关于电子档案与纸质档案长期并存的思考

【摘要】在档案管理过程中电子档案与纸质档案都有自身的优势和局限性，现阶段电子档案的产生和发展并不能替代纸质档案，电子档案与纸质档案之间进行有机结合，采取长期并存的发展模式，為档案管理工作提高效率。

【关键词】电子档案；纸质档案；并存

纸质档案在当今社会档案管理工作中早已形成了成熟合理科学的体系，生命力依然很强，仍然是最主要的现在档案储存形式。电子档案伴随信息时代的到来也应运而生。作为档案管理中的一个新生物，电子档案是未来档案管理前进的方向和趋势。电子档案与纸质档案两者之间存在着区别，各自有着优点和缺点，相互补充，互相依存。因此。电子档案与纸质档案在现阶段档案管理工作中长期并存模式是必然选择。

一、电子档案与纸质档案的区别

1、档案存储寿命的区别。电子档案存储寿命受其载体的内部诸多因素和储存环境的影响，遇到技术革新或载体破损，电子档案上的信息都将会无法阅读。纸质档案的存储寿命，主要取决于纸张的纤维性质，纸张遇到高温、酶、酸、氧化剂，都有可能会发生氧化反应或者水解，影响到纸质档案的寿命。纸质档案在存储过程中如何避免纸张化学反应的发生，可大大提高其存储的寿命长度。

2、档案载体的区别。电子档案可以存在光盘、硬盘、磁带等不同载体内，形式多种多样，而纸质档案存储载体局限于纸张。电子档案的载体体积小，容量大，不会占用大面积的库存空间，相反纸质档案载体所需要的库存空间较大。

3、档案共享性的区别。电子档案的共享性优势体现在同一文件可以供多人在不同地点同一时间使用，互不影响。而纸质档案只能在固定地点阅读，一卷档案在同一时间也只能供一个人阅读，受到地域性的局限和阅读人数的限制。

4、档案原始属性的真实性的区别。电子档案从起草电子文件开始，经过修改和印发，直到最终形成都是在计算机上完成的。电子档案方便修改，而且修改后不会留下任何变动的痕迹，所以很难界定其是不是原件，所以电子档案利用的原始属性特征不再存在。纸质档案利用需求的原始属性体现在有草稿和印稿之分，也会有正本和副本的差异。纸质档案有着原始记录性和凭证作用。

5、档案利用方式上的区别。电子档案是在计算机上被利用，也可以通过网络传输到异地，使档案信息在远距离的异地也可以被利用。电子档案可以为利用者节省大量时间和减少路途劳累。传统纸质档案的利用，必须利用者亲赴档案馆查找才可以，对于异地利用者来说极为不便。

二、电子档案与纸质档案在现阶段档案管理工作中长期并存模式是必然选择

1、电子档案与纸质档案之间是互补的。电子档案的出现使整理变得更加简单，过去当纸质档案被翻乱的时候，整理是件比较繁琐的事情。电子档案有快速检索的功能，还可以根据所需随时通过网络查询，方便用户及时快速的利用档案资料。纸质档案可以在电子档案中表明存放的位置，这样通过电子档案检索功能就可以快速找到纸质档案的存放位置。这样档案部门的工作人员再整理档案就变得简单快捷，工作效率也可以大幅度提高。电子档案由于可修改，而且修改后不会留下任何变动的痕迹，所以很难界定其是不是原件。纸质档案的原始记录性和凭证作用正好弥补电子档案的不足。两者之间进行有机结合，使档案管理工作更加简单灵活。

2、对于纸质档案和电子档案的管理来说，都各有其优点。所以两者可以并存在档案管理这一领域，但是还是各其有侧重点。首先，电子档案在信息的传输以及信息的处理这些方面都有很大的优势，这是纸质档案无法相比的。电子档案的现代化手段使得档案在信息的存储以及处理方面效率大大提高，同时档案存放的信息也越来越丰富化。这样节约了很多纸质档案需要的存储的空间，简化了档案管理的多种环节。同时电子档案可以与多媒体相结合，使得电子档案的信息的形态多样化，不仅可以形象生动的再现历史状况，还可以改变纸质档案的单一化。所以档案管理的现代化，实现档案信息资源的合理的开发利用，同时对于提高档案管理的效率方面，大力发展电子档案的管理是非常有必要的。但是电子档案也不是万能的，首先在于电子档案自身的缺陷，由于管理的局限，导致了档案的管理的稳定性以及可靠性和真实性会受到质疑。这些都是电子档案需要解决的问题。其次，纸质档案的原始性显然要大于电子档案，专家们曾经做过一个论证，最后的结果就是纸质档案比电子档案更加具有真实性和可靠性，适合长期保存。因为纸张的构成主要是纤维素，具有持久的耐久性，尽管纤维素可能在空气的作用下发生氧化作用，但是其实际寿命还是可以达到几百年的时间。甚至于随着档案管理的技术越来越先进，现在有一种专门的存放档案的耐久的纸张，可以为档案的存在提供很长的时间。

三、如何实现电子档案与纸质档案长期并存

1、提高档案工作人员的管理水平。当今社会档案管理是电子档案与纸质档案长期并存的阶段，也就要求档案管理人员不仅要掌握纸质档案管理的方法，还要熟练掌握计算机网络知识和电子设备存储功能的使用方法，为做好电子档案管理工作打下基础。档案管理工作人员全面素质进一步的提高，有利于电子档案与纸质档案管理工作完美结合。

2、提高档案管理安全保障。电子档案都是通过计算机网络，或者电子设备来运行的。在运行过程中电子档案信息具有无痕修改的特性，所以要特别注重电子档案安全管理工作。因此，电子档案从起草电子文件开始，经过修改和传递，直到最终存储，对这一套档案运行全过程要记录监督。参与工作的相关人员要加强安全意识，所用的计算机设备的也加强安全管理，进而使电子档案在开放性管理中，信息的完整与原始性也能得到保障，有利于电子档案正常稳定运行。纸质档案管理工作中要特别注重存储环境的改善和优化，防止火灾、防止潮湿等都是必须要做到的，以此来保障纸质档案的安全性。

3、电子档案与纸质档案直接相互转化。电子档案可以通过打印，快捷的转化为纸质档案，把电子档案转换为纸张的形式出现，更加直观易懂，产生不同的利用效果。另外，纸质档案也可以通过计算机输入或电子扫描转化为电子档案，有利于档案日后的管理和查询变得快捷。因此，电子档案与纸质档案要做好互相转化工作，两者之间互作备份，长期并存，进而提高档案工作效率。

4、实行双套制档案管理方式。电子档案与纸质档案的收集方式、载体、利用和存储寿命等方面都有不同。然而，电子档案与纸质档案两者之间又可以相互转换。所以在管理方式上要建立两套体系，电子档案与纸质档案既相互独立，又要相互联系，建立必要的通道以便两种档案之间可以分别利用、运行和存储，但又可以通过一方快捷找到另一方。因此，电子档案与纸质档案管理实现简单又保险的双套制，保障两者长期并存。

四、总结

电子档案与纸质档案在管理工作中各有优势和局限性，目前对它们的管理存在着较大的问题。因此，档案工作人员必须根据电子档案与纸质档案各自的特点，从各个方面采取必要和切实的措施，解决目前档案管理工作中存在的问题，用来满足现阶段对档案管理工作的要求。所以，我们不仅要适应和发展先进的电子档案管理模式，纸质档案的管理模式也要重视起来，实行电子档案和纸质档案长期并存的管理模式，才能促进档案管理工作的快速发展。

【参考文献】

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[3] 满 冬. 浅谈电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理[J]. 现代商业， 2012（29）.

【作者简介】

刘晓瑛（1979—），女，汉族，陕西华阴人，硕士研究生学历，西安文理学院综合档案室档案馆员，主要研究方向：高校档案管理。