文书档案连锁法与文档一体化之比较

罗夏钻

（广西财经学院，广西 南宁 530003）

文书档案连锁法与文档一体化之比较

罗夏钻

（广西财经学院，广西 南宁 530003）

比较文书档案连锁法与文档一体化管理的异同，探寻文书档案连锁法对当今档案学的启示。

文书档案连锁法；文档一体化；比较

文书档案连锁法是在二十世纪三十年代国民党政府档案改革运动中提出的，并且是此次改革运动的中心内容。关于文书档案连锁法的产生及其发展历程，甘乃光、殷钟麒等学者在其著作中已有详细的论述。对于文书、档案工作一体化管理，国内许多档案学者的研究大都是将密切联系的文书工作与档案工作视为统一整体，并在组织领导和工作方法上进行统筹规划和综合管理。本文是在结合已有的研究基础上对两者进行比较。

1　文书档案连锁法与文档一体化管理相同点比较

1.1两者理论基础相同

对于文书档案连锁法的理论基础，甘乃光（1934）提出“文书收发与档案管理之连锁，概以文书与档案本不能分，档案原为归档之文书，文书即未归档之档案，二而实一者也。”［1］殷钟麒（1958）认为：“文书与档案实则原属一物，所谓文书，所谓档案， 仅以表示同一物之不同过程。收发与管卷，亦不过为同一物之不同阶段之不同处理……现在所谓文书档案之连锁，是将处理过程之手续与责任连锁起来，并非连锁两样不同之事物。”［2］由此，“文书档案原属一物”则是文书档案连锁法的认识基础。

文件生命周期理论和文件全宗理论可以说是文书、档案工作一体化管理的理论依据。文件生命周期理论把文件从产生到转化为档案永久保存或消亡的整个运动过程分为四个阶段，即文件的产生阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段［3］；文件全宗则是指“某一个全宗构成者活动过程中产生的全部文件的总和，包括机关文书处理部门的文件、档案室的文件和已进馆的档案全宗”［3］。从中可以看出，文件生命周期理论和文件全宗理论都揭示了文件与档案之间的内在的前后相连，前一阶段文书工作的状况对后一阶段的档案工作有直接的影响。因此，不论是生命周期理论还是全宗理论都体现了文件与档案的密切相连，这就形成了文书、档案工作一体化管理的实践依据。这也恰恰反映出了文档一体化管理与文书档案连锁法具有相同的理论基础。

1.2两者适用范围与推行目的相同

从两者内涵可知，文书档案连锁法与现在的机关文档一体化都是以机关为适用范围的，是机关工作的重要组成部分，甚至直接决定着机关行政运行效率的高低。文书档案连锁法与文档一体化管理尽管产生的时间不同，但两者推行所面临的问题均是类似的，都是机关文书工作与档案工作相脱节，文档管理重复与繁琐，从而直接影响机关工作的效率。回顾20世纪30年代国民政府的档案改革运动，文书档案连锁法的推行目的是“在一个机关范围内统一文书、档案工作的程序，简化手续，使原本相互脱节的两项工作能够有机结合，以提高机关的办事效率”。［4］立足当前，文档一体化改革也是在机关内首先开展的，也致力于解决文书工作与档案工作所面临的脱节问题，其目的在于研究如何将机关内原本相互独立的管理体系相互融合为一体。

2　文书档案连锁法与文档一体化管理不同点比较

文书档案连锁法与文档一体化管理虽然同是研究机关范围内的文书与档案工作，两者具有相类似的理论基础和适用范围，但是两者也存在不同之处。

2.1研究与适用范围大小不同

就适用范围而言，文书档案连锁法和文书、档案工作一体化管理在机关范围内均适用，这是两者适用范围的相同之处，但文书、档案工作一体化管理的适用范围远不在于此，而是适用于全国的文书和档案工作。这一适用范围的不同，就往往促使文书档案连锁法和文书、档案工作一体化管理两者在研究范围、研究视野和最终落脚点等方面的不同。进而言之，文书、档案工作一体化管理的研究范围与视野，往往立足全国范围思考文书档案的一体化管理，而文书档案连锁法则往往聚焦于机关文档管理中的某些环节如分类、登记、编号等，如何更好地实行更优式的部分连锁。为此，这就使得文书档案连锁法和文书、档案工作一体化管理最终会在管理的落脚点和解决的关键问题上形成不同。也就是，“提高机关行政效率而非解决档案管理问题”和“建立全国范围内的文书档案管理体制”分别是文书档案连锁法和文书、档案工作一体化管理的各自致力点。

2.2具体工作内容不同

文书档案连锁法概括言之就是统一分类，统一编号，统一登记。具体做法是，第一，统一分类。连锁法摒弃了原来机关各科室五花八门的分类法，而是指定某一具体部门，也就是常见的机关总收发室，对机关的文书按照既定的分类表进行统一的分类管理，并按照一定时间节点或工作完成情况定时移交机关档案室。机关档案室则不再对移交的文书进行重新分类，而是根据机关总收发室的已分好分类表的类别进行立卷归档。第二，统一编号。机关总收发室在统一分类的基础上，按照收发时间、职能归属等流水号，编制本机关年度的全部收、发文书号，而不再需机关各科室自行编号，以便管理与移交。第三，统一登记。机关总收发室在统一分类、统一编号的前提下，实行统一登记。一般采取一式三份的登记管理方式，即“一份留机关总收发室，一份留机关档案室，一份随文件运转备查”。

文书、档案工作一体化管理则是对文书实行动态的“一体化”管理，也就是对文书从生成到转化为档案都进行全过程控制与管理。例如，文件形成之时则对载体、规格、格式等要素实现标准化、规范化控制；文件处理过程则对起草、拟办、审核、签发等环节实行完整性、齐全性控制。由此可知，文书连锁法只是注重于在机关范围内对收发文进行统一分类、编号、登记，而文档一体化管理则不仅是分类、编号、登记，而且对文件生成到永久保存进行全过程管理，其具体工作内容与环节远远超出文书档案连锁法的范畴。

2.3二者具体的处理方法不同

两者具体处理方法不同的根源在于两者对文书、档案之间关系的认识差异。文书档案连锁法将文书工作与档案工作两者进行连锁，即所谓的“文书、档案原属一物”，实行统一分类、编号、登记。文书档案连锁法过于强调文书、档案之间的联系，而忽视了它们的区别，从而导致在实际工作中忽视了档案工作与文书工作的不同之处。按照全宗理论而言，档案是具有永久保存意义的所有文件的集合，是由单份文件组成的系统性的有机整体。为此，文书档案连锁法这种忽视了文件之间内在联系的局限性，必然对今后的档案集中统一管理带来不便。当今的“文档一体化”将文书从生成到转化为档案都进行全面控制和管理，不仅是把文书工作与档案工作方式进行融合， 甚至对文书与档案工作的管理体制与机制进行改革，并且超过机关范围，推行为对全国文书、档案工作系统进行改革。

3　文书档案连锁法对当代档案学的启示

文书档案连锁法作为中国档案学的重要组成部分，尽管最终失败了，但其对当今我国档案学的发展还是具有一定的启示作用。文书档案连锁法早在二十世纪三十年代就已经诞生，但其最终未能发展成为完整系统的理论。其实，我国古代就出现有较为先进的档案管理方法，档案学开始萌芽，萌芽时间也远远早于欧美国家，为什么二十世纪三十年代后我国却落后于欧美档案学？当然其中的原因不乏包括当时我国的政治环境，在此，笔者抛开旧中国政治因素对档案学的影响，而仅从学科理论与实践层面上探讨。那么，导致我国档案学落后于欧美国家的重要原因就是，我国素来有重实践、轻理论的“传统”。我国档案工作一直以来都被看做一项整理性工作，缺乏主动的理论探索，很多时候只是对档案工作的经验进行继承和总结。虽然在20世纪30年代，我国档案工作有了极大的进步，档案学已经形成雏形，但档案学基础理论和学科体系不健全，所产生的许多档案学著作仍然是档案工作者的实践经验的总结，虽然具有一定的实践指导作用，但是缺乏理论高度和深度。当今，档案部门仍旧把档案工作仅仅看成是一项整理性工作，基础理论研究依然没有得到重视。新时期，为了避免档案学所形成的理论遭遇文书档案连锁法的不幸，加强理论研究是新时期档案事业肩负的重要责任。随着高新科技在档案实践领域的应用，档案事业在当代蓬勃发展的同时，也遇到了前所未有的挑战。只有加强基础理论研究，才能使得档案学学科体系更加枝繁叶茂，档案事业才能不断前进发展。当下，我国档案部门也进行了许多改革，比如文书立卷改革、试行文书档案一体化管理等，均已取得了很好成效，那么，档案学者以及档案工作者在加强对文书立卷改革、文档一体化管理等实践理论研究的同时，更应注重将实践理论上升为基本理论，以期为深化档案实践提供更有力的理论指导。

［1］ 甘乃光.文书档案连锁办法之试验［J］.中央周刊，1934（339）: 424.

［2］ 殷钟麒.中国档案管理新论［M］.北京:中国人民大学历史档案系，1958.

［3］ 冯慧玲.档案学概论［M］.北京:中国人民大学出版社，2006.

［4］ 倪道善.文书档案连锁法与“文档一体化”［J］.档案，2000（5）:73-75.

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A

1008-1151（2016）04-0158-02

2016-03-06

罗夏钻（1986－），女，广西贺州人，广西财经学院建设处档案管理员，硕士，从事档案管理研究。