细心做好档案工作提供优质档案服务

杨再朝

【摘要】作为企业工作范围极其广泛，涉及人们生活的方方面面，因此需要有效的数据信息作为开展各项工作的基础。档案管理工作便是行政单位中的基础性工作，提升档案信息管理效率与服务质量，对行政单位的整体工作效率与质量的提升具有重要作用。具体的档案管理工作主要是负责文本信息、图片信息以及电子信息的收集与整理工作，并且提供相应的档案查询服务，以满足行政单位服务职能的不断提升需要。

【关键词】档案工作；档案服务；工作效率；数字化

在新形势下，档案工作只有紧紧围绕工作中心，转变传统观念，拓宽服务领域，延伸服务范围，创新服务机制，最大限度地开发挖掘档案信息资源，才能充分发挥档案独特的服务实战的功能，从而为社会的发展和人类的进步做出新贡献。

一、档案服务工作的重难点

1.提供档案利用服务是档案基础业务工作的出发点和归宿

“利用档案”和“提供档案利用”是档案利用工作的两个方面，是对利用者和档案工作人员而言的，二者紧密相连，相辅相成。档案利用工作是利用档案的必要条件，利用档案发挥作用，是利用工作的直接目的。保存档案和开发档案信息资源的目的只有一个，就是为社会提供利用服务，充分发挥档案的内在价值和社会效益，把死档案变成活档案。这既是整个档案业务工作的出发点，也是档案工作的落脚点。

2.利用服务工作直接关系档案工作的整体发展

档案是社会各项活动的历史真实记录，具有记载凭证、科学参考借鉴作用。保存管理好档案，就是为了发挥其潜在价值，更好地为社会服务。而利用工作是对档案工作最好的宣传工作。通过利用服务工作，能扩大档案工作在社会上的影响，引起社会的广泛关注，提高自身的地位，获得各界的支持。

3.利用服务工作对档案整体工作有检验带动作用

利用服务工作如何，直接检验档案整体工作的优劣，既可以看出档案收集、整理、编目、鉴定、保管、编研开发和现代化管理各环节工作的好坏，也能检验出工作人员的业务水平和服务理念、服务态度。如果我们重视档案利用服务工作，及时听取采纳在利用服务中的好的反馈意见，对档案工作各项业务工作的整体均衡发展、改进和提高，必将起到极大的带动作用。

二、行政单位的档案服务工作

1.树立档案服务意识

为实现行政单位档案管理与服务质量的提升，档案管理人员首先就要及时转变自身的管理意识，树立新的档案服务意识。只有这样，才能在开展档案管理工作的过程中实现真正的工作价值，充分发挥档案管理的服务职能。与此同时，档案管理人员还要不断提升自身的服务意识，明确档案管理工作是为日后的工作开展服务，为人们的生活服务，从而有效创新发展新的管理模式。既然是具备服务职能的工作，就要及时了解被服务对象的真实需求，才能体现工作价值。因此，档案管理人员可以及时走进基层，积极与不同部门沟通，从而获取最有价值的档案管理服务信息。当前的档案管理工作中，信息技术已经成为主要的载体，因此档案管理部门要迅速依靠信息技术建立起相应的档案服务机制，从而保障档案资料信息时效性的有效发挥。通过档案管理工作人員不断提升自身的综合工作素质，能够实现对信息工具的有效利用，从而发挥档案管理工作的预见性，做到更好的超前服务，满足不同部门的工作需求。

2.强化档案管理服务职能

档案管理工作发展至今已经不再是单纯的开展档案资料收集、整理和归档等工作，而是开始朝着服务化功能方向集中发展。因此，为提升自身的服务质量与效率，档案管理人员就要在的工作过程中，不断开展更加全面的服务功能。可以将服务范围不断扩大，将档案的具体来源、使用情况等工作都纳入到服务范围内。并且还要注重信息反馈工作的有效开展，及时建立相关的信息咨询与反馈机制，帮助行政单位工作人员快速、及时的获得所需资料，并对档案管理服务对象的使用情况、服务满意度作出调查，以便及时改进自身的管理与服务工作，提升工作效率与质量。行政单位的档案管理工作还是一项较为综合性的管理工作，因此，为保障有关服务职能得以顺利开展，还要做到各项档案管理工作的协调同步。这种从被服务对象角度出发，扩大自身管理职能的工作办法，不仅能够实现信息资源的有效快速整合，提升档案服务管理质量，还能够实现档案管理的社会价值。

3..坚持以人为本，将“服务”作为档案事业发展的第一要务

档案工作的出发点和落脚点归结为“服务”，一切工作都必须围绕服务这个主题来谋划，首先要更新服务观念、改进服务方式。从方便用户角度出发，将用户满意作为工作出发点，采取最简单、快捷的方式对用户提供服务。利用现代化、数字化手段完成档案内部管理工作。目前，川西北公管中心正在按照集团公司统一部署及西南油气田公司、矿服部馆藏档案数字化建设相关要求，进行档案数字化扫描工作，目的就是最大限度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，更好地履行档案的服务功能。其次，注重拓展服务范围，充分利用档案信息资源，积极开展技术咨询服务。让用户更多地了解档案业务内容，扩大档案服务范畴。

【参考文献】

[1]何振，易臣何，杨文.档案公共服务的理念创新与功能拓展[J].档案学研究，2015（6）

[2]安艳芳.浅谈网络环境下档案信息化管理与服务机制的创新[J].山西档案，2012（4）