基于高校档案管理系统的学籍档案管理模式研究

张梦源

摘要：学籍档案是学生的在求学期间形成的，形成主体包括教师、教务人员以及学生自身，能够真实、全面的反应学生信息，对学籍档案进行综合管理已经成为高校管理中必须可少的一项工作。本文对档案管理系统以及学籍档案进行概述，并研究了基于档案管理系统的学籍档案管理模式。

关键词：高校；档案管理系统；学籍档案；管理模式

前言：为了提升学生档案的管理水平，高校先后建立了档案管理系统，对数量庞大以及形式多样的信息进行统一管理。管理系统建立以后，学籍档案的管理模式逐渐发生改变，传统的手工式管理方法逐渐向着信息化管理方向转变，不仅减轻了管理人员的工作量，同时也极大方便了使用者。

一、档案管理系统及学籍档案概述

（一）档案管理系统概述

为了解决档案管理中效率低、工作强度大的问题，各个高校先后建立了档案管理系统，该系统的基础为计算机技术以及数字化技术，将所有档案信息收集起来，然后把这些信息分类，对档案信息进行统一管理。系统中还应用了信息检索技术，使用者可以根据需要搜索关键词，得到自己想要的信息。总而言之该系统的功能非常全面，使用起来很方便，对于提升档案管理水平具有重要意义[1]。

（二）学籍档案的特点分析

首先，学籍档案数量庞大，随着高校建设规模的扩大，再加上扩招政策的实施，高校每年需要接收和管理的学籍档案数量逐渐增多，数量庞大是学籍档案管理中的一个重要问题，传统手工式的管理模式显然已经不能满足实际需要；其次，学籍档案的来源非常分散，由于学籍档案是在各类教学活动中形成的，因此不是由一个部门提供，而是由很多个部门共同提供材料，这些材料汇总以后才能形成学籍档案，来源分散的特征为管理带来了很大难度，如果各个部门不能相互协调，就有可能进行重复劳动，造成资源浪费；第三，学籍档案信息包含的内容复杂，不仅包括了姓名、性别以及家庭住址等个人信息，同时也包括求学期间的成绩、学分以及毕业论文信息等；第四，由于信息来源不同，存储信息形式也不一样，因此对这些信息进行统一管理存在很大难度；最后，学籍档案信息时间跨越度较大，为了保证学籍档案的精准度，一般将学生入学年份，即“界”作为区分[2]。

二、基于高校档案管理系统的学籍档案管理模式

（一）模板的设计与管理

为了对不同来源的学籍信息进行统一管理，首先要在系统中设计统一的管理模板，模板要做到内容简洁、信息全面，能够准确的反应出每名学生的信息。为了避免信息量过大影响系统运行，模板中所选择的字段要反映学生的关键信息，统一字体、字号，并且为每名学生编写一个独立编码；其次是将模板打印出来，这些信息不仅要保留在档案管理系统中，同时还要保留在纸质版档案中，保证这两种存储形式所存储的信息一致。

（二）数据的导入与管理

一般情况下模板中的信息越全面，其包含的字段就越多，信息输入的过程中就越容易出现错误，最初管理系统还不完善的时候，最常使用的就是人工输入法，工作人员工作量非常大，信息的错误率较高。档案管理系统完善以后，工作人员直接使用数据导入功能，将教务系统里的学籍信息直接导出来，形成统一的格式，选取自己需要的字段，然后将这些字段直接导入到管理系统中，再利用系统的数据处理功能将这些字段转换到档案表中。

（三）数据的查询和统计

使用档案管理系统对学籍档案进行统一管理，不仅能够提升档案的管理效率，同时还极大的方便了查询和统计，有效提升档案资源利用率。首先，使用者可以根据录入字段的设置在所需要的字段中选择关键词，这样就可以迅速在系统中搜索到自己需要的信息；其次，该系统还具备统计功能，使用者可以根据自己的需要统计档案表中的某一项数据，系统会自动计算，出示统计结果，包括系统中的总记录数、也包括所有文件的数目以及文件的总页数等[3]。

（四）学籍档案管理模式的利用

新的学籍档案管理模式在构建过程中应该将重点放在如何开发和利用上，具体有以下几点注意事项：首先，高校要根据自身管理特征制定更加合理的管理标准，明确保密信息与开放信息之间的界限，一些信息可以实现共享，但是一些信息属于保密信息，除了学生自身以及学籍档案管理者以外，其他人不允许查看各使用。如果出于特殊原因，其他人员需要查看或者使用这些信息（例如用人单位要了解学生详细信息），则需要经过特殊验证，要求管理者能把握好这个度，即保证学生个人信息不被随意泄露，同时保证这些信息被有效利用；其次，学籍档案管理过程中要将数字化的优势充分发挥出来，将纸质档案中的特有信息数字化，完善电子信息数据库，减少纸质材料的翻阅次数，保护纸质资料的同时，也大大提升了信息查找效率；最后，根据学生以及所有使用者的需要，对学籍信息进行深层次加工，开发出一些专题检索，将这些信息应用到新领域。例如，可以将建校以来各个专业的招生人数以及就业情况进行统计，根据统计结果反应学校的发展状况。

三、结语

随着高校档案管理系统的建设和完善，学生学籍档案管理模式发生重大改变，管理的信息化、自动化水平不断提升，管理人员的工作强度大大降低，档案信息的利用率逐渐增加。各个高校应该加强信息化管理模式的开发和利用，有效应用档案管理系统，提升学籍档案信息管理水平。

【参考文献】

[1]林志生.高校学籍档案与校友资源管理系统的开发研究[J].硅谷，2014，14（16）001：22+11

[2]胡映君.刍议网络环境下高校学籍档案管理模式的创新[J].兰台世界，2011，11（13）15：46-47

[3]何祖华，种金成.基于信息化时代高校学生类档案管理模式研究[J].兰台世界， 2012，13（15）23：56-57