基于大数据的企业档案管理信息化建设研究

侯荣旭

摘 要：阐释基于大数据的企业档案信息化建设内涵，指出档案信息化建设的必要性，分析基于大数据的企业档案管理信息化建设的科学性，提出企业档案信息化建设策略，以期为企业发展与建设提供决策依据。

关键词：大数据；档案管理；信息化建设

中图分类号：G278.3 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2016）06-0151-02

一、档案信息化建设的内涵

企业档案信息化建设是从资源利用率和资源共享角度出发，利用先进的计算机技术、网络技术、信息技术及现代通讯等技术手段，把各类分散的企业信息通过计算机技术进行收集、整理、加工和利用，构建统一的档案信息化管理平台，依托企业内部往来环境，以网络共享方式供用户使用，为用户快速准确地获取相应的档案信息而进行的正常信息化建设。

企业档案信息化建设主要包括两个步骤，首先，将企业现有纸质档案资源数字化。即将纸质文件、文字资料、图片素材、工程图纸等原始档案资料，运用数码拍照、扫描处理等信息化技术手段生成数字资源，为信息化管理准备数字素材。其次，运用先进的软件技术建设企业档案信息管理一体化系统，通过构建档案管理信息系统，实现数字资源存储与共享，依托企业信息化网络，减少人力、物力、财力、时间等资源的耗用，为企业发展决策提供数据支持。因此，企业档案信息化建设过程不是某个具体单一技术问题，而是企业内部各个业务部门间融会贯通、全方位的整个的过程，是企业管理的系统工程。

二、大数据时代信息化建设的科学性

随着电子商务、物联网、互联网等网络应用快速发展，特别是大量移动智能终端在人类日常生活中广泛应用，使得信息数据如雨后春笋般快速增长，产生了大量的数据信息，因此如何科学有效地管理与利用这些数据为企业发展服务是企业迫切解决的实际问题。目前，数据发掘、对比分析、云计算、云存储等技术趋于稳定，云计算主要体现在商业模式与服务模式，大数据关注数据处理，具有多样性、海量、快速的特点，让企业在瞬息万变的市场竞争中，开创高效、优质的信息服务，以提高企业的经济效益和社会效益。一般大数据系统主要包括数据采集、数据存储、数据处理、数据分析等宏观系统结构，同时也拥有系统管理、数据管理、安全管理等常规软件功能（如下图所示）。

三、企业档案信息化建设中存在的问题分析

在大数据环境背景下，档案管理信息化建设已经成为企业生存发展的必要条件，随着企业管理信息化观念的不断深入，档案信息化逐渐成为企业重要战略目标。目前，我国企业档案信息化建设虽然取得了一定成绩，但是在档案信息资源的开发与综合利用等复杂能力方面有待进一步加强，目前依然处于起步阶段，在各个方面存在着如下几个问题：（1）受地区区域和企业规模影响，企业档案信息化建设发展不均衡；（2）落后的档案管理观念及传统的企业管理体制，影响了企业档案信息化建设进程；（3）企业档案信息化建设局限于某个局部，缺乏全局整体规划；（4）企业档案管理需要一定的计算机技术，现有的企业管理人员无法胜任档案信息化建设工作；（5）缺乏统一的企业档案信息化标准，数据安全无法得到保障。

四、基于大数据的档案信息化建设策略

大数据技术的发展，促进了企业的合理规划发展，企业决策分析建立在实时海量数据分析的基础上，而不是传统的经验与直觉，大数据分析成为企业发展决策的重要支柱。特别是企业营销正在由B2C向C2B和O2O转变，用户的需求与体验分析是企业决策发展的重要依据。因此，建立基于大数据的档案管理信息化系统是企业发展的必然，围绕我国企业信息化建设存在的问题，本文认为企业信息化建设策略应该按照以下几点进行：

（一）建立先进的硬件、软件环境，为档案信息化建设提供基础支撑

档案信息化建设第一步就是传统资料的数字化，涉及档案收集、数字处理、数字存储、信息传递等复杂工作，需要先进的网络环境及配套的软件及硬件支撑。在硬件建设方面，需要如计算机、交换机、扫描仪、数码相机、路由器等信息处理设备。在软件建设方面，建设以企业档案管理平台及企业档案管理系统，实现档案信息网络化管理。

（二）完善企业档案信息化建设标准体系

大数据产生了大量电子文件，因此需要构建企业档案信息化建设规范与标准，建立企业档案信息化标准制度。企业既要结合自身特点，同时又要遵循行业规范来制定企业内部标准体系。

（三）信息安全防护体系是系统健康发展的基础

商业机密和企业核心商业数据保护是档案电子化必须重点考虑的内容，必须从根本上堵住被泄露的漏洞。除了利用信息化手段建设反病毒、反黑客等抵御手段外，企业必须加强机密信息保护，实行信息审计，有限的信息资源共享，必要时采用隔离等手段，保护企业信息安全。机密数据全部采用加密算法进行加密传输与携带，并具有自破坏、自破损等保护功能，同时尽可能减少机密信息的接触者数量，确保信息安全。

（四）提高企业档案信息化人才队伍素质

高素质的企业档案信息化人才队伍是企业档案信息建设的重要保障。从原始数据到数字化处理的转化中，需要相应的生产、财务、销售等方面的业务人员进行数据关联。因此，大数据对企业档案管理工作者提出了新的要求，档案管理人员是懂技术和管理的复合型人才，不仅掌握基本的办公自动化及信息化软件使用，还需要具有生产流程管理、安全保密、复杂信息处理档案的能力。

五、结论

基于大数据的企业档案信息化建设是对企业信息资源的深度开发与利用，该项目是企业运行与发展的复杂系统工程，企业需要依据自身的实际情况进行整体规划，确定科学合理目标，构建档案元素间的相互关联与关系，应用现代化科技管理手段，建设档案管理信息系统，为企业今后发展决策提供科学依据，推动企业健康发展。

参考文献：

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[1] Yiying Zhang，Cunying Wu，Jinping Cao andXiangzhen Li，A Secret Sharing-based Key Management in Hierarchical Wireless Sensor Network，The International Journal of Distributed Sensor Networks（SCI），2013.

[责任编辑 王玉妹]