基于信息化时代的档案管理长效机制探讨

吕峰辽宁教育研究院，辽宁 沈阳 110034



基于信息化时代的档案管理长效机制探讨

吕峰
辽宁教育研究院，辽宁 沈阳 110034

摘要

关键词

信息化以现代通信、网络、数据库为基础，通过开发利用信息资源，促进信息交流和网络共享，为特定人群的生活、工作、学习提供迅速便捷的技术支持，从而极大地提高了工作效率。随着计算机多媒体技术、网络交互技术和现代通信技术的快速发展和广泛应用，信息化建设已成为提高档案工作效率和降低管理成本的重要保障。

一、信息化对档案管理工作的深刻影响

对于档案管理工作而言，目前，绝大多数企事业单位的档案管理工作，均引入了以现代信息技术操作手段为核心的智能化工具。智能化工具又称信息化的生产工具，它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。智能化生产工具改变了人们的工作方式、学习方式、交流方式、思维方式等，促使档案管理工作发生极其深刻的变化。信息化对档案管理工作的优化主要体现在四大方面：第一，信息化建设会使档案管理工作的人员费用、场地费用、设备更新折旧费用等物质成本大量减少。企事业单位通过专设档案管理信息机构、信息主管，配备适应现代档案管理运营要求的自动化、智能化、高技术硬件、软件、设备、设施，建立包括网络、数据库和各类信息管理系统在内的档案管理工作平台，提高企事业档案管理效率。第二，信息化建设可以使档案工作的日常繁杂工作难度降低，尤其是随着电子档案管理信息系统的开发与运用，逐渐减少企事业单位传统的纸质文档的分类、归档、整理和保存等措施的工作量和不当的人为损失。电子档案管理系统以档案库房和大容量存储服务器为基本平台，通过计算机、扫描仪、条码打印机等硬件设备的合理配置和操作软件的熟练使用，全面构建起一个可实现档案安全存储、方便快捷查询、无障碍借阅和多种档案信息资源共享的“大电子档案库”。第三，信息化建设可以使档案管理工作实现从形成到销毁的全程信息监管，从而更好地发挥档案工作的全面询查和历史资料辅助作证的特色作用，发挥资源储备优势和安全销毁功能。第四，信息化建设对工作人员的技能素质要求更高，例如档案管理工作人员的计算机操作、网络维护、信息处理和外语等职业技能，等等。

二、信息化的档案管理工作问题分析

信息化为现代企事业单位的档案管理工作带来高效便捷的同时，对现代企事业单位的档案管理工作提出更高要求和标准。我们发现目前许多单位的信息化辅助档案管理工作成效不大，未能发挥信息化技术促进档案管理工作的应有作用，仍有一些问题值得我们重视。第一，计算机管理人员配备不合理。在信息化建设日显重要的今天，一些企事业单位负责档案管理工作的计算机管理人员不增反减，尤其是一些基层单位和中小企业的计算机档案管理员只有寥寥几人，数量明显不足，且人员老化现象较为普遍；工作分工不明确，职责权限不清楚，导致计算机维护档案工作效率低下。第二，计算机专项经费使用不合理，经费监管制度不健全。一些企事业单位用于档案管理的计算机采购、使用、维护、更新和折旧等专项经费较少，以至于出现计算机设备故障无法及时修复和更新等问题，严重影响了档案管理的信息化进程。第三，一些企事业单位没有定期对计算机相关设备进行统一维护。尤其是对机房、服务器、网络设备等重要区域、重要设施没有明确的规章制度和保洁标准，无法进行定期的清洁、检测、保养和维护，造成基础设施和精密设备的无故损坏和快速折旧。第四，档案管理人员的岗位绩效考核机制不健全，针对现有员工岗位职责的制度规范与行为标准执行不力。一方面，由于没有系统的、标准化的、程序式的档案管理信息化建设考核机制和管理人员职责任界定，会导致信息泄露、病毒侵袭系统和重要文件等网络安全事故发生；另一方面，地方政府制定（转发）的文件没有得到很好的执行，比如关于一些单位对于上级主管部门的内外网完全隔离的文件和转发意见重视不足和执行力不够，导致档案泄露和资料遗失的安全隐患存在极大风险。第五，部分档案管理人员工作缺乏责任心，对计算机、打印机和扫描仪等设备使用不精心。一些企事业单位用于档案管理的计算机经常下班不关机，计算机、打印机人为损坏现象屡有发生，打印机随意打印或无用打印导致打印机故障频发，尤其是鼠标、键盘、墨盒、硒鼓的经常性损毁，造成了极大的物质资源浪费。第六，档案管理信息化技能培训工作做得不好、计算机基础知识普及力度不够。一些单位的计算机操作与使用培训仅仅限于一般性的业务培训，而针对计算机日常维护、保养、基本故障排除等知识很少涉及，档案管理人员对工作中计算机出现的一些简单的故障无法排除。

三、基于信息化的档案管理工作长效机制建设

（一）完善电子档案文件的整理归档与管理规范

电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子档案文件的管理方法是在公务活动中产生的，具有保存价值的电子档案文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。完善电子档案文件的整理归档与管理规范应做到四个方面：第一，电子档案文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性，并对电子档案文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。第二，应明确规定电子档案文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。第四，具有永久保存价值的文本或图形形式的电子档案文件，必须制成纸质文件或缩微品等拷贝件，并在归档时，同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

（二）系统设计制定档案管理的安全性方案

随着档案信息化系统工程的建设，规划并落实相应的安全保密措施就显得尤为重要。因此，保证档案的安全性和保密性，就要在档案信息化系统工程的建设中制定安全性方案和具体的管理要求。第一，主观高度重视。各级有关部门和单位要高度重视档案安全工作，进一步增强做好档案安全工作的紧迫感，按照分级负责的原则，组织开展档案工作清查，明确各级任务，落实责任，充分认识加强档案安全管理的重大意义，建立共同推进档案管理的长效工作机制。第二，客观全面检查。加强数据备份管理，特别是服务器数据的异机备份，定期检查数据备份的更新和维护，加强数据安全，积极做到档案资料的齐全和保管安全；适时修订计算机多媒体设备的《管理办法》等单位规章条例，明确计算机多媒体设备使用职责权限等具体明晰的管理制度，增加对笔记本电脑、移动硬盘、优盘等移动设备的管理条例，完善单位档案室计算机管理员AB角制度，做到档案资料的整理规范；详细制定单位《网络安全管理办法》，定期组织开展针对单位档案室计算机管理员的计算机日常维护、保养与操作培训，制定科学合理的职业技能考核办法，做到档案资料的有效利用。

（三）健全档案管理的规章制度

档案管理的规章制度是保证企事业单位档案文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的完整和安全的基础准则。应坚持“依法治档、强化基础、管理创优、利用高效”的工作原则，健全档案管理的规章制度。第一，把好“收集归档关”。明确由各业务岗位人员负责收集与本职业务相关的档案，并按要求及时移交档案室，经档案管理员整理、分类、组卷、编目和装订后，存放入柜。第二，把好“档案整理关”。严格依照国家、地方政府的法律法规以及单位的档案管理工作规章，及时处理好归档文件的收集、整理、存放和检查，并按照程序做好鉴定、销毁、归档等日常性工作。第三，把好“档案保管关”。档案管理人员应坚持做好档案室的温湿度记录、库房卫生清扫，做到档案盒和资料架的摆放整齐有序。通过严把“三关”，进一步健全档案管理的长效机制，这样，既能保证档案资料的安全保管，又能提高档案管理现代化程度。

［参 考 文 献］

［1］班丽影.加强档案管理的安全保密及信息化档案管理［J］.科技创业家.2012（11）.

［2］薛英.信息时代高校档案管理安全性研究［J］.民营科技.2012（8）.

［3］王薏涵.浅析信息化档案管理安全防范之策略［J］.通讯世界.2015（4）.

（责任编辑：宁沈生）

信息化对企事业单位的档案管理工作产生了深刻影响，面对档案管理工作的主要问题，应从完善电子档案文件的整理归档与管理规范，系统设计制定档案管理的安全性方案、健全档案管理的规章制度等三个方面，建设信息化时代的档案管理工作长效机制。

信息化；档案管理；机制

作者简介：吕 峰（1968-），女，辽宁沈阳人，辽宁教育研究院馆员，研究方向：档案管理。

收稿日期2016-03-09

中图分类号G20

文献标识码A