高校科研经费内控系统现状及改进

果建竹

摘要：目前，国家对高校科研投入力度越来越大，对高校科研经费管理水平的要求也越来越高。如何从学校科研项目特点出发，完善科研内控系统，是当前财务人员面临的一个挑战。文章从内控环节的主要控制点进行分析，提出了切实可行的内控系统改进方案。首先，为了确保高校科研经费的取得和使用符合相关法律法规，从管理层面上完善控制体系；其次，为了保证科研经费执行过程中的真实完整性，从业务层面上建立和完善多部门信息化合作平台，通过信息共享增加其透明度；最后，加强监督与评估职能，保证科研经费使用效率，强化资源整合，合理调度科研经费，从监督层面上防止科研腐败的滋生。

关键词：高校 科研经费 内部控制

中图分类号：F230 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）07-180-03

一、前言

近年来，随着科技体制改革的不断深入，科研事业得以蓬勃发展，而高校成为我国科学研究的一个主要单位，其承担的科研项目和科研经费呈逐年增长趋势。到2013年我国在科研方面投入已仅次于美国，居世界第二位。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》指出：充分发挥高校在国家创新体系中的重要作用，鼓励高校在知识创新、技术创新、国防科技创新和区域创新中作出贡献。

随着科研经费的不断增长，完善我国高校科研经费内部控制制度愈发急迫。财政部于2012年11月印发了《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知，结合《高等学校财务制度》，有效规范了高等学校财务行为，对高校财务的管理起到了一定的指导作用。尽管在国家政策引导和财务人员的不懈努力下，高校科研经费使用和合理水平得到了极大的提高，但由于地域和各地方政策差异等原因，目前科研经费内控还存在许多问题，在一定程度上影响着高校的发展。

因此，为了保证高校财务的规范可靠，增加资金的使用效益，需结合实际工作内容，不断改进和完善内部控制体系，为高等教育事业的发展更好地服务。

二、高校科研经费管理及内控现状

（一）高校科研经费管理

与普通企业经费相比，高校科研经费来源广泛，经费数额逐年递增。高校科研经费内控比普通企业经费的内控管理更加复杂。在经费管理过程中，由于机制不健全和制度不合理产生了许多违规现象，诸如以私人名义套取科研经费、经费有效使用率低、支出金额超出预算范畴或不合理支出等问题。这些问题是高校科研经费管理中最常见也最难解决的问题，造成的社会影响巨大，也备受相关部门和社会的普遍关注。

财政部印发并于2012年11月起开始施行的《行政事业单位内部控制规范（试行）》以提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设。2014年印发的《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》，提出了改进加强科研项目和资金管理的总体要求。

（二）高校科研经费内控问题分析

有学者指出高校内部控制薄弱环节主要表现为：对内部控制建设不够重视；风险管理意识淡薄；内部控制制度体系不完善、执行不力等。图1所示为当前大多数高校科研经费管理控制流程，该流程要求项目申请人与科研部、财务部以及资产部等相关部门相互合作，共同完成从项目立项到项目结题的一系列工作。图1从内控角度归纳出科研经费申请、科研经费使用、科研经费决算和科研项目审核四个主要环节。四个控制环节上存在的主要问题如下：

1.科研经费申报预算不合理。高校科研经费预算的编制者多是项目负责人，由于这些科研工作者对科研费用的管理使用等相关政策认识不足，致使制定的预算随意性大，常常出现项目结题时实际支出和项目预算不符。而科研和财务部门从教职工利益出发，对报销把关不严，也使一些项目负责人对科研经费使用范畴认识不足。

2.科研经费使用环节缺乏规范性。使用环节是内部控制的重要环节，也是科研腐败问题滋生的直接环节。主要问题集中在：经费的使用超出或者与项目预算不符，甚至与经费管理制度不符；经费支出审批制度不健全，审批额度和审批人职能划分不清；使用虚假或者不符合要求的发票。

3.科研经费决算和评价环节薄弱。目前高校在科研经费决算和评估环节的投入力度和实施效果都稍显薄弱。预算和决算相互脱离，甚至出现课题经费使用完后修改项目预算的现象；评价激励机制不够健全，无法调动科研人员严格实行决算机制的积极性。

4.全流程监督缺失。由于高校科研经费来源渠道广且构成复杂，导致经费使用过程的复杂性和特殊性。目前，我国多数高校尚未建立可顺利运行的科研经费全流程监督体系。而该体系的缺失导致各责任主体重视度不够，缺乏专业人员配备；当违规、违纪现象发生时，缺少相应的问责机制和处罚措施。

三、科研经费内控系统改进

对高校科研管理流程以及科研内控节点分析发现，现有科研内控系统需建立如图2所示（见下页）的改进流程。

（一）内控系统管理层面运作改进

1.完善现有科研经费内控机制。对内控的主要制度进行梳理和规范，内控管理机制要求系统全面、简单合理、操作规范且可实施性强。只有基于这样的内控机制的科研管理才能大力提高科研经费使用效率，进而实现科研成果有效转化，具体可从以下方面着手：

首先，完善科研项目管理与服务制度，从项目申报、外协管理、预算审批、项目执行到项目结题各个节点进行完善，使得每个步骤都有据可依。

其次，健全经费管理机制，统一管理全校所有的科研项目经费，有效防止虚假报销的存在。

最后，完善监督检查和责任追究制度，建立独立的审计制度，对财务活动实现监督和评价。

2.优化内控组织结构。第一，建立细化责任制。定义各层面责任人主体，明确责任分工。从上到下的分工为校长，学院领导和项目负责人。校长对经费管理承担领导责任，学院领导对经费使用承担监管责任，项目负责人对经费使用的规范性和真实性承担法律责任。第二，建立协作和信息共享机制。科研管理部门负责项目及合同管理。财务部门负责经费使用管理。同时，两部门还需相互配合，信息共享。项目负责人则需要投入到整个项目经费的管理和使用中，配合科研部门、财务部门甚至监管部门完成项目经费的使用。

3.加强重要岗位管理及人员培训。对于高校关键岗位，采用不相容岗位相分离，部门职责权限相互限制和监督以及轮岗机制三条原则，确保公平公正。对关键岗位人员的业务能力进行定期检查，及时培训。

（二）业务层面细节改进

1.建立多部门信息共享系统。通过建立多部门信息共享系统，运用现代网络技术加强内部控制，减少或消除人为操纵因素，保护信息安全。信息共享平台有助于提高经费管理的透明度和严谨性，保证项目经费从评审到使用的公开，提高经费从预算、使用到决算的合理性。

2.加大预算管理力度。从科研经费预算管理出发建立全面预算控制机制，发挥构建一个管理项目全面、管理过程完整，管理对象明晰的预算管理体系。

3.设计合理的经费收支内控。科研经费收入内控主要采用归口管理和核算制度。科研经费到账后，首先以银行结算凭证的形式入单位账户，不能转至任何私人账户；之后，科研人员依据科研部门开具的证明材料到财务部门办理项目经费入账和科研工作量分配等相关流程，最后方可使用经费。

科研经费支出内控主要通过强化管理制度，保证报销的准确性和规范性来实现。首先，合理设置岗位，明确岗位职责与权限，确保不相容岗位相分离；其次，完善报销授权、审批制度，确保审批人在相应的授权范围内进行审批；同时，规范单据使用和管理，保证报销单据的合法性，报销内容的相关性；最后，明确大额经费支出领导集体讨论决定。

4.完善科研项目合同管理。详细规定科研合同的审批负责人、权限、合同范畴和条件。对于数额较大，专业性强或者法律关系复杂的合同，需通过多领域专家的共同参与方能做出决定；其次，科研部门、合同管理部门以及财务部门等共同合作实现对科研项目合同与预算以及收支的管理；再次，加强合同登记管理并定期对合同进行统计、分类和归档，从而实现对合同的全程监督与管理。

5.科研经费使用的全成本核算。对科研经费成本费用的有效控制是实现科研经费内控的一个关键环节。2013年执行的《高等学校财务制度》中提出，高等学校应当根据事业发展需要，实行内部成本费用管理并按照相关核算对象和核算方法，对高等学校业务活动中发生的各种费用进行归集、分配和计算。

（三）建立监督与考核体系

1.建立与实施科研经费监督回访机制。分别从高校内部科研经费管理制度的执行力度，科研经费的会计核算结果，科研经费预算的执行情况，科研经费收支的合法合规性、真实可靠性以及科研项目决算和验收等方面建立完整的监督机制。重点检查决算报告是否与预算报告相符合，结题报告是否按要求编写并提交，经费是否有结余，结余是否已上缴等；同时，扩大科研财务审计力度，进一步提高审计质量；构建科研项目使用监督信息公开平台以及回访制度，接受全校教职工的监督。

2.完善科研经费内控考核机制。借鉴企业考核过程中的相关管理方法，对高校科研经费内部控制进行考核。具体分为立项前评估和项目实施过程中的监督。并对评估结果打分，进而得出综合考核参考分数。

3.构建问责与激励机制。充分发挥问责与激励机制的导向作用，将评价结果作为以后申请项目和预算分配的重要依据。同时对经费管理和使用过程中出现的违法违纪现象进行追究。

四、改进系统效果分析

针对高校科研内控四个主要环节中存在的问题，分别从管理层面、业务层面和监督层面对现有的控制系统进行了改进，可有效提高科研内控力度，有效保证科研经费的使用效率。具体改进效果如图3所示。

首先，通过规范项目申报制度，做到申报过程有据可依，实现统一管理，同时有效提高预算编制者业务水平。

其次，通过提高内控意识和业务水平，可有效规范科研经费使用，细化支出标准，明晰各部门分工，促进部门间合作，提高经费使用的透明度。

第三，通过建立考评制度和优化奖罚机制，可有效提高科研经费的使用效率，加大决算管理，保证决算的完整性、可靠性、精确性以及与预算的一致性。

第四，通过实现全流程监督，可提高监督机制的完整性及审核力度，通过责任明晰到人等方法提升监管力度。通过提升专职人员的专业度使得全流程监督顺利实施。

五、结论及建议

本文以高校作为事业单位的典型代表，详细分析了目前我国高校科研经费的内控现状及存在的问题，并结合工作实践对现有高校科研内控系统进行了改进。主要得出以下结论：

首先，当前高校科研内控存在一定的问题，主要来源于现有内控体系的不健全和相关人员内控意识不强，因此需要加大力度进行监督机制的构建。

其次，高校科研经费内部控制管理过程中，需建立以科研项目为中心，多部门信息共享平台，实现科研部门、财务部门和审计部门等多部门的信息沟通和交流。

第三，加大内部控制关键点管理，从项目预算制定到内部审计，细化各个节点的职责，有效提高科研经费使用效率，同时减少使用过程中违规行为的存在。

第四，通过构建合理的问责和激励机制，可以有效降低科研经费管理和使用过程中的不规范现象，提高相关人员对科研经费使用过程中的内控意识，在优化内控环境的同时不断提升内控系统的功能。

与企业经费管理相比较高校科研经费内部控制更加复杂，需由多部门协作实现，是一个由不完善到完善，由简单到复杂的过程。因此，科研经费内控系统要在使用和实践过程中不断改进完善，通过这一循序渐进的过程适应新的挑战。