浅谈中职学校小额零星采购存在的问题及对策

宗　莉

（广西中医药大学附设中医学校，广西 南宁 530022）

浅谈中职学校小额零星采购存在的问题及对策

宗莉

（广西中医药大学附设中医学校，广西 南宁 530022）

小额零星采购一般金额小，品种多，采购起来工作量大，属于非固定资产，在中职学校的采购领域是管理的薄弱地带。近年，随着中职学校事业不断发展，小额零星采购总量逐年增加，文章通过分析目前中职学校小额零星采购现状和存在的问题，探讨有利于小额零星采购的方法，降低小额零星采购的风险，提高采购资金的安全和使用效益，维护中职学校的利益。

中职学校；小额零星采购；问题；对策

1　中职学校小额零星采购的现状

随着我国职业教育事业在新形势下的大力推进和快速发展，物资采购的环境日益复杂，成为中职学校内部风险防控的重要风险点之一。小额零星采购是中职学校物资采购中不可缺少的部分，为学校教学、科研、师生生活等提供物资供应。近年来，中职学校的物资采购制度不断完善，大部分的物资采购纳入政府采购，纳入政府监管和公众监督的视线范围，最令中职学校感到头疼的不是那些预算金额大、技术复杂的大采购，而是一些政府采购之外的小额零星物资采购，因需求的特殊性、时间的紧迫性和种类的繁杂性，采购起来费时费力，采购管理带有一定的随机性和被动性。［1］

小额零星物资采购使用的一般是学校除财政性资金外的其他资金或经政府批准使用财政性资金（单价或批量在政府限额标准以下的采购项目）。近年来，虽然政府采购监管部门创新推出了批量集中采购、协议采购、定点采购等方法，为采购人提供了极大的方便，但由于中职学校的教学、科研的特殊性，一些小额零星且单项采购需求较少的项目，这些方法可能难以适用。目前很多中职学校还是沿用传统的采购模式，小额零星采购在实际操作过程中，常让使用部门自行采购，长期以来存在着领导不重视，采购人员整体素质不高，采购方式的选择随意性大、拆分采购、重复采购等风险。目前，随着中职学校的快速发展和教学、科研的不断深入，全年的小额零星采购逐年增加，有些中职学校全年的小额零星采购达到几十甚至上百万，小额采购总额巨大，加强小额零星采购的管理，为学校节约开支、规范物资采购行为，预防腐败的滋生，保障采购资金的安全，提高采购资金的使用效益，势在必行。

2　中职学校小额零星采购存在的问题

2.1管理难度大，重视程度不高，管理松散

中职学校的小额零星采购主要包括保障教学、科研、日常办公和维修的低值品、易耗品和教学实验材料等。中职学校的小额零星采购物资具有品种多、规格杂，易消耗，购置报废频繁，采购周期短，质量标准严、价格多变等特殊的特点，决定了采购管理的难度，且这些物品的采购不在政府采购目录范围内或者是采购限额标准以下的物资采购，国家没有统一规定，哪些采购项目列入公开招标管理，哪些项目不列入，缺乏严格的要求，加上缺乏严密的机制保障与监督及制度保障，［1］小额零星采购成了采购管理风险防控的难点和簿弱环节。

长期以来，由于小额零星采购占学校采购资金的比例较小，得不到中职院校领导和采购管理部门的重视，缺乏管理，也无监督制约机制，一般都是要用时临时派采购人员购买，甚至让使用者直接购买，例如实验材料。近年来，随小额零星采购所需的总量和品种不断加大，小额零星采购也不断频繁，积少成多，一年的小额零星采购总金额达到几十万甚至上百万元，并且有逐年增加的趋势。小额零星采购总值的急剧增加，但管理意识薄弱，管理手段跟不上，缺乏应有的制约，一些采购人员由于抵挡不住各种利益的诱惑，利用管理的松散或漏洞，容易出现采购人员在进行采购过程中，为了谋利而虚报产品价格，或者提供等级更低的产品从中获取利益等潜在舞弊风险［2］。目前，国家加大从源头上防止腐败的力度，严管公共资产资源，必须加强小额零星采购的管理，将小额零星采购纳入内部控制体系，杜绝各种形式的舞弊风险。

2.2机构不健全，采购人员缺乏，采购资金安全性和利用效率低

目前，很多中职学校的小额零星采购一般都是按用途分散到几个职能部门或使用部门自习进行采购，采购回来的物品分散存放，没有固定的采购部门和专业的人员进行购买和管理，小额零星采购的量加大后，采购人员少，工作量大的问题日益突出。

中职学校的小额物资采购根据用途一般分办公用品、办公耗材、维修用品、教学或实验材料等，分别由行政办公室、总务科、教务部门、实验室自行采购并管理，形成了多部门采购、管理的格局，缺乏专业化的采购人员，没有制定明确的采购职责和管理责任，权责不清，常常出现采购互相推诿或重复采购，加大采购成本，无法高效率使用采购资金，也容易滋生各种舞弊风险。

2.2.1多部门采购难以形成批量

各部门分散采购，各自为政，都追求本部门的“小而全”，缺乏沟通协调，容易使同类的物资每年发生多次采购，很难形成批量，无法利用大规模的批量在采购中争取价格的优势和折扣，也不利于监管部门对采购过程实行全面、集中的监管，容易造成采购资金的隐性流失和防控缺失。

2.2.2采购分属不同部门，采购、管理的人员难以保证

各部门采购和物品的管理无专人负责，多数都是兼职，采购前没有经过专业的培训，再加上采购工作的繁杂，需求的紧急，往往都是重视采购速度而忽略价格、质量，致使购买回来的低值品、易耗品、实验材料等价高质差。采购回来的物品只重使用而忽视管理，物品被随意放置或处置，容易造成采购物资浪费、损坏、积压、丢失。由于没有定期盘点，使用浪费，存量不清，紧急用时又再随意采购，采购资金浪费严重。

2.3制度不完善，权责不清，缺乏监督、考核制度

中职学校基本上都建立有采购制度，但小额零星采购长期以来是各中职学校采购管理上的真空地带，很多中职学校内部制度建设常忽略小额零星采购，即使有涉及了小额零星采购的内容，也不够完善，缺乏监督管理，无有效的考核、评价等配套的实施细则。各部门采购过程中随意性大，规范性和统一性差，采购人员的采购效果与责任人的业绩考核、经济效益无关，缺乏必要的奖惩激励措施，再加上监督管理松散，小额零星采购的物资不但容易质量参差不齐，物不美价反贵，采购效率低，还容易产生腐败、舞弊的风险，出现“温水煮青蛙”的后果。

2.4信息技术利用率不高，采购方式传统，采购效能低、监管难

大多数中职学校的小额零星采购工作量大，采购业务多元化，采购技术力量薄弱，且还停留在传统采购模式上。采购工作量大，采购的透明化不高，有效监管难以实现，无形中增加了采购人员、纪检监察、财务部门工作的困难。

“高校物资网上竞价采购管理系统”已经应用了10年。［3］可是，利用信息技术进行网上采购的模式依然利用率低，未能发挥网上竞价系统在中职学校零星物资采购中的作用。大量分散、零星及不够招投标金额的物资需要及时采购，其特殊性依然是中职学校采购管理的瓶颈。采用传统的管理方式，放下去则管不住，主管部门也不可能对所有设备的现行行情了如指掌；收上来则易延误时间，效率低下，同时还要增加管理部门及采购成本。［3］小额零星采购管理水平和服务质量需要依靠先进的科技手段，保证采购的经济效益和安全性。

3　加强小额零星采购防控措施的对策

3.1提升风险防控理念

一是加强宣传，强化对采购管理新思想的认识，工作中逐渐认识到小额零星采购是政府采购计划控制下的分散性个体行为，建立和实行采购制度，这也是我国预算管理体制改革和加强事业支出管理的一项重要举措。［1］

二是加强培训，强化采购人员的思想作风和业务能力建设，提升采购工作人员的思想素质、法制观念和专业知识能力，充分发挥采购人员的主观能动性。

3.2建立健全采购制度，成立物资采购管理小组，合理分工，落实责任

采购廉政风险的防范需要针对具体岗位采取不同的防范对策，完善工作制度，同时强化监督、细化管理，实现每个风险点都能够依靠完善的制度约束与法规监督。中职学校制定的采购制度，应该建立在对全校历年采购需求进行深入分析的基础上，通过对历年采购需求的分析，将全校范围内的采购合理分类，针对不同类别的采购制定合理的采购制度。

目前，中职学校的小额零星采购分属不同的职能部门。随着国家对中职学校发展的投入加大，小额零星采购总额的增加，国家对中职学校的风险防控管理力度的加强，中职学校小额零星采购纳入学校总体采购管理体系势在必行，在制定小额零星采购管理制度的同时，必须完善采购机构，建立健全考核制度，监督制度。

中职学校由于人力资源成本问题，一时没法设置专门的采购部门，可以根据自身实际设置物资采购统筹协调管理小组（简称采购小组），所有小额物资采购实行学校统一领导，资金、采购、监督分离的管理方式。规定一位校级领导具体分管，各归口主管部门申购，学校物资采购管理小组定期组织集中采购并对采购物资的出入库进行管理。明确职责权限，采取集体决策的形式，实行层级负责制，形成校级领导、采购小组负责人、采购人层级制约的内部监管体系，同时设置财物分离、岗位不相容的相互制约机制，财务部门把控采购资金的支付，并对账目实施管理，纪检监察部门对采购行为实行监督。

3.3加强小额零星采购预算和过程管理

中职学校小额零星采购目前缺乏统一的管理约束，必须加强预算和过程管理，使小额零星采购更加合理、有效。小额零星采购纳入中职学校年度预算管理，实行编制年度采购预算，设定采购限额标准，严格按照预算限额制定采购计划并执行，监管部门尽量减少灵活空间，可以通过采购人自律、监管部门备案、审计查账等方式去核实，最好还应限制小额零星采购的次数。

通过对横店影视职业学院进行普遍调查发现，足球选项课整体开课情况处于良好状态，学校利用不同形式开展足球课程，有力地推动了足球运动在本校的开展。某些活动的组织和开展不是很充分，是由于学校对足球课的设置重视程度还不够，认为足球运动身体对抗激烈，动作幅度大，难以控制，学生在短时间内较难训练和掌握，比较容易出现运动伤害和事故，所以对足球相关活动持观望的态度。

3.3.1小额零星采购预算的编制

每年年底部门负责人将本部门的低值易耗品清查盘点后，根据全年部门对低值易耗品的需求，提交全年本部门的低值易耗品采购预算给相关主管部门，主管部门对预算进行汇总，综合分析，形成采购预算方案，提交采购管理小组、财务、审计部门进行审核，履行相关的审批手续。

3.3.2小额零星采购预算通过后，由使用部门提交采购计划

采购小组对部门不同，项目相同的采购需求，分类汇总，合零为整批量采购，达到规定金额的进行招标采购；达不到招标限额的采购由采购小组抽两人以上，做市场调研，货比三家，再实行采购。

3.3.3采购的物资实行统一管理

根据部门预算和计划，采购回来的物资定期发放，提供部门使用，并进行日常的保管、维护和盘存。

3.3.4采购信息采用公示制度

采购预算、采购方式、招投标结果、采购物资的明细，采购人等，定期进行公示，自觉接受教职员工的监督。

3.4实施网上竞价，采购备案、采购审批制度，推进阳光采购

中职学校的小额零星采购应遵守国家和地区有关法律、法规以及学校的有关规定，坚持公开、公平、公正和诚信的原则，并充分利用信息化、网络化技术建设采购管理系统，力争做到质优价廉。网上竞价采购较好的达到”阳光、高效、节约“的目的。“竞价网”是公平、公开、公正的零星小额仪器设备采购服务平台，不受时空限制、实现方便快捷、节约资金的采购方式，是实现学校零星小额仪器设备采购由个体分散自行采购到归口管理公开竞价采购的重要改革。网上竞价管理系统在高校物资零星采购工作中发挥了重要作用，取得了很好的社会效益和经济效益。［3］

没有一种采购方式是十全十美的，特别是实验材料使用的特殊性，单次使用量、使用频率、使用安全性、存放与管理等，都使得材料的购置不可能一次完成，需要多次少量购置。实验材料主要是根据实验进度掌握购置程序，有较大的自由裁量权，相关的监督措施很难跟上，因而出现的问题较多，如假发票和无发票问题，资金额与购置材料数量、质量的匹配程度等。因此对于采购需求特殊，表现为零散非通用且专业性强，既不能形成批量，又无法使用网上竞价的采购，根据实际情况，可以既用现代化手段，也用传统方式采购，即采购人亦可实行自行市场采购，但应实行审批、备案手续，将审批、备案内容公开，接受社会监督。充分履行审批手续，可以预防重复采购、无计划采购，随意采购。备案其实是一种告之行为，监管部门对备案文件进行主动审查，也可以接受其他采购当事人的投诉。不管以什么方式发现了问题，监管部门都可以运用备案文件作为事中、事后处理当事人的依据。公开备案内容不仅是为了监督采购人的采购行为，更是为了发动教职工参与检验采购结果是否实现了物有所值，充分利用民主机制实现预防。

小额零星采购单次采购投入的资金量小，其总量往往很大，随着中职学校的发展，小额零星采购任务日趋艰巨，为了实现各种采购形式的融合，使每一种物资采购都能做到公开、透明，解决政策要求与具体执行之间的矛盾，加强对小额零星采购方式的监管，保障采购资金的安全性和使用效率，还需要进一步探讨并加以规范，防范各种损害采购资金的风险，为中职学校的持续健康发展保驾护航。

［1］ 张琼.关于高校小额采购管理的现状、问题及对策研究［J］.中小企业管理与科技（上旬刊），2015（6）:37-38.

［2］ 王世锋.采购舞弊方式及审计实施策略［J］.中国市场，2015，11（44）:103-104.

［3］ 林明河，贾延江.网上竞价，高校物资零星采购行之有效的创举［J］.实验技术与管理，2013，30（12）:1-5.

Discussion on the problems and countermeasures of minor retail purchases of the vocational schools

The management of minor retail purchases that belong to non-fixed assets of the vocational school is weak zone because of small amount， variety， heavy workload in purchasing. In recent years， the total amount of minor retail purchases is increasing year by year with the continuous development of vocational schools causes. The paper analyzes the current status and the problems of minor retail purchases of vocational schools， and furtherly discuss predominant strategies on reducing risk、improving safety and using efficiency of minor retail purchases and finally safeguard the interests of vocational schools.

Vocational schools； minor retail purchases； problems； countermeasures

F253

A

1008-1151（2016）04-0135-03

2016-02-21

宗莉（1972－），女，江苏镇江人，广西中医药大学附设中医学校纪检、监察审计室主任，研究方向为人力资源经济。