新时期档案信息对高校建设与发展问题研究

2016-05-14谭伟贞

中文信息 2016年7期

摘要：高校档案形成于高校各时期、各方面，并反映学校历史面貌和发展变化的真实记录，具有丰富的文化价值，档案工作人员要利用档案资源，充分发挥档案的文化作用，服务于学校的校园文化建设，即校园精神文化、物质文化、制度文化建设、网络文化建设，同时还要多渠道挖掘和收集可利用的档案资源主要是人力资源，为学校的建设与发展服务。

关键词：高校档案文化建设与发展

Abstract：University archives are formed in various stages and aspects，and can really record the history and the development of the university，and so they have rich cultural value. File staff should use full of file resources to play the cultural function of archives， serving for the school campus culture construction-- the construction of campus spiritual culture， material culture ，network culture and system culture. At the same time， it is also important to excavate and collect the available archives， especially human resources， to serve for the construction and development of the university.

Keywords： university.； archive； culture； construction and development

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）07-0042-02

高校档案记录着高校在各个方面、各个时期，学校历史面貌和发展变化的真实资料。高校档案凝聚着高校文明的精华，蕴含着丰富的文化价值。[1]新时期校园文化建设是一个开发新元素、多元化的平台，同时也是新兴事业的实践平台，高校档案工作人员必须收集和挖掘档案信息资源，并利用档案信息从学校、时代与社会需要的角度出发，服务于学校的校园文化建设与资源建设。

一、利用高校档案，服务校园文化建设与发展

新时期高校档案既是一种传播文化、贮存文化的载体，又是一种文化和信息资源，既是反映高校历程的“实物陈列馆”，又是内容丰富的“科技博物馆”，它不仅可以在传播文化知识和培养道德修养方面有教化和启迪作用，而且可以为高校的课堂教学提供教学材料，为全校师生了解已有的科研项目及研究进展提供参考，使研究者从中受到启发，总结前人成功的经验和失败的教训，从而避免在新的学术研究领域走弯路和重复研究，以达到事半功倍，出效快的功效，进而形成好的学术氛围。[2]新时期档案工作人员不仅要拓展高校档案信息的文化底蕴，而且充分发挥高校档案信息在校园文化建设中的主导作用。[3]大力拓展高校档案传播文化知识、信息和社会文化教育的功能，为校园文化的建设与发展起到举足轻重的作用。

1.校园文化的定义

美国著名学者华勒（W·Waller）是世界上最早提出“校园文化”这一概念的人，在他1932 年出版《教育社会学》（The Sociology of Teaching）这一著作中，校园文化被定义为：“学校中形成的特别的文化。”[4]我国正式提出校园文化这一概念的时间是二十世纪八十年代，到那时学校发展与校园文化才开始联系起来，从而大大地加快了我国高等教育改革与发展的速度，同时我国教育教学水平也上了一个新台阶。[5]

从总体看，校园文化有狭义校园文化和广义校园文化之别。广义的校园文化是指在学校形成和发展过程中，经过长期历史积累而形成的，被全校师生认同并要共同遵守的校园文化氛围和精神环境，包括校园精神文化、校园物质文化、校园制度文化、校园网络文化等方面的内容。而狭义的校园文化仅指广义文化中所包含的精神文化。本文研究的校园文化不是狭义的校园文化而是广义的校园文化，[6]其中，校园精神文化是构成高校系统的内涵，是校园文化的核心部分，也是高校之魂，校园物质文化是基础，以物化形式积淀并折射高校办学理念，是高校的形象工程；校园制度文化则是一切文化的保障，是高校理念体制严谨性的体现，是学校之规；校园网络文化是校园文化的新产物，是精神文化、物质文化、制度文化的新阵营。

2.利用高校档案，服务校园精神文化的建设与发展

校园精神文化是校园文化的核心和灵魂，是一种隐性的、潜在的并有巨大影响力的一名课程，它对学生的道德教育和行为习惯教育会起到情境性、暗示性、愉悦性、渗透性、持久性的作用。高校档案馆记录了高校的校史、校风、校歌、校训以及高校的办学理念及办学方略等一系列精神文化的形成和发展过程，恰恰又是这些材料塑造了校园精神文化建设，档案馆只要把已收集档案信息进行编研、加工向全校师生开发利用，就很容易产生认同感和共鸣。新时期档案馆还可充分利用校史这笔巨大财富，以“史”励志，增强学校的凝聚力，编研各种史料如年鉴、大事记，并举办校史展览馆，通过史料和校史展览馆让全校师生充分了解学校的历史，增强他们的荣誉感和使命感。同时学校几十年甚至百多年的办学历程、和优良的办学传统能激发人心、催人奋进，成为全校师生开拓创新的动力。[7]

3.利用高校档案，服务校园物质文化建设与发展

校园物质文化建设是学校文化建设的硬件部分，既包括基础设施文化建设，又包括自然人文环境文化建设。基础设施文化建设包括学校建筑文化建设、学校建筑物内部的布置与陈设。建筑文化建设即建筑物的布局、命名、校史馆的设计、大型壁画、校门的设计与修建，建筑物内部的布置与陈设包括图书馆、实验楼、教学楼等大厅的陈设与布置，教室、走廊过道的布置。自然人文环境文化建设包括校园的绿化与美化、校园文化传播设施的建筑等。校园的绿化与美化即校园环境与景点的绿化、各种造型建筑与雕塑的设计与创作，校园文化传播设施的建筑包括黑板报、标语牌、校园网、阅报栏、橱窗、广播、电子屏以及学校标志的设计与制作等现代信息技术方面的设备设置。以上硬件部分只要具有自己独特的风格和悠久历史文化底蕴，就能潜移默化地影响师生员工日常行为与思想观念，对学生的人生观、价值世界观的培养以及自主性、创造性的提高都会产生直接或间接的影响。

许多知名高校的校门、重要建筑物、雕塑等都能反映学校的一段历史、是一种标志也是一种精神。学校基建档案正记录着这些物质文化建设的全过程，如各种建筑物的图纸、设计单位、施工单位、设计理念、历史沿革等，档案工作人员可以充分挖掘这些档案资源，并提炼出有价值的信息仔细编研并装订成册，为学校领导加快新的物质文化建设提供依据、给设计师的设计做参考，让他们清楚地了解学校各种建筑物的历史背景、基础结构与设计理念，然后结合当前学校的文化特点和用途设计出具有本校特色和现代气势的文化建筑。以境育人，营造出一种良好的校园物质环境，体现出学校环境的文化底蕴与历史渊源，把高校档案运用到校园环境建设中，为学校简介、各种路碑、建筑物入口的介绍、宣传册提供参考依据，给校园的每一个角落，甚至一草一木都赋予生命。

4.利用高校档案，服务校园制度文化建设与发展

校园制度文化是精神文化的外在表现，是校园精神文化制度化的结晶。制度文化自学校创立以来就成了规范行为的文化，具有很强的政策性和稳定性。任何高校的管理违背了制度，学校将无法想象。文化又是社会的产物，随着社会的发展而不断发展与演变，只要学校的内外环境、办校目标、功能发生变化，校园制度文化就将会发生变化并不断创新。[8]

高校档案就是高校各种规章制度的贮备库，这些规章制度又反映学校各时期的教学、科研、出版、人事、思想政治、工资待遇、设备、档案、资产、学生等管理情况。还记载着学校规章制度制定的发展过程。档案人员要利用这些信息资源开发出各种可利用服务的渠道，以规导行，以达到提高制度执行的自觉性。档案工作人员要善于总结和收集高校历年的管理经验和管理制度，编研各种成果如：《制度汇编》、《管理措施汇编》等，同时，还可把各种制度分成各种专题册编纂，供领导者们制订和完善各项规章制度时供经验总结和借鉴参考，体现出以人为本的理念，从而使学校管理更规范、制度更科学、发展更迅速。新时期档案馆还可通过各种渠道宣传学校的管理制度，特别是利用网络平台宣传学校的各项规章制度，以提高全体师生对各种制度的知晓度和重视度，并得到他们的理解与支持，使制度文化成为一种习惯性意识。[9]

5.利用高校档案，服务校园网络文化建设与发展

校园网络文化是校园文化建设中的新产物，是新时期校园精神文化、物质文化和制度文化的新元素、新阵营。2004 年教育部颁布的《关于进一步加强高等学校校园文化建设的意见》文件中明确指出：要“积极开拓校园文化建设的新载体”。[10]高校档案馆要抓住机会充分发挥网络文化在校园文化建设中的作用，牢牢把握档案信息在校园文化建设中的主权性，利用档案不断拓展校园文化建设的新空间，使档案信息通过网络平台成为校园文化建设的新阵地，同时还要不断开发新元素，树立新时期校园文化建设新理念。随着网络的不断发展，网络文化已成为全校师生生活中不可缺少的重要组成部分，并逐步的改变着他们的价值观、思维方式和精神生活，因网络文化具有方便、快捷、交互性强等特点，网络文化已逐惭成为大学校园文化建设与发展中的新载体、新资源。在新时期档案工作人员如何去应对时代的挑战，从浩瀚的档案信息海洋中挖掘出积极健康的档案信息在网络文化中抢占思想文化阵营的最高点，已是新时期校园文化建设与发展过程中亟待解决的重要问题。

和谐校园已成为新时期校园文化建设与发展的代名字，和谐校园生活必须具备良好的校园精神风貌、融洽的人际关系、共同的价值处向、优良的校风、文明的行为生活。一流的大学必须要建立体现自己个性的校园、富有战斗精神的团队和具有良好道德规范的和谐校园文化。和谐校园的网络文化是传播正能量，集娱乐与学习为一体的健康网络文化，档案馆可以把精神文化、物质文化与制度文化建设中挖掘出来的档案信息，在网络文化中以网络视频、论坛、网络新闻、网络文学、动漫等不同的方式满足全校师生的兴趣与爱好，成为全校师生乐意接纳的重要学习园地。从而达到更新全校师生的观念；丰富校园文化生活，为校园文化建设与发展提供新平台；倡导、引领传统校园文化中的创新文化；彰显校园文化建设中与时俱进的时代特点；拓展校园文化建设与发展。

二、挖掘与开发校友信息资源，服务学校的建设与发展

新时期人力资源是主要的社会经济资源。一般来说，高校最重要的人力资源就是校友资源。校友是指在某高校学习与工作过的所有学生和教职员工或在现归属于高校的原院校工作和学习过的所有学生和教职员工。[11]校友信息的收集是指校友从进校之日起，乃至进校前的所有信息的收集，并把全部信息收入校友信息档案库。校友信息具有面广、繁多、变化快等特点，它不仅局限于校友本人的信息，还包括校友的父母、子女及亲属的一些资料，这样才能使学校全方位了解校友情况，充分挖掘校友信息资源。[12]

1.多渠道挖掘校友信息资源

校友信息资源的挖掘，渠道是多种多样的，要有传统的人工调查方式、信息科技发展条件下的网络收集方式、委托在校学生志愿者回乡收集的方式、发挥系部和知名校友优势成立校友分会和地方分会的方式等等，[13]下面就如何利用网络优势和如何铺设涵盖面较广的工作网站，挖掘校友信息资源的方式谈谈自己的想法。

1.1利用网络优势，加强学校与校友之间的联系。新时期高校要加强校友联络就必须充分发挥媒介的作用，尤其是网络优势，档案馆要合理利用网络平台建一个校友会网站，并不断更新网站内容，如校友会活动消息、校友的优秀事迹、科研成果的发表等，开放校友论坛、聊天室等虚拟空间，让校友与校友之间、校友与学校之间、校友与在校学生之间在虚拟的聊天室高谈阔论，学校从中可获取最前沿的信息资源，并潜移暗化的规划在校学生的日常行为，也能为正在成长或逆境中的校友指明方向。同时，档案馆必须利用网络平台为校友提供一个上传数据的通道，校友可通过这一通道把自己工作中的成果，扫描或拍照上传到学校档案馆，学校档案馆可随时了解校友的工作状况、科研水平和发展成果，也可以通过这一通道联系、访问校友，随时邀请校友返校，以增强学校与校友之间的沟通与联络。校友服务学校，学校服务校友是一种双面服务，学校也要不断追踪和关心校友的成长，为他们送去最前沿的科学理论与成果，为正需要帮助的校友下一场“及时雨”。

1.2 发挥系部与地方校友优势，成立校友分会和地方校友会。随着社会的发展，人力资源的作用越来越被重视，许多学校也意识到校友资源的珍贵，但由于大部分高校校友会工作起步较晚，收集的信息有限，有的甚至仅限于名义上的校友会，与校友之间的联系方式局限于校友的工作地址与联系方式跟毕业前没有多大变化的少数校友，是一种静态方式，一旦到了要联系时就会成了大海捞针。为了把复杂的校友工作做到统一规范，就必须成立校友会归口档案馆统一管理。同时档案馆校友会要充分发挥各系部与各校友联系更紧密的优势，成立校友分会，并指定系主任为相应的联系领导与分管领导。同时还要利用地方校友在学校是老乡关系，联系较多的优势成立地方校友会，指定当地较有名气、有一定号召力的校友为地方校友会会长，在全校乃至全国范围内铺开一张涵盖面较广的校友工作网站。

2.发挥校友资源作用，加速学校的建设与发展

校友资源是指校友本身所具有的人力资源，以及校友所拥有的人、财、物、信息以及社会影响力等价值的总和，具体讲校友资源又分为：形象、财力、信息、媒体和教育等资源。[14]学校档案馆只在充分发挥校友资源作用，才能加速学校的建设与发展。

2.1 发挥“名片”与“桥梁”的纽带作用。校友是学校外部品牌的“形象大使”，高校教学质量的好坏最关键的材料就是看校友在社会上的价值和取得的成就。校友在社会上的价值和成就是对学校无声的一个全方位诠释。只有当校友在自己的岗位上有突出表现、有成就，他才会表现出超高的素质和涵养，这种超高的素质和涵养不仅代表校友个人的形象，更重要的是代表母校在社会上的公众形象，也就是学校最具有说服力的“品牌形象”和“品牌广告”。因此，高校只有巧妙地借助校友的这张有效应的“名片”，才能不断推荐、宣传和塑造学校，以达到积极的、令人信服的效果。高校还可以以校友为“桥梁”，去打通“经脉”，争取各种“门票”甚至“优惠券”，然后将每个触角深入到社会的各个层面，深入到世界的各个角落，凝聚各方人脉，为学校的建设与发展打下基础。

2.2 信息与资源效应。对一所高校来说，学校的发展、建设和决策都离不开有效的信息，而校友是有效信息的重要来源，每一所高校的校友都遍及全世界，这就意味着高校的视觉和听觉伸展到无限广袤的宇宙。校友就像是高校向世界各地铺开的一张张信息网，然后把这些信息汇集成一个庞大的信息资源管理系统，学校就可在这个庞大的信息资源系统内进行学术交流、调整结构、改进教学方法、引进人才，扩展毕业生的就业渠道。学校还可通过这一信息资源系统了解目前的市场经济对人才需求动态，据此改进教学方法、调整办学思路、提高办学水平和人才培养质量、加深学科建设。更重要的是学校还可利用校友事迹向在校学生提供第一手道德教育素材，因为有相同的校园一样的学习、生活体验，特有的学缘关系，再加上成功校友学习、工作、生活经验的总结就可成为学生乐感、乐听、乐学的正面教材，对培养学生的价值观、世界观、人生观起到积极的作用。

2.3 物质效应。曾经有人报道哈佛大学2007年获得349亿美元捐赠，成为名副其实的世界级“首富”大学。还有报道耶鲁大学每年平均都可得到6.5亿美元捐赠，其中有60%的捐赠来自校友。在新时期校友资源已成为高校最重要的物质资源和赖以生存和发展的人力资源，一些校友在成功之后，为答谢母校，乐意为母校捐资助学。高校正是因为有了校友的捐赠在某种程度上缓解了办学经费的短缺，同时也成了拓展办学资源的重要力量。

参考文献

[1]郑重.提升高校档案服务功能，创新高校档案服务模式[J].黑龙江史记.2009（216）

[2]王林.高校档案与校园文化建设[J].黑龙江档案.2009（4）

[3]刘庆东.高校档案与校园文化建设[J].兰台世界.2006（7）

[4]王改娇.从公民的档案利用权考察我国开放档案政策的演进[J].档案与建设.2009（12）：11-13，21

[5]中国教育“十五”发展情况和“十一五”工作思路.www.gov.cn/test/2006-04/07/content_248225.htm [2009-5-21]

[6]许慧珍.基于集成的高等学校档案信息管理与服务研究[M].浙江：浙江大学.2005

[7][9]刘庆东.高校档案与校园文化建设[J].兰台世界.2006（7）

[8]陆懿琦.上海交通大学硕士学位论文.新时期高校档案利用服务工作初步研究[M].2010.1

[10]曹文海. 新时期高校校园文化建设研究[M].东北：东北石油大学.2013）

[11][14] 胡萍.高等学校校友工作概论[M].成都：电子科技大学出版社.2007：119

[12]龙湘辉.立命馆大学校友信息管理模式给我们的启示[J].档案时空.2008.（6）