论行政事业单位办公室管理效率的提高

莫妮思

摘 要 行政事业单位办公室的工作和管理关系着该事业单位的整体运行，作为单位运作的枢纽，单位办公室有着十分重要的作用，包括综合协调，承上启下。转变行政事业单位办公室的工作方法，提高管理效率和工作效率对行政事业单位的长远发展有着举足轻重的作用。

关键词 行政单位 办公室管理 管理效率

一、对行政事业单位办公室管理工作的认识

办公室是行政单位对外的脸面。因此，工作人员要清楚地了解自己的工作定位。目前，对行政事业单位办公室的理解有很多种，总的来说就是集收集整理资料、下达上级决策、传递信息、接待来访人员、组织各项工作为一体的综合部门。办公室管理工作的好坏能够直接影响到上级领导的工作效率以及决策的准确性。从工作形式来看，行政事业单位办公室是集文秘、信息、组织为一体的工作机构；从地位上来看，办公室是联系领导、上下级和群众的枢纽。行政事业单位的办公室担负着行政单位日常事务，虽然都是小事、琐事或者说是相对于一些重大决策而言不足挂齿的事情，但是往往人民群众都是通过这个办公室来评价整个行政事业单位的办事风格和效率，所以地位不容小觑。另外，外界也有很多理解和表述来针对行政单位办公室的管理工作，他们认为在办公室内要按照所规定的程序和步骤在上级所规定的总目标下完成工作任务；其二，就是组织领导协调工作，利用办公室和单位资源做好领导服务和辅佐工作。

整个单位的工作效率和工作进度都离不开单位办公室的协调配合；另一方面也对社会的发展产生影响。在新形势下，不仅是事业单位包括社会都对行政单位办公室的工作予以厚望，但也提出了更高的要求，因此办公室工作人员要深入了解自己的工作角色并要时刻关注社会、认真思考，从而更好地对办公室的管理工作奉献力量。

二、行政事业单位办公室管理工作的特点

（一）辐射面广，工作复杂

首先从行政事业单位办公室的工作形式就可以得知，办公室需要承上启下、联系上下级工作、组织会议、联系群众等，所涉及的人和事都十分广泛。即使在其他部门看来都是一些处理文案、信息的小事，但是往往都是这些小事决定了整个事业单位的整体工作或者决策。有时，一个小小的错误就会造成巨大的灾难或失误。因此，行政事业单位办公室作为整个单位的枢纽是整个单位的参谋部门、核心机构。

（二）工作要求高，与时俱进

为什么说办公室管理工作要求高呢？这是由它的工作性质所决定的。“细节决定成败”、办公室工作牵扯到整个单位的运作。而发挥办公室的职能也要贯彻到工作与管理两者中去，因此更需要工作人员与时俱进，时刻转变工作方式和管理方法。

（三）协调性强，综合性强

作为部门工作的枢纽，行政事业单位办公室不仅担负着群众、领导、各部门的联系工作，也同时担负着协调各部门的任务。办公室工作人员将工作分配出去，其他的部门通过配合或者分工细化工作，虽然单位办公室一直是为其他部门服务，但正是这种综合性和协调性才奠定了其他部门工作的基础，这也正是它的价值所在。

三、行政事业单位办公室管理工作的现状及存在的问题

（一）管理机制体制的问题

管理机制体制落后主要表现在两个方面：一个是制度问题；另一个是工作人员的问题。在管理制度上工作方式方法比较落后，作为一个综合性的部门更需要提高工作效率，协调各部门的工作，但在平时的工作中往往忽视了综合工作的要求，仅仅依靠传统方法完成工作是不能与时代接轨的。其次，管理的观念也不够先进，多数工作人员认为在办公室里只是做一些琐事、整理收集工作，无法调动工作人员的积极性造成了被动的工作局面，也限制了办公室工作职能的更好发挥。另外，工作人员方面也存在着很大的漏洞。第一，办事程序不规范；第二，很多工作人员对自己工作的认识不够深入定位不够准确，另外在没有奖励和惩罚的工作环境中，很容易让工作人员产生厌倦的心理状况；第三，作为一名行政单位办公室工作人员需要较强的综合工作能力，而大部分行政单位往往忽视专业工作人员的工作技能培养，而且现在我国对于行政工作人员的培养方案和政策还不够完善，因此对行政办公室工作的进一步开展造成了困扰。

（二）行政办公室工作进一步拓展空间不大

由于工作现状以及工作性质，现有的行政办公室工作人员往往在工作中满足于现状，依赖传统的工作方式和方法。例如在为领导整理资料的时候就容易忽视自己参政的工作能力，提供一些价值不大的信息给其他部门或者领导造成一些不必要的麻烦。另外，在接待群众工作时，不了解基层情况也容易给群众造成一些误导，从而引起矛盾。

四、提高行政事业单位管理效率的方法与建议

（一）学习管理工作方法，完善管理工作制度，建立管理工作标准

建立一套科学的管理工作方法是行政事业单位办公室提高自我管理效率的好方法。利用先进的科学技术整理相关文件、筛选有价值的信息，能够在一定程度上节约人力物力。另外，完善办公室管理制度能够让工作人员在办公时有章可循，让群众看到一个工作规范、程序规范、办事人员规范的行政单位。而新的管理工作标准，也能更好地促进工作人员的工作态度由被动向主动转变，由消极向积极的一面转变。例如建立奖励机制，从而改变工作人员学习创新的思想态度，只有管理者、工作人员和管理制度同时转变，才能更好地提高办公室的工作效率从而进一步提高管理效率。

（二）发挥办公室管理工作的各项职能，因事施策将管理工作最优化

行政单位办公室有几项重大的工作职能：一是文字工作。整理好各部门需要的文件，筛选必要的信息，提高文件的质量。二是信息工作。不仅仅是文字信息，还有上级领导信息的传达、基层群众情况的反映、各部门信息的传达与交流等多方面信息交流。三是会议工作。无论是会议召开准备还是会议过程的记录，后续政策的下达都需要办公室工作人员协调完成。而这些工作的进行就需要工作人员不断提高自身的工作能力，根据不同的工作需求完善工作计划，将计划落到实处。提高工作效率和工作态度，通过自己的远见围绕三大工作职能做好把关工作。不仅如此还要发挥工作职能和参政意识，发展创新思想，积极听取其他同事其他部门的工作意见，认真完善自己的工作方式，根据新形势、新要求、新工作不断调整自己和办公室的角色，坚守为人民服务的工作理念。在实践中获得宝贵的工作经验。

另外，还要学习先进的知识，引进高水平的人才。不能一味地埋头苦干，也要适时的与社会接轨，有资历的工作人员要将传统的办事方法与先进的办事方式相结合，也可以通过与其他部门交流来开展各项培训活动在工作中发现问题，也要在工作中解决问题。

五、结语

在现代行政事业单位中，单位办公室一定要认清自己工作定位以及自己所肩负的责任与任务。因此，作为单位的形象窗口，行政事业办公室更应该提高自我的办事效率、管理效率，从而更好地为单位、群众服务。

（作者单位为国家知识产权局专利局专利审查协作河南中心）

参考文献

[1] 张春莲，王学军.事业单位办公室行政管理工作探析[J].管理观察，2015（17）： 38-40.

[2] 胡艳.如何做好事业单位办公室工作[J].东方企业文化，2015（17）.

[3] 胡全全.刍议如何做好新时期下办公室行政管理工作[J].卷宗，2015，5（12）.