，就是招标方和中标方在现场核对数量和型号是否与合同上的相一致、货物是否完好无损、零部件是否齐全；还有一次是通电或者通水验收（比如配电箱、空调这些设备要通电之后对设备进行检查，看看是否可以用；如果是热水器、空气源热泵，那就要通水）。因此，在合同中要注明：表面验收合格之后，付款到什么进度，初步验收合格之后，付款到什么进度，通电、通水或者竣工验收合格，付款到什么进度。这样做是为了对其进行运行的观察，以确认其初步运行无误。还有些供货，是安装结束之后一次验收，比如床具、课桌椅、体育馆的乒乓球台等。

4.3 工程合同注意事项

工程合同的付费则更加严格，原因是工程结束之后需要审计，并且工程涉及安全问题。对高空作业或者是涉及通电的作业，合同当中有必要注明安全保证金，这是针对安全事故的应对措施。安全保证金的数量一般是合同金额的5%～10%，50万元封顶。若是高空作业的项目，需要将安全保证金数量提高至9%～10%，因为高空作业承担很大的风险；若是平地作业，可以将安保金数量定在5%～6%。另外，工程合同要明确核减率。因为工程一旦出现大幅度超预算的情况，合同要明确谁承担超出预算的费用。比如某高校新校区的体育馆项目，标识工程（大字）、纱窗工程，以及某些重点实验室的屋面维修工程的合同中注明安保金为合同价的10%，因为涉及高空作业；而篮球馆、游泳馆移动看台工程的合同中安保金为8%，因为该工程是在地面作业。

工程合同中还要明确用水用电。要将工业用水和生活用水分开，因为两者收费不一样，工业用水收费比生活用水要贵一些。由于大部分工程（尤其是总包工程）施工过程中一定会有临时食宿设施，必然会涉及用水用电，这属于生活用水用电。然而对于施工所要用的水电就属于工业用水用电。无论是工业用水用电还是生活用水用电，都要接上水电表，要明确水电费要按照表数收取（读表收费），按照所在区域的物价局定的工程用水或者生活用水单价来结算，并且明确总包分包的用量，以防出现扯皮。工程结束之后，由乙方报监理工程师和发包方项目负责人，在核对之后在工程款里扣除。但是一些项目，分包方会自带发电机去发电，从附近池塘河流或者湖中抽水。比如绿化项目，一般中标方进行浇灌所用的是校园里面的湖水，中标单位自带发电机去抽水；如果是装饰工程、智能化工程，分包单位和总包单位需要一起用水电，并且竣工之后结算。

4.4 对于相关违约行为的惩罚措施

无论是供货合同还是工程合同，都有项目周期延长、违法转包以及偷梁换柱、以次充好、安全噪声和粉尘超标这些潜在的风险。对于这些风险，有必要采取相应的惩罚措施。对于工期拖延，如果是不可抗力的因素造成的（恶劣天气），那么经过确认以后，可以不去追究；如果是中标方自身原因所导致的，那么必须明确每拖延一天，中标方就需要向校方缴纳一定比例的违约金。对于违约金占合同款的比例，要具体问题具体分析：如果是金额大的工程，比例要大些，如果是小工程，比例要小些，并且明确违约金会逐日累加。对于中标之后发生的偷梁换柱、以次充好的情况，以及违法转包的行为，也要制定双倍、三倍还是多倍合同款的违约金缴纳。对于造成的学校内安全事故、粉尘噪声超标也要明确一定的惩罚力度。在合同中明确惩罚的措施，对于相关的中标方是一种威慑。

例如，某高校的新建宿舍的不锈钢栏杆工程，合同对于违约有一定的惩罚力度（其中对于拖延工期的处罚：每拖延一天，违约金为千分之九，并且累计计算）。此约束条款让中标方打消了拖拉的念头，中标方不得不加紧步伐。这一切为宿舍楼的栏杆工程能够如期完工，在开学之前成功交付奠定了基础。

5 结 语

由于高校项目的最终使用者、受益者是在校的教职员工和学生，因此要针对高校项目的特点，以及使用方的特殊需求，对于招标采取一些改进的措施和方法，调动师生员工参与的积极性，以期达到更好的效果。

总之，对于高校的招标工作，前期要做好可行性研究、立项以及发布招标公告的工作。接下来对于资格预审要严格把关，做好招标前的答疑工作，同时守紧口风，做好保密工作。招标开始之后，要在保证顺利开标的同时追求评标的高效。招标结束之后的合同签订要对各项条款进行严格把关，特别是问责条款、付款方式等。在严守纪律的同时，可以适当采取一些灵活的措施应对一些特殊情况。把每个环节的工作做好，就可以将高校的招标效用发挥到最大化。

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